Ein Absenderbild in Ihre E-Mail einfügen: Die lästige Wahrheit

In den letzten Jahren, insbesondere da Teams branchenübergreifend vermehrt remote arbeiten, hat sich im Bereich E-Mail vieles verändert – sowohl zum Guten als auch zum Schlechten. Alle werden zustimmen, dass eine Zunahme von Phishing-Angriffen, die darauf zurückzuführen ist, dass mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten und eine Online-Präsenz aufbauen, in die Kategorie „schlecht“ fällt.

Leider beeinträchtigt der Anstieg von Phishing-Angriffen den seriösen E-Mail-Versand, da die Empfängerschaft vorsichtiger wird. Deshalb ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Ihre E-Mail seriös aussieht (und es auch ist).

Das Einfügen eines Absenderbildes ist einer der häufigsten Wünsche aus dem Feedback unserer Nutzerschaft. Und obwohl wir keinen Einfluss auf die Implementierung haben, gibt es einige Lösungen, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mails seriöser wirken.

Je seriöser Ihre E-Mail aussieht, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Empfängerschaft damit interagiert. Phishing-E-Mails können jedoch sehr raffiniert sein. Glücklicherweise gibt es ein paar offensichtliche Regeln, die Sie befolgen können, um zu beweisen, dass Sie ein vertrauenswürdiger Absender sind.

• Verwenden Sie für den Versand Ihre eigene benutzerdefinierte Domain, idealerweise dieselbe wie die Ihrer Website: ihrname@ihrebenutzerdefiniertedomain.com.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre SPF-Einträge vorhanden und korrekt sind, ebenso wie andere Authentifizierungsprotokolle wie DKIM und DMARC.

Dann gibt es einige weniger offensichtliche Tipps, wie die Verwendung eines Friendly-From-Namens und das Einfügen eines Bildes daneben, wie hier:

Ein Friendly-From-Name ist ein nutzerdefinierter Name, der den Absender für den Empfänger identifiziert: (Friendly-From-Name )

Und hier liegt das Problem. E-Mail-Service-Provider wie Mailgun haben keinen Einfluss auf die Anzeigebilder, die neben dem Friendly-From-Namen im Postfach des Empfängers erscheinen. Die Bildformatierung wird von den verschiedenen E-Mail-Anbietern – Yahoo, Microsoft Outlook, Apple Mail usw. –, deren individuellen Methoden und Protokollen sowie den E-Mail-Clients gesteuert, die mit ihnen interagieren.

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht senden, zeigen die meisten E-Mail-Clients, die ein Bild für einen Absender unterstützen, standardmäßig die Initialen an. Diese werden entweder aus der Absenderadresse oder dem Friendly-From-Namen abgeleitet. Beispiel:

Beachten Sie, dass die Initialen CF im obigen Bild aus dem Friendly-From-Namen stammen, den ich für den Versand der Nachricht verwendet habe.

Auch wenn dies nicht aufseiten der E-Mail-Anbieter implementiert werden kann, gibt es verschiedene Möglichkeiten, ein PNG-Bild oder Logo in Ihre Nachricht einzufügen, wie im Houzz-Beispiel oben (Houzz verwendet übrigens BIMI).

Einige E-Mail-Clients wie Thunderbird nutzen Gravatar, um ein Absenderbild im Posteingang des Empfängers anzuzeigen. Gravatar steht für Globally Recognized Avatar und wird auf vielen Websites verwendet, um Bilder und Profilbilder anzuzeigen, insbesondere in Admin-Portalen.

Um einen Gravatar einzurichten, müssen Sie ein kostenloses Konto erstellen, dann die Absenderadresse registrieren (die E-Mail-Adresse, die Sie zum Senden von E-Mail-Nachrichten verwenden) und ein Bild hochladen. Sobald Sie alle erforderlichen Schritte ausgeführt haben, sehen Ihre Empfänger Ihr Bild neben Ihrer Adresse – vorausgesetzt, Ihr Empfänger verwendet einen Client, der Gravatar unterstützt.

Wenn Sie Ihre Unternehmens-Absenderdomain in G Suite eingerichtet haben und für die Absenderadresse ein Bild oder Logo konfiguriert ist, sehen diese Empfänger Ihr Bild, wenn Sie Nachrichten an Empfänger bei gmail.com oder G Suite senden. Dies funktioniert nur, wenn der Empfänger entweder ein Nutzer von gmail.com oder G Suite ist, da das Logo bei Google gespeichert ist. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, die über Mailgun an mein persönliches Gmail-Konto gesendet wurde, wobei meine geschäftliche E-Mail-Adresse mit eingerichtetem Bild verwendet wurde: 

BIMI ist der Versuch, einen Prozess zur Veröffentlichung Ihres Markenlogos für die Nutzung in E-Mails zu standardisieren. BIMI ist vielversprechend und immer mehr E-Mail-Anbieter sichern ihre Unterstützung zu. Um dies zu nutzen, muss Ihre E-Mail die DMARC-Authentifizierungsprüfungen bestehen. Dies stellt sicher, dass Ihre Domain nicht vorgetäuscht wird, und erhöht die Sicherheit, bevor das Bild angezeigt wird.  Außerdem müssen Sie einen BIMI-Eintrag erstellen , der eine URL zum Speicherort Ihres Logos (im SVG-Format) enthält.

An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass es derzeit zwei Klassen von BIMI-Einträgen gibt: selbst deklariert (self-asserted) und zertifiziert (certified).

• Selbst deklariert (Self-asserted) bedeutet, dass Sie Ihren BIMI-Eintrag einfach mit einem Link zu Ihrem Bild veröffentlichen, ohne eine Verifizierung, dass es zu Ihrer Domain gehört.
• Zertifiziert (Certified) bedeutet, dass Sie zusätzlich einen Link zu einem Zertifikat bereitstellen.

Es liegt an den E-Mail-Anbietern, welche Klasse sie unterstützen – Gmail unterstützt beispielsweise nur die zertifizierte Klasse. Für die Zertifizierung müssen Sie ein Verified Mark Certificate beantragen. Dieses wird derzeit nur für Domains ausgestellt, die zur Teilnahme an einem von Google angebotenen BIMI-Pilotprojekt eingeladen wurden.

Das Thema E-Mail entwickelt sich ständig weiter, was manchmal für Probleme sorgt. Wir hoffen, dass Standardisierungsversuche wie BIMI im Laufe der Zeit mehr Synergien in diesem Bereich schaffen und bei der Zustellbarkeit helfen. Bis dahin werde ich weiterhin bei Bedarf hilfreiche (und aus Frustration geborene) Tipps geben, um Ihr Versanderlebnis zu verbessern.

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Autor: Chris Farmer Chris Farmer is a Product Manager at Sinch Mailgun. He's an expert feature mapper, dev communicator, and email officianado who tells it like it is. He writes about product developments, and innovative email tips and tricks.