Hilfe Ich bin auf einer E-Mail-Blockliste gelandet – was nun?

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Domainname oder Ihre IP-Adresse auf einer E-Mail-Blockliste steht, ist die Panik meist groß. Damit sind Sie sicherlich nicht allein.

Der Begriff „E-Mail-Blockliste“ lautete ursprünglich „E-Mail-Blacklist“. Die E-Mail-Branche ist jedoch zum Begriff „E-Mail-Blockliste“ übergegangen, und wir haben diesen Beitrag entsprechend aktualisiert.

Auf einer Blockliste zu landen, gefährdet Ihre E-Mail-Zustellbarkeit, ruiniert Ihren nächsten KPI-Bericht und führt zu einer äußerst unangenehmen Konversation beim nächsten Meeting mit Ihrer Führungskraft. Aber fackeln Sie Ihren E-Mail-Server noch nicht gleich ab. Die gute Nachricht: Wenn Ihr Domainname oder Ihre IP-Adresse auf einer Blockliste steht, ist das nicht das Ende der Welt.

E-Mail-Blocklisten existieren, um Abonnenten mithilfe von Spamfiltern vor Spam-E-Mails zu schützen. In der Anfangszeit der E-Mail, bevor es Blocklisten gab, konnten Absender E-Mails an alle Empfänger senden, deren Adresse sie hatten.

Entgegen der heutigen weitläufigen Meinung ist E-Mail-Spam zurückgegangen – zumindest, was den prozentualen Anteil angeht, der den Posteingang erreicht. Google beispielsweise blockiert nach eigenen Angaben jeden Tag 100 Millionen Spam-Nachrichten. Obwohl sich Spam also weiterhin stark verbreitet, überrascht es Sie vielleicht, dass das meiste davon nie in Ihrem Posteingang oder Ihrem Spam-Ordner auftaucht.

Das liegt zu einem großen Teil an Blocklisten. So ähnlich, wie Sie vielleicht Ihre Ex-Liebschaft blockieren, die Ihnen jeden zweiten Freitagabend betrunken Nachrichten schreibt. Organisationen hinter den Blocklisten versuchen, Spam-Quellen zu identifizieren und zu verhindern, dass diese nervige, unerwünschte oder sogar schädliche Nachrichten versenden.

Sobald eine IP-Adresse oder ein Domainname auf einer Blockliste steht, nutzen E-Mail-Anbieter diese Informationen, um künftige E-Mails aus diesen Quellen zu blockieren. Das Ziel ist es, Spam zu reduzieren und insbesondere die kostspieligen und lähmenden Betrügereien sowie Malware, die oft damit einhergehen, einzudämmen. Dies schützt die Nutzer und sorgt für ein besseres Erlebnis. Für einen detaillierteren Leitfaden zu E-Mail-Blocklisten lesen Sie, was Sie sonst noch wissen müssen.

Ein Eintrag auf einer Blockliste bedeutet nicht, dass Sie Ihre Fähigkeit infrage stellen sollten, eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne durchzuführen. Tatsächlich ist es in der Branche ganz normal, dass Profis im E-Mail-Marketing ab und zu auf einer Blockliste landen.

Die Idee hinter E-Mail-Blocklisten ist gut – Internetdienstanbieter (ISPs) ziehen sie als Teil ihrer Filter heran, um zu verhindern, dass Betrug, Spam und Malware die Posteingänge der Nutzer erreichen.

Das Problem dabei: Manchmal landen auch legitime E-Mail-Absender auf Blocklisten. Wenn Ihnen das passiert, erhalten Abonnenten, die eigentlich Nachrichten von Ihnen erwarten, Ihre E-Mails möglicherweise nicht mehr. Ihre Öffnungsraten könnten in den Keller stürzen. Die Behebung des Problems kostet Sie Zeit und Geld, ganz zu schweigen von den Opportunitätskosten durch den fehlenden Kontakt zu Ihren Abonnenten. Zudem kann es sehr frustrierend sein, wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre E-Mails angekommen sind, dies aber gar nicht der Fall ist.

Währenddessen wundert sich Ihre Zielgruppe, warum sie keine E-Mails mehr von Ihnen erhält, oder vergisst Sie womöglich komplett.

Auf beiden Seiten der E-Mail-Übertragung sind Blocklisten also schlecht für legitime Absender.

Wie landet man auf Blocklisten?

Dafür gibt es mehrere Gründe. Wenn zu viele Empfänger Ihre E-Mails als Spam markieren, anstatt sich abzumelden, wird Ihre IP-Adresse oder Domain unter Umständen auf eine Blockliste gesetzt. Das kann auch passieren, wenn sich Ihr E-Mail-Versand drastisch ändert, etwa wenn Sie statt weniger E-Mails pro Monat plötzlich jeden Tag senden. Ein weiterer Grund ist die plötzliche, massive Vergrößerung Ihrer E-Mail-Liste, weil Sie eine gekauft haben (ein absolutes No-Go).

Sie landen unter Umständen auch auf einer Blockliste, wenn zu viele Ihrer E-Mails wiederholt Bounces verursachen. Das ist ein Zeichen dafür, dass Sie Ihre E-Mail-Metriken nicht verwalten oder im Auge behalten – eine typische Eigenschaft von Spammern, die oft nicht gerade mit Weitsicht glänzen.

Als professioneller Absender müssen Sie hierbei proaktiv vorgehen – es liegt nicht in der Verantwortung Ihres E-Mail-Service-Providers (ESP), Sie von diesen Listen fernzuhalten.

Falls Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie auch in Erwägung ziehen, E-Mail-Authentifizierungsprotokollen zu Ihrem DNS hinzuzufügen, um Ihre Absenderreputation zu schützen.

Es gibt verschiedene Blocklisten, die von einigen unterschiedlichen Unternehmen verwaltet werden. Es erfordert also etwas Recherche, sie alle zu überprüfen. Sie können auch Unterstützung von Ihrem E-Mail-Service-Provider wie Mailgun erhalten, falls dieser Blocklisten-Überwachung.

Hier ist ein Beispiel: die Seite eines Blocklisten-Managers namens Spamhaus. Dort gibt es ein Tool zur Überprüfung von IP-Adressen und Domainnamen, mit dem Sie feststellen können, ob Sie auf einer der Blocklisten stehen.

Weitere einflussreiche Blocklisten-Unternehmen sind Spamcop, Passive Spam Block List (PSBL), Invaluement, SenderScore und Barracuda. Besuchen Sie deren Websites und nutzen Sie die jeweiligen Online-Tools, um zu prüfen, ob Sie auf einer ihrer E-Mail-Blocklisten.

Wenn Sie eine E-Mail an Ihre Liste senden und Fehlermeldungen zurückerhalten, sollten Sie diese keinesfalls ignorieren. Falls Sie tatsächlich auf einer Blockliste gelandet sind, weisen diese Meldungen meist darauf hin und enthalten eine URL, über die Sie den Prozess zur Entfernung von der Blockliste starten können.

Wie die Expertin für Zustellbarkeit Renate Burns erklärt, es ist mit Aufwand verbunden, regelmäßig zu prüfen, ob Sie nicht wieder auf einer Blockliste gelandet sind.

Deshalb bietet Mailgun Blocklisten-Überwachung. So konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihr Geschäft und werden benachrichtigt, falls Ihre IP-Adresse oder Domain jemals auf einer Blockliste landet.

Die meisten seriösen Blocklisten-Anbieter bieten einen klaren Self-Service-Prozess zur Entfernung von der Liste an. Dabei müssen Sie Ihre Kontaktinformationen sowie einen Kommentar dazu übermitteln, wie Sie die Ursache für die Blockierung behoben haben. Andere stellen eine fallspezifische E-Mail-Adresse und Betreffzeile zur Verfügung.

Bei großen Domain Name System Blocklisten (DNSBLs) wie Spamhaus und Spamcop können – und sollten – Sie nach Details zum beanstandeten Traffic fragen, um herauszufinden, warum es überhaupt zum Eintrag auf der Blockliste kam. Hoffentlich können sie Ihnen Details zur Ursache nennen, die möglicherweise mit dem Absender, dem Betreff oder der Absenderdomain auf einer dedizierten IP-Adresse zusammenhängen.

Mit diesen Informationen gehen Sie das Problem gezielt an und lösen es. Zudem helfen sie enorm bei der weiteren Kommunikation, um Ihre Bemühungen darzulegen und Ihre Löschung von der Liste zu rechtfertigen. Zugegeben, die meisten Blocklisten sind automatisiert, und ein Antrag auf Löschung wird in der Regel zunächst genehmigt. Aber nach einer gewissen Zeit wird Ihr Traffic erneut auf Spam-Verhalten analysiert.

Das bedeutet, dass Sie gar nicht erst versuchen sollten, sich von einer Blockliste entfernen zu lassen, bis Sie das eigentliche Problem, das zu dem Eintrag geführt hat, vollständig gelöst haben. Andernfalls landen Sie direkt wieder darauf.

Kurz gesagt: Das müssen Sie tun, wenn Sie auf einer Blockliste landen. Der beste Umgang mit Blocklisten besteht jedoch darin, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko eines Eintrags von vornherein zu minimieren. Einige dieser Maßnahmen schauen wir uns jetzt genauer an. Wie wir bei Mailgun gerne sagen: „Best Practices führen zu den besten Ergebnissen.“ (Ja, das stimmt, und ja, wir sind ziemliche Nerds.)

Im Rahmen des Managed Service von Mailgun hat unser Team aus E-Mail-Fachleuten eine automatisierte Überwachung aller wichtigen Blocklisten entwickelt, um diese in Echtzeit zu prüfen. Zudem schalten wir uns ein, um direkt mit den Blocklisten-Anbietern zu verhandeln. So können Sie sich im Wesentlichen auf die wichtigeren Aspekte Ihres Geschäfts konzentrieren, während wir Ihnen helfen, von den Blocklisten herunterzukommen.

Blocklisten nutzen Spamfallen. Spamfallen sind E-Mail-Adressen, die speziell dazu erstellt wurden, Spammer zu erwischen. Einige Spamfallen werden explizit für diesen Zweck erfunden. Das bedeutet: Wer dorthin eine E-Mail sendet, wird als Spammer eingestuft. Andere entstehen durch die Aufbereitung ehemals gültiger E-Mail-Adressen.

Um diese Spamfallen zu vermeiden und Blocklisten fernzubleiben, gibt es drei wesentliche Aspekte: Herkunft der Liste, Engagement der Abonnentenschaft und Listenverwaltung. Hier ist ein kurzer Überblick über alle drei Punkte.

Gemietete und gekaufte E-Mail-Listen bergen zahlreiche Fallstricke. Dazu gehören ungültige Adressen, reine Spamfallen (Pristine Spam Traps), die von Websites gescrapt wurden, sowie alte, aufgegebene E-Mail-Adressen, die mittlerweile als Spamfalle dienen. Außerdem haben die Empfänger auf diesen Listen kein Opt-in für Ihre E-Mail-Nachrichten durchgeführt. Das führt zu mehr Spam-Beschwerden und ruiniert Ihre E-Mail-Zustellrate.

Eine Reihe von Blocklisten verfolgt hohe Beschwerderaten, um Spam und Missbrauch zu identifizieren. Lassen Sie also besser die Finger von gekauften Listen.

Da Spamfallen nicht von echten Nutzern gepflegt werden, zeigen diese Empfänger null Engagement bei Ihren Nachrichten – ganz gleich, ob es sich um eine E-Mail-Marketing-Nachricht oder einen Kaufbeleg handelt. Es bringt also absolut keinen Vorteil, diese E-Mail-Adressen in Ihrer Liste zu behalten.

Potenzielle Spamfallen entfernen Sie aus Ihrer E-Mail-Liste, indem Sie ein Segment aus inaktiven Empfängern erstellen und diesen eine letzte Re-Engagement-Kampagne senden. Löschen Sie anschließend alle, die nicht darauf reagieren. Oder Sie entfernen sie einfach kommentarlos aus Ihrer Liste.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Liste schon eine Weile haben und – nach dem Lesen dieses Artikels – befürchten, dass einige der Adressen aufgegeben wurden und potenzielle Spamfallen sein könnten, gibt es eine Lösung.

Die Lösung hierfür nennt sich E-Mail-Verifizierung. Diesen Prozess führen Sie für Ihre gesamte Liste auf einmal durch, indem Sie die E-Mail-Verifizierung von Mailgun Optimize. nutzen. Dieser einmalige Schritt validiert alle E-Mail-Adressen auf Ihrer Liste anhand Ihrer eigenen Engagement-Historie mit diesen Kontakten sowie anhand bekannter Daten zu jeder E-Mail-Adresse aus anderen Quellen. Alle ungültigen E-Mails können anschließend gelöscht oder aussortiert werden.

Die E-Mail-Verifizierung lässt sich auch fortlaufend nutzen, nämlich jedes Mal, wenn ein neuer E-Mail-Abonnent zu Ihrer Liste hinzugefügt wird. Warum sollten Sie das tun? Personen könnten bei der Anmeldung eine gefälschte E-Mail-Adresse angeben. Oder sie vertippen sich bei ihrer E-Mail-Adresse – kleine Tippfehler passieren uns allen. Aus diesen und weiteren Gründen setzen erfolgreiche Organisationen auf die E-Mail-Verifizierung. So stellen sie sicher, dass ihre Listen sauber und frei von fragwürdigen E-Mail-Adressen bleiben. All das gehört zu einer guten Listenpflege – die Sie bei den empfangenden E-Mail-Servern in einem besseren Licht dastehen lässt. Eine gute Listenpflege hält Ihre Bounce-Rate niedrig und Ihre Engagement-Metriken hoch.

Noch einmal: Der beste Weg, von einer Blockliste gestrichen zu werden, ist, gar nicht erst darauf zu landen. Die E-Mail-Verifizierung ist das beste Tool, um genau das zu erreichen. Sie prüft vor der Bestätigung eines Abonnements, ob E-Mail-Adressen gültig sind, und bereinigt Ihre Liste regelmäßig, um sie in Bestform zu halten.

Acht weitere Wege, um Blocklisten zu vermeiden.

Die kontinuierliche Anwendung dieser Best Practices und die Verwaltung Ihrer E-Mail-Reputation kann auf Dauer schwierig sein, besonders neben all den anderen Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Deshalb verfügt Mailgun über die Fachleute und Tools, um sich für Sie darum zu kümmern. Mit Mit der E-Mail-Verifizierung und anderen von uns angebotenen Services erhöhen Sie Ihre Chancen, E-Mail-Blocklisten fernzubleiben, und erhalten zudem Hilfe bei der Entfernung, sollte es doch einmal passieren. Sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam über E-Mail-Verifizierung, das Vermeiden von Blocklisten und die Entfernung daraus.

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Autor: Travis Walton Travis Walton is an Associate Product Manager at Sinch Mailgun. Previously he was an Enterprise Technical Account Manager and he writes to pass on his deep product knowledge, best practices, and insights into developing solid email strategies.