Wie Sie Massen-E-Mails in Outlook versenden (und warum Sie es vermeiden sollten)

Sie haben Ihre Marktforschung abgeschlossen, Ihre Kontaktliste hochgeladen und sind bereit, Ihren Abonnenten eine Massen-E-Mail zu senden. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Outlook nutzt, fragen Sie sich vielleicht: „Kann ich einfach eine Outlook-Massen-E-Mail an alle meine Abonnenten senden?“

Auch wenn das Versenden von Massen-E-Mails in Outlook möglich ist, gibt es beim Massen-E-Mail-Tool von Outlook Einschränkungen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie personalisierte Massen-E-Mails in Outlook versenden, was beim Versand von Massen-E-Mails zu beachten ist und welche Vorteile die Nutzung eines ESP wie Sinch Mailgun für den E-Mail-Versand an Ihre Kontakte bietet. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie direkt über die Mailgun-Oberfläche Massen-E-Mails an Outlook-Kontakte versenden und wie Sie Ihre Metriken mit Microsoft SNDS in Ihr Dashboard integrieren.

Massen-E-Mails sind nützlich, um sowohl potenzielle als auch langjährige Kunden zu erreichen. Ob es sich um eine Black-Friday-Aktion, einen Unternehmens-Newsletter oder ein wichtiges Update handelt, das Ziel ist immer dasselbe: im Posteingang zu landen.

Hier sind einige Beispiele für Massen-Marketing-E-Mails:

• Werbe-E-Mails informieren sowohl potenzielle als auch bestehende Kunden in Ihrer Kontaktliste über relevante Produkte und Dienstleistungen.
• E-Mail-Newsletter informieren Ihre Abonnenten darüber, was bei Ihrer Marke passiert.
• Akquise-E-Mails zielen darauf ab, Interessierte aus Ihrer E-Mail-Liste in echte Kunden zu verwandeln.
• Kundenbindungs-E-Mails richten sich an Kunden, die Ihre E-Mails nicht öffnen. Sie versuchen, die Loyalität durch spezielle Angebote zu stärken und sie zurückzugewinnen. 

Wenn Sie sie richtig einsetzen, E-Mail-Massenversände sind eine großartige Möglichkeit, um mit Ihren Abonnenten in Kontakt zu treten. Sie sind noch effektiver, wenn Sie einige Daten extrahieren und Ihre E-Mails basierend auf den Einstellungen Ihrer Abonnenten segmentieren können. Methoden wie Segmentierung oder Personalisierung helfen Ihnen, den Spam-Ordner zu vermeiden und das Engagement zu verbessern, was Ihre Zustellbarkeit enorm unterstützt.

Bevor Sie beginnen, frischen Sie Ihre Strategie mit einigen Best Practices für Massen-E-Mails. auf. Zusätzlich zu diesen Tipps sind hier einige Einschränkungen, die Sie beim Versand von Massen-E-Mails mit Outlook beachten sollten:

• Outlook begrenzt die Anzahl der E-Mails, die Sie pro Tag versenden können.
• Outlook begrenzt die Anzahl der Empfänger, die Sie in jede Nachricht aufnehmen können.
• Wenn zu viele Ihrer E-Mails als Spam markiert oder an ungültige E-Mail-Adressen gesendet werden, können Probleme mit der Zustellbarkeit auftreten.
• Da Outlook nur über begrenzte Designfunktionen verfügt, können Sie E-Mails nicht personalisieren oder alles tun, was Sie mit HTML vielleicht umsetzen möchten.
• Sie können Ihre E-Mails vor dem Versand nicht mit einem Vorschau-Tool testen, um sicherzustellen, dass sie auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen optimal dargestellt werden.

Lassen Sie uns diese Probleme im Folgenden genauer betrachten.

Beachten Sie vor dem Versand die Massen-E-Mail-Limits von Outlook. Sie können in Outlook nicht mehr als 5.000 E-Mails innerhalb von 24 Stunden versenden. Darüber hinaus können Sie nur 1.000 E-Mails an „Empfänger ohne bestehende Beziehung“ oder Nutzer senden, denen Sie noch nie zuvor eine E-Mail geschickt haben. Das ist für Marketing-Kampagnen und den Aufbau einer Nutzerbasis offensichtlich problematisch.

Outlook erlaubt es nicht, mehr als 500 Empfänger für jede E-Mail-Nachricht hinzuzufügen. Während ein durchschnittlicher privater E-Mail-Nutzer dieses Limit wahrscheinlich nie erreichen wird, ist es für Unternehmen sehr unpraktisch, mehrere E-Mails versenden zu müssen, die auf 500 E-Mail-Adressen von Empfängern pro E-Mail begrenzt sind.

Wenn Ihre Absenderadresse eine Microsoft-Outlook-Adresse ist, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre E-Mail niemals den Posteingang erreicht. Outlook ist ein ESP, der für die private Nutzung entwickelt wurde, weshalb die meisten ESPs Massen-E-Mails von Outlook-Adressen als verdächtig einstufen.

Microsoft Outlook unterstützt keine komplexen Designfunktionen und erfüllt nicht die Standards, die für die meisten digitalen Marketing-Kampagnen gelten. Ihre MS-Outlook-E-Mail hat keine Chance gegen die Konkurrenz, die mit HTML-Vorlagen, responsiven Designs und interaktiven Grafiken.

Outlook bietet keine Möglichkeit, Ihre E-Mails vor dem Versand zu testen. Daher können Sie nicht überprüfen, wie Ihre Nachrichten auf verschiedenen Geräten dargestellt werden. Die Vorschau von E-Mails ist ein wichtiger Schritt beim Versand. Außerdem ist es hilfreich, Metriken zu den verschiedenen Geräten und Betriebssystemen zu erhalten, die Ihre Empfänger nutzen.

Auch wenn Outlook mehr Funktionen für den Massenversand bietet als Gmail, gibt es dennoch viele Einschränkungen. Für Ihre Anforderungen im E-Mail-Marketing empfehlen wir die Nutzung eines E-Mail-Service-Providers für Massen-E-Mails wie Mailgun.

Mailgun umgeht nicht nur alle Stolpersteine von Outlook-Massen-E-Mails, sondern bietet Ihnen auch die Tools, die Sie benötigen, um Ihre Marketing-Automation und Zustellbarkeit zu optimieren. Wir steigern Ihre Öffnungsrate, helfen bei der Kundenbindung und stellen sicher, dass Ihre Massen-E-Mails im Posteingang Ihrer Nutzer landen.

Wie unterscheidet sich eine Plattform wie Mailgun:

• Wir überprüfen die Gültigkeit der E-Mail-Adressen auf Ihrer Mailingliste mit unserer leistungsstarken E-Mail-API. Das hilft Ihnen, Ihre Absenderreputation zu verbessern und die Listenpflege zu gewährleisten. Unsere API kann Ihnen zudem dabei helfen, den Versand, das Testen und die Protokollierung von E-Mail-Analysen zu automatisieren.
• Dank unserer Rapid Fire Throughput SLAsind Sie nicht auf 500 E-Mails pro Tag beschränkt. Mailgun stellt sicher, dass Ihre zeitkritischen Marketing-E-Mails schnell und ohne Verzögerung zugestellt werden.
• Wir unterstützen Sie bei der Ausarbeitung einer Strategie für die Zustellbarkeit und bieten über unsere Zustellbarkeits-Services technische Expertise, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails die Posteingänge Ihrer Kunden erreichen.
• Wenn Sie überlegen, ob Sie Ihre E-Mail-Marketing-Kampagne anpassen sollten, zeigen Ihnen unsere E-Mail-Analysen , wie die Abonnenten auf Ihrer E-Mail-Liste auf Ihre Nachrichten reagieren.

Außerdem verwenden Sie eigene responsive HTML-Vorlagen verwenden, und sie mit unseren Tools testen , bevor Sie Ihre Marketing-Kampagne in großem Stil versenden.

Und wenn Sie sich sicher sind, dass Sie eine Massen-E-Mail an alle Ihre Outlook-Kontakte versenden möchten, hilft Ihnen unsere Mailinglisten-API dabei, Ihre Microsoft-Outlook-Kontakte als CSV-Datei zu exportieren. Anschließend können Sie über Mailgun einen E-Mail-Massenversand an Ihre Outlook-Kontakte durchführen – mit dem zusätzlichen Schutz durch weitere Tests und Funktionen.

Sie denken vielleicht, dass der einzige Nachteil beim Versand über einen ESP wie Mailgun – wenn alle Ihre Kontakte Outlook-Nutzer sind – darin besteht, dass Sie den Einblick in die Performance verlieren. Microsoft bietet einen eigenen kostenlosen Postmaster-Dienst namens SNDS (Smart Network Data Services) an, der Absendern Einblicke in ihr E-Mail-Programm gewährt, die sie sonst nicht erhalten würden.

SNDS ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Daten, die direkt – und ausschließlich – aus Microsoft-Postfächern wie Hotmail und Outlook stammen. Metriken wie Bounces, Beschwerderaten und andere Engagement-Indikatoren können genutzt werden, um Ihre Segmentierung zu verbessern, Ihre Mailingliste zu bereinigen und Ihre Zustellbarkeit zu optimieren.

Google bietet mit Google Postmaster Tools, etwas Ähnliches an. Durch Integrationen lassen sich diese externen Metriken in Ihr Mailgun-Konto übertragen.

Der Versand von Massen-E-Mails ist eine dieser Aufgaben, die sowohl einfach als auch entmutigend wirken können. Wenn man versteht, dass verschiedene E-Mail-Anbieter unterschiedliche Protokolle und Standards haben, ist es sinnvoll, mehr Best Practices für die Zustellbarkeit in die eigene Strategie aufzunehmen. Nicht alle Posteingänge sind gleich, und das gilt auch für alle Absender. Die Zustellbarkeitsstrategie, die für Sie am besten funktioniert, ist möglicherweise nicht für alle ideal.

Wenn diese Einblicke in Outlook für Sie hilfreich waren, sollten Sie sich unbedingt unsere Services zur Optimierung der Zustellbarkeit ansehen. Dort erfahren Sie, wie wir Sie bei weiteren Postfach-Einblicken, der Absenderreputation und Best Practices für den Versand unterstützen können.

Autor: The Sinch Mailgun team The Sinch Mailgun team shares news, best practices, and strategies to take your products and apps to the next level using email. Subscribe to our newsletter to get all the articles in your inbox!