Cómo enviar emails masivos en Outlook (y por qué no deberías hacerlo)

Has hecho tu estudio de mercado, has subido tu lista de contactos y estás a punto de enviar un email masivo a todos tus suscriptores. Si tu empresa utiliza Microsoft Outlook, puede que te preguntes: “¿Puedo enviar simplemente un email masivo por Outlook a todos mis suscriptores?”.

Aunque enviar emails masivos en Outlook es posible, el uso de la herramienta de envío masivo de email de Outlook tiene sus limitaciones.

En este artículo aprenderemos a enviar emails masivos personalizados en Outlook, daremos algunos buenos consejos que hay que tener en cuenta a la hora de enviar emails masivos y veremos las ventajas de utilizar un ESP, como Sinch Mailgun, para enviar emails a tus contactos. Incluso te mostraremos cómo realizar un envío masivo a tus contactos de Outlook desde la comodidad de la interfaz de Mailgun, así como a incorporar tus métricas a tu panel de control con Microsoft SNDS.

Los envíos masivos de email son útiles para llegar tanto a clientes potenciales como a clientes habituales. Ya sea para una promoción de Black Friday, la newsletter de la empresa o una actualización importante, el objetivo es el mismo: llegar a la bandeja de entrada.

Aquí tienes algunos ejemplos de emails de marketing masivos:

• Los emails promocionales informan tanto a los clientes potenciales como a los existentes en tu lista de contactos sobre productos y servicios relevantes.
• Las newsletters por email mantienen al tanto a tus suscriptores de lo que pasa con tu marca.
• Los emails de adquisición tienen como objetivo convertir a los clientes potenciales de tu lista de contactos en clientes reales.
• Los emails de retención se dirigen a aquellos clientes que no abren tus emails para tratar de fomentar su fidelización mediante ofertas especiales que les hagan volver. 

Si se utilizan correctamente, los envíos masivos de email son una forma excelente de interactuar con tu base de suscriptores. Y resultan aún más eficaces si puedes extraer algunos datos y segmentar tus emails en función de las preferencias de tus suscriptores. Prácticas como la segmentación o la personalización te ayudan a evitar la carpeta de spam y a mejorar la interacción, lo que de verdad favorece tu entregabilidad.

Antes de empezar, dale un repaso a tu estrategia con algunas mejores prácticas de envío masivo de email. Además de estos consejos, hay una serie de límites que debes tener en cuenta al enviar emails masivos con Outlook:

• Outlook limita la cantidad de emails que puedes enviar al día.
• Outlook limita la cantidad de destinatarios que puedes incluir en cada mensaje.
• Si demasiados de tus emails se marcan como spam o se envían a direcciones de email no válidas, podrías tener problemas de entregabilidad.
• No podrás personalizar los emails ni hacer todo lo que te gustaría con HTML, ya que Outlook tiene capacidades de diseño limitadas.
• No puedes probar tus emails con una herramienta de previsualización antes de enviarlos para garantizar que se vean bien en diferentes dispositivos y sistemas operativos.

A continuación, vamos a profundizar en cada uno de estos problemas.

Antes de realizar un envío, ten en cuenta los límites de envío de emails masivos de Outlook. En Outlook no puedes enviar más de 5000 emails en un plazo de 24 horas. Además, solo puedes enviar 1000 emails a “destinatarios sin relación” o a usuarios a los que nunca antes les habías enviado ningún email. Evidentemente, esto es un problema a la hora de realizar campañas de marketing y aumentar tu base de usuarios.

Outlook no permite añadir más de 500 destinatarios en cada mensaje de email. Aunque la persona media que usa el email a nivel personal nunca alcanzará este límite, resulta un fastidio que las empresas tengan que enviar múltiples emails limitados a 500 direcciones de email de destinatarios por envío.

Si tu dirección del remitente es una dirección de Microsoft Outlook, es muy probable que tu email nunca llegue a la bandeja de entrada. Outlook es un ESP diseñado para uso personal, por lo que la mayoría de los ESP marcan como sospechoso cualquier envío masivo de email procedente de direcciones de Outlook.

Microsoft Outlook no es compatible con funciones de diseño complejas y no está a la altura de los estándares de la mayoría de las campañas de marketing digital. Tus emails de MS Outlook no tendrán ninguna posibilidad de competir con rivales que cuenten con plantillas HTML, diseños responsive y gráficos interactivos.

Outlook no ofrece la posibilidad de probar los emails antes de enviarlos, por lo que no podrás comprobar cómo se verán tus mensajes en distintos dispositivos. La previsualización de los emails es un paso fundamental del envío, y resulta muy útil poder obtener métricas de los distintos dispositivos y sistemas operativos que utilizan tus destinatarios.

A pesar de que Outlook tiene más funciones de envío masivo que Gmail, sigue presentando muchas limitaciones. Te recomendamos que utilices un proveedor de servicios de envío de emails masivos como Mailgun para tus necesidades de email marketing.

Además de evitar todos los inconvenientes de los envíos masivos por Outlook, Mailgun te proporciona las herramientas que necesitas para potenciar al máximo tu automatización del marketing y tu entregabilidad. Aumentaremos tu tasa de apertura, te ayudaremos a fidelizar a tus clientes y nos aseguraremos de que tus emails masivos lleguen a la bandeja de entrada de tus usuarios.

En qué se diferencia una plataforma como Mailgun:

• Comprobamos la validez de las direcciones de email de tu lista de contactos con nuestra potente API de email. Esto te ayudará a impulsar tu reputación como remitente y a mantener la higiene de listas. Nuestra API también te ayudará a automatizar los envíos, realizar pruebas y registrar las analíticas de tus emails.
• Gracias a nuestra ANS de Envíos Ultrarrápidos de Grandes Volúmenes, no tendrás una limitación de frecuencia de 500 emails al día. Mailgun se asegurará de que todos tus mensajes de email marketing urgentes se entreguen rápidamente y sin retrasos.
• Te ayudaremos a diseñar una estrategia de entregabilidad y te proporcionaremos experiencia técnica a través de nuestros Servicios de entregabilidad para garantizar que tus emails lleguen a las bandejas de entrada de tus clientes.
• Si te estás preguntando si deberías actualizar tu campaña de email marketing, nuestras Analíticas de email te mostrarán cómo responden a tus mensajes los suscriptores de tu lista de contactos.

También puedes utilizar tus propias plantillas HTML responsive y ponerlas a prueba con nuestras herramientas antes de lanzar masivamente tu campaña de marketing.

Y si tienes claro que quieres realizar un envío masivo de email a todos tus contactos de Outlook, nuestro API de lista de correo te ayudará a exportar tus contactos de Microsoft Outlook como un archivo CSV. Después, podrás realizar un envío masivo de email a tus contactos de Outlook mediante Mailgun, con la tranquilidad que ofrecen nuestras pruebas y funciones adicionales.

Tal vez pienses que la única desventaja de enviar mediante un ESP como Mailgun, cuando todos tus contactos son usuarios de Outlook, es que se pierde visibilidad sobre el rendimiento. Microsoft dispone de su propio servicio gratuito de postmaster llamado SNDS (Smart Network Data Services) que ofrece a los remitentes una información sobre su programa de email que no podrían obtener de otro modo.

SNDS te permite acceder a datos procedentes de manera directa (y exclusiva) de los buzones de Microsoft, como Hotmail y Outlook. Las métricas, como los rebotes, la tasa de quejas y otros indicadores de interacción, pueden aplicarse para perfeccionar la segmentación, sanear tu lista de contactos y mejorar tu entregabilidad.

Google cuenta con algo parecido mediante Google Postmaster Tools, y, gracias a las integraciones, puedes incorporar estas métricas externas a tu cuenta de Mailgun.

Enviar emails masivos es una de esas cosas que resultan tan sencillas como intimidantes. Cuando comprendes que los distintos proveedores de servicios de email tienen estándares y protocolos diferentes, entiendes por qué tiene sentido añadir a tu estrategia más prácticas de entregabilidad. No todas las bandejas de entrada son iguales, como tampoco lo son todos los remitentes. La estrategia de entregabilidad más adecuada para ti puede que no funcione para todo el mundo.

Si esta información sobre Outlook te ha resultado útil, no dejes de echar un vistazo a nuestros servicios de entregabilidad para descubrir cómo podemos ayudarte con los datos de otros buzones, con tu reputación como remitente y con tus prácticas de envío.

Autor: The Sinch Mailgun team The Sinch Mailgun team shares news, best practices, and strategies to take your products and apps to the next level using email. Subscribe to our newsletter to get all the articles in your inbox!