Acht Arten von Transaktions-E-Mails, die Ihre Plattform braucht

Transaktions-E-Mails haben manchmal den Ruf, langweilig zu sein, wenn man sie mit sorgfältig gestalteten Marketing-E-Mails vergleicht. Und auch wenn das bis zu einem gewissen Grad stimmen mag, haben Transaktions-E-Mails im Hinblick auf das Tagesgeschäft, die Benutzerfreundlichkeit und sogar den Vertrieb großes Gewicht. Sie spielen eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Vertrauen und der Verbesserung des Kundenerlebnisses. Außerdem tragen sie zur Umsatzsteigerung bei, indem sie Probleme wie Kaufabbrüche angehen und Kunden erneut ansprechen.

Transaktions-E-Mails sind fest in der Grundlage von Mailgun verankert. Diese programmatischen E-Mails sind perfekt mit unserer API und Ihren großen Versandvolumen kompatibel. Doch welche transaktionalen Abläufe tragen am meisten zu Ihrem Geschäft bei? Wir haben acht identifiziert – nutzen Sie bereits alle?

Wir wissen, dass eine Transaktions-E-Mail eine durch einen Trigger ausgelöste Nachricht ist, aber was genau bedeutet das? Wenn ein Nutzer eine Aktion ausführt, wie zum Beispiel das Zurücksetzen eines Passworts anzufordern, wird die Transaktionsnachricht durch diese Aktion ausgelöst. Vielleicht ist es der Klick auf eine Schaltfläche oder die Eingabe in ein Formularfeld. Sobald die Aktion abgeschlossen ist, werden die Transaktions-E-Mail-Vorlagen personalisiert und programmatisch per API an den Nutzer versendet.

Beachten Sie, dass Transaktions-E-Mails nicht nur auf Belege, Versandbenachrichtigungen oder das Zurücksetzen von Passwörtern beschränkt sind. Sie umfassen auch Nachrichten, an die man nicht sofort denkt, wie Social-Media-Benachrichtigungen. Wenn Sie eine E-Mail über einen neuen Follower, ein markiertes Foto oder eine Direktnachricht erhalten, ist das eine Transaktions-E-Mail in Aktion. Ihr Zweck besteht darin, Sie über für Sie wichtige Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten, und nicht darin, Werbung zu pushen. 

Das ist der entscheidende Unterschied: Transaktions-E-Mails dienen dazu, basierend auf der Aktion eines Nutzers oder einer Kontoaktivität Bestätigungen oder Informationen zu liefern. Marketingnachrichten schmuggeln vielleicht hier und da ein kleines Upsell ein (denken Sie an eine Amazon-Versandbestätigung mit „Kunden kauften auch …“ am Ende), aber der Hauptzweck bleibt funktional. Sie liefern genau die Informationen, die der Nutzer erwartet – schnell, relevant und direkt verknüpft mit dem, was er gerade getan hat. 

Durch die Anpassung und Optimierung jeder Art von Transaktions-E-Mail verwandeln Marken routinemäßige Kommunikation in Touchpoints, die Loyalität und Umsatz fördern. Zu den Vorteilen zählen:

• Hohe Engagement-Raten: Transaktions-E-Mails (z. B. Bestellbestätigungen, das Zurücksetzen von Passwörtern usw.) weisen deutlich höhere Öffnungs- und Klickraten auf als Werbe-E-Mails, da sie erwartet werden und relevant sind. 
• Verbessertes Kundenerlebnis: Transaktions-E-Mails liefern zeitnahe, hilfreiche Informationen, die das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kunden stärken. 
• Branding-Möglichkeiten: Ein einheitliches Design und ein konsistenter Tonfall in Transaktions-E-Mails tragen zur Stärkung der Markenidentität bei. 
• Cross-Selling-/Upselling-Potenzial: Sie fügen dezente Produktvorschläge oder Werbeaktionen in unaufdringlichen Bereichen der E-Mail ein. 
• Compliance-freundliches Marketing: Da sie durch Nutzeraktionen ausgelöst werden, umgehen Transaktions-E-Mails Spamfilter und verstoßen seltener gegen E-Mail-Marketing-Vorschriften. 

Da Transaktions-E-Mails in den verschiedensten Szenarien an ein breites Segment von Nutzern gesendet werden, müssen wir sicherstellen, dass sie mit einigen Grundlagen auf Erfolg ausgelegt sind:

1. Authentifizierungsprotokolle einrichten
2. Korrekte Absenderadresse verwenden
3. E-Mails barrierefrei gestalten
4. Personalisierung einrichten

Legen wir los!

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, denken Sie daran, Ihre E-Mail-Authentifizierungsprotokollen einzurichten, wie Sender Policy Framework (SPF)-Einträge, Domain Keys Identified Mail (DKIM), Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) und Brand Indicators for Message Identification (BIMI). Diese Protokolle sind ein wesentlicher Bestandteil von Transaktions-E-Mail-Nachrichten. Egal, ob Sie einen E-Mail-Service-Provider (ESP) nutzen oder den Versand selbst übernehmen, Authentifizierungseinträge sind wichtig. Betrachten Sie Authentifizierungsprotokolle als Ihren Personalausweis für den E-Mail-Versand. Sie signalisieren den E-Mail-Anbietern, dass Sie tatsächlich die vorgegebene Person oder das Unternehmen sind, damit Ihre Nachrichten im Posteingang der Leserschaft landen und nicht im Spam-Ordner.

Wir wissen, dass es bei E-Mails nicht nur um Metriken geht, aber lassen Sie uns das erklären. Die Verwendung der korrekten Absenderadresse wirkt sich positiv auf Ihre Öffnungsrate aus. Machen Sie für Ihre Nutzerschaft sofort ersichtlich, von wem die E-Mail stammt. Sie können entweder Ihren Firmennamen oder den Namen eines bestimmten Teammitglieds als Absendernamen verwenden, aber vergessen Sie nicht, Ihren Domain Name System (DNS)-Eintrag mit einem White-Label zu versehen damit Ihre Absenderadresse als die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens angezeigt wird.

Barrierefreiheit ist wichtig – insbesondere bei Transaktions-E-Mails. Schließlich soll Ihre Leserschaft keine wichtigen Informationen verpassen. Gestalten Sie Ihre Transaktions- E-Mails barrierefrei für Menschen mit Sehbehinderung oder besonderen Bedürfnissen. Nutzen Sie dafür Alt-Texte für Bilder und kontrastreiche Farben, die Ihre Nachrichten leichter lesbar machen.

Seien wir ehrlich: Ein Großteil der Leserschaft öffnet E-Mails auf Mobilgeräten. Sorgen Sie für ein besseres Nutzererlebnis, indem Sie responsive E-Mail-Designs programmieren, die sich an das Sichtfeld des jeweiligen Geräts anpassen.

Ihre Nachrichten sollen automatisch ausgelöst werden, was jedoch nicht bedeutet, dass sie nicht personalisiert werden können – oder sollten. Sie erstellen Transaktionsvorlagen mit HTML, die den Inhalt mit dem Namen der empfangenden Person, den Kontodetails usw. personalisieren, um die Nachricht wirkungsvoller und nützlicher zu machen.

Automatisierung ist bei E-Mails äußerst wirkungsvoll. Doch welche all dieser automatisierten Nachrichten gilt überhaupt als Transaktions-E-Mail? Hier sind einige gängige Beispiele für Transaktions-E-Mails, denen Sie in der Versandpraxis Ihres Unternehmens begegnen könnten:

Eine Opt-in-E-Mail ist eine Nachricht, die eine Bestätigungsaktion von der empfangenden Person erfordert. Sie sind eine fantastische Methode, um eine saubere E-Mail-Liste aufzubauen und das Engagement zu steigern (was auch der Zustellbarkeit zugutekommt). Wenn Personen dem Empfang zustimmen, lesen sie Ihre E-Mails mit größerer Wahrscheinlichkeit und zeigen Interesse an den Inhalten.

Wir empfehlen beim Aufbau Ihrer E-Mail-Liste die Verwendung von Double-Opt-ins. Es mag kontraintuitiv erscheinen, dem Anmeldeprozess einen zusätzlichen Schritt hinzuzufügen, aber dies hilft dabei, E-Mail-Adressen von Ihrer Mailingliste auszuschließen, die von Bots oder anderen Spam-Quellen generiert wurden.

Senden Sie Ihrer Abonnentenschaft oder neuen Kundschaft eine E-Mail, wenn sie sich für Ihren Newsletter angemeldet oder die Kontoerstellung abgeschlossen hat.

Willkommens-E-Mails sind bei fast jedem Dienst eine Standardart von Transaktions-E-Mails. Obwohl es sich hierbei um eine automatisierte E-Mail-Nachricht handelt, lässt sie sich personalisieren – nicht nur mit dem Namen der empfangenden Person, sondern auch durch andere Datenpunkte wie den Standort. Wenn Sie beispielsweise Outdoor-Ausrüstung verkaufen, senden Sie einer neuen Person in Kanada möglicherweise eine Willkommens-E-Mail, in der einige Winterprodukte vorgestellt werden.

Lassen Sie Ihre Nutzerschaft nicht im Dunkeln. Aktivitätsbenachrichtigungen decken ein breites Spektrum von Aktionen ab, von Kontobenachrichtigungen bis hin zu Hinweisen, dass ein Artikel wieder auf Lager ist.

Es ist eine bewährte Methode, Bestätigungs-E-Mails zu versenden, wenn Ihre Nutzerschaft bestimmte Aktivitäten abschließt oder Anfragen über Ihre App oder Plattform stellt. Wenn Sie beispielsweise eine Banking-App betreiben, ist es sinnvoll, eine Funktion zu integrieren, die Personen auf Transaktionen mit hohem Wert oder auf potenziell betrügerische Transaktionen hinweist.

Aktivitätsbenachrichtigungen bilden in dieser Liste eine Art gemischte Kategorie, da sie stark an Ihre Bedürfnisse anpassbar sind. Hier sind einige Ideen, wo Aktivitätsbenachrichtigungen zum Einsatz kommen:

• Wir vermissen Sie: Senden Sie eine E-Mail, wenn sich Personen schon länger nicht mehr angemeldet haben.
• Systemaktivität: Wir haben Ihre Support-Anfrage erhalten und prüfen sie nun.
• Sind Sie das: Jemand hat sich von einem neuen Gerät in Ihrem Konto angemeldet.

Eine automatisierte Antwort auf die Anfrage zum Zurücksetzen eines Passworts gehört zu den häufigsten Transaktions-E-Mails. Wenn Personen das Passwort für Ihre App vergessen, ist zusätzliche Reibung bei der Nutzung das Letzte, was sie wollen. Behalten Sie dies im Hinterkopf und gestalten Sie E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern so, dass sie Ihrer Kundschaft ein reibungsloses und nutzerfreundliches Erlebnis bieten.

Haben Sie sich jemals gefragt: „Was bedeuten Transaktions-E-Mails für meinen Gewinn?“

E-Mails zu Kaufabbrüchen sind hervorragende E-Commerce-Beispiele dafür, wie Transaktions-E-Mails den Umsatz steigern. Eine Person ist kurz davor, einen Kauf zu tätigen. Sie hat sogar schon Artikel in den Warenkorb gelegt. Aber sie sind einfach noch nicht ganz bereit, sich durchzuklicken und einen Kauf zu tätigen. Ein Warenkorbabbruch-E-Mail ist manchmal genau der kleine Anstoß, der nötig ist, um den Kauf abzuschließen.

Bestellbestätigungen sind das E-Mail-Äquivalent zu einem Kaufbeleg, aber sie enthalten auch Informationen, die über die Preisgestaltung hinausgehen, wie z. B. einen Link zu einer Bestellstatusseite oder eine Tracking-Nummer, die der kaufenden Person ein beruhigendes Gefühl gibt, bevor die eigentliche Versandbestätigungs-E-Mail eintrifft. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu versichern, dass Sie die Bestellung erhalten haben, und steuern Sie die Erwartungen, indem Sie einen Zeitrahmen für Versand und Zustellung festlegen.

Halten Sie Ihre Nutzerschaft mit Echtzeit-Versandbenachrichtigungen auf dem Laufenden. Wenn man an Unternehmen wie Amazon denkt, dürfte dies eine der offensichtlichsten Arten von Transaktions-E-Mails sein. Versand-Updates werden nicht nur mit dem Namen personalisiert, sondern auch mit anderen wichtigen Informationen wie Tracking-Nummern und Bestellübersichten.

Eine Zustellbestätigungs-E-Mail bestätigt, dass Sie (das liefernde Unternehmen) die Bestätigung über die Zustellung erhalten haben. Dies ist für die empfangende Person nützlich, um beim Kurierdienst nachzufragen, warum eine Zustellbestätigung gesendet wurde, wenn die Ware noch nicht eingetroffen ist, oder um darauf hinzuweisen, dass das Paket angekommen ist.

Eine Zustellbestätigungs-E-Mail bietet jedoch noch weitere Möglichkeiten. Sie bietet zudem Raum für Feedback und erreicht die empfangende Person genau in dem Moment, in dem die Freude über den Erhalt der Bestellung am größten ist. Dies ist ein hervorragender Platz, um nach einer Bewertung zu fragen oder andere Dienstleistungen oder Artikel zu präsentieren, die von Interesse sein könnten.

Transaktions-E-Mail-Services lösen den Kommunikationsbedarf zwischen Ihnen und Ihrer Nutzerschaft. Automatisiert bedeutet jedoch nicht, dass Ihr Messaging roboterhaft klingen muss. Sehen Sie sich unsere Tipps zur Erstellung dynamischer Inhalte für Transaktions-E-Mails und denken Sie daran, dass diese Nachrichtentypen von Ihrer Nutzerschaft mit hoher Wahrscheinlichkeit gelesen werden. Wie oft ignorieren Sie Ihre eigenen Versandbestätigungs-E-Mails? Unser Rat? Nutzen Sie das Engagement, das Transaktions-E-Mails bieten, um Ihr Kundenerlebnis auf das nächste Level zu heben.

Sie wagen gerade erst die ersten Schritte in der Welt der Transaktions-E-Mails? Wir haben die Vorarbeit geleistet, um all Ihre Fragen zur Einrichtung des besten E-Mail-Programms und zum Erreichen einer hervorragenden Zustellrate zu beantworten. Abonnieren Sie unseren Newsletter und werden Sie genau wie wir zum E-Mail-Geek.

Autor: Em Blitstein Em Blitstein is a Sr. Content Marketing Manager at Sinch Mailgun. She manages the Mailgun Blog, curates top-notch content, and falls down SEO rabbit holes. She writes about all things email and loves a good dev deep dive.