Massen-E-Mails versenden: Dos und Don’ts für den E-Mail-Massenversand

Sowohl Transaktions- als auch Marketing-E-Mails können darauf angewiesen sein, riesige Mengen an E-Mails auf einmal zu versenden. Aber während große Mengen beim Kauf von Toilettenpapier besser sind, ist das bei E-Mails nicht immer der Fall. Wenn Sie es nicht richtig machen, können Massen-E-Mails schnell im Spam landen. Wie genau sollten Sie also bei Massen-E-Mails vorgehen? Wir zeigen Ihnen die besten (und schlechtesten) Praktiken für den Massenversand von E-Mails.

Beim Massenversand (auch Massen-E-Mails genannt) wird eine einzige E-Mail an eine große Anzahl von Personen gesendet. Ihre Gründe für den Massenversand können variieren: Möglicherweise haben Sie ein zeitlich begrenztes Angebot, eine wichtige Ankündigung oder etwas anderes, das Sie Ihrer Zielgruppe mitteilen möchten. Oder es handelt sich eher um eine Transaktionsnachricht, wie eine Kontoupdate-Benachrichtigung. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied, den wir beachten müssen.

Massen-E-Mails unterscheiden sich von Transaktions-E-Mails. Die meisten E-Mail-fokussierten Unternehmen versenden in der Regel beides. Sie unterscheiden sich jedoch in einem wesentlichen Punkt. Transaktions-E-Mails werden durch eine Aktion der Kundschaft ausgelöst – wie eine Online-Bestellung oder das Zurücksetzen eines Passworts – und werden nur gesendet, wenn diese spezifische Aktion ausgeführt wird. Sie werden nicht zu Marketingzwecken gleichzeitig an eine große Gruppe von Personen gesendet. Ebenso sind automatisierte E-Mails – wie Willkommens-E-Mails, Geburtstags-E-Mails oder Benachrichtigungen zu verlassenen Warenkörben – Nachrichten, die an verschiedene Kontakte gesendet werden, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, und weitere Beispiele für Transaktions-Messaging.

Massen-E-Mails werden nicht durch eine Aktion der Kundschaft ausgelöst. Stattdessen werden sie speziell vom Marketingteam des Unternehmens erstellt, geplant und direkt versendet – wie E-Mail-Newsletter und Sonderaktionen. Sie werden an viel größere Personengruppen gesendet als Transaktions-E-Mails – entweder an vollständige E-Mail-Listen oder mittels Segmentierung an spezifische Mitglieder der Zielgruppe.

Bin ich ein Massen-Absender? Diese Frage beschäftigt viele Absender, seit Gmail und Yahoo angekündigt haben, dass sie neue Anforderungen für Absender von Massen-E-Mails durchsetzen werden. Die Durchsetzung hat bereits begonnen und viele Absender sind sich immer noch unsicher, ob sie davon betroffen sein werden.

Hier ist die kurze Antwort. Ein Massen-Absender ist jede Person, die an einem Tag eine einzige E-Mail an etwa 5.000 Kontakte sendet. Google hat öffentlich auf den Schwellenwert von 5.000 verwiesen, aber Yahoo hat hinzugefügt, dass es keine exakte Grenze bei 4.999 E-Mails oder sogar 4.000 gibt. Wenn Sie eine E-Mail an viele Empfangende senden, sind Sie ein Massen-Absender. Und wer einmal ein Massen-Absender ist, bleibt ein Massen-Absender. Daher ist es wichtig, Best Practices anzuwenden.

Beim modernen E-Mail-Versand ist das Engagement zum Schlüsselelement geworden, das den Erfolg einer E-Mail-Marketingstrategie bestimmt. Mit dem Aufkommen von E-Mail-Marketing-Tools, CRMs und anderen Marketing-Funktionen, die ein personalisierteres E-Mail-Erlebnis ermöglichen, werden Massen-E-Mails oft mit massenhaften Spam-Strategien in Verbindung gebracht. Genau dieses massenhafte Spamming versuchen die neuen Absenderanforderungen von Gmail und Yahoo zu bekämpfen. Die Anforderungen verpflichten Absender zu niedrigen Spam-Beschwerderaten, spezifischen Abmeldepraktiken und einer robusteren Authentifizierung mit DMARC.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren Massenversand optimieren und absichern können:

Double-Opt-in: Ihre Kontaktliste ist entscheidend und die Listenpflege ist unglaublich wichtig, da sie bestätigt, dass sich Ihre Empfangenden aktiv für den Erhalt Ihrer E-Mails angemeldet haben und Updates sowie Angebote von Ihrem Unternehmen lesen möchten. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre E-Mail-Liste vergrößern können, wird Ihnen ein solches organisches Wachstum auf lange Sicht mehr nützen als der Kauf von Kontaktlisten, nur um ein höheres Volumen zu erreichen.

Segmentierung: Gezielte E-Mails generieren in der Regel ein besseres Engagement, da sie den Nutzenden mehr Mehrwert bieten. Als Ergebnis dieses gesteigerten Engagements haben sie auch eine bessere Zustellbarkeit. Gesammelte Daten zu nutzen, um zu bestimmen, an welchen Arten von Produkten Ihre Kundschaft interessiert ist und von welchen Inhalten sie am meisten profitieren würde, ist eine gute Methode, um Spam-Beschwerden zu reduzieren.

Monitoring: Engagement-Metriken verraten Ihnen viel darüber, wie Ihre E-Mails abschneiden, aber Sie sollten auch Ihre Spam-Beschwerden, Bounces und Klickraten überwachen, um ein vollständiges Bild von der Leistung Ihrer Kampagnen und der Qualität Ihrer Inhalte zu erhalten.

Im Allgemeinen behindern schlechte Praktiken Ihren täglichen Versand und befördern Sie bei einzelnen Empfangenden in den Spam-Ordner. Dies vervielfacht sich um ein Vielfaches beim Versand von Massen-E-Mails, was Ihre Öffnungsraten und Ihre gesamten Engagement-Metriken erheblich beeinträchtigt. Lassen Sie uns also tiefer eintauchen:

Brandneue Domains und IPs haben noch keine Reputation , sodass Posteingangsanbieter (ISPs) nicht wissen, was sie von ihnen erwarten können. Ein direkter Massenversand über eine neue Domain oder IP ist ein One-Way-Ticket in den Spam-Ordner. Achten Sie also von Anfang an darauf, von wo aus Sie senden. Erwägen Sie die Nutzung einer älteren Domain oder wärmen Sie Ihre IP auf , bevor Sie derart viele E-Mails auf einmal versenden, und Sie werden mit Sicherheit bessere Ergebnisse erzielen.

Das sollte selbstverständlich sein, aber senden Sie nicht an eine Liste, die Sie von vor zehn Jahren ausgegraben haben, in der Erwartung, im Posteingang zu landen. Selbst wenn Sie glauben, dass Ihre E-Mail-Kampagne auf Interesse stößt, ist es besser, diese alte E-Mail-Liste aufzugeben. Besonders nachdem die DSGVO im letzten Jahr in Kraft getreten ist, sind alte Listen ein schneller Weg, um im Spam-Ordner zu landen (oder schlimmer noch, hohe Bußgelder zu kassieren). Stellen Sie sicher, dass Ihre Listen bereinigt sind und aus Nutzenden bestehen, die Ihr Opt-in abgeschlossen haben.

Dies ist in vielen Datenschutzgesetzen auf der ganzen Welt verankert, aber es lohnt sich, noch einmal daran zu erinnern. Sie müssen immer sehr deutlich machen, worum es in Ihren E-Mails geht. Sie können eine E-Mail-Marketing-Kampagne nicht als Transaktions-E-Mail-Quittung tarnen – das ist unseriös.

Es empfiehlt sich außerdem, spam-verdächtige Betreffzeilen oder alles, was Ihre Empfangenden verwirren könnte, zu vermeiden. Clickbait gerät leicht in Spamfilter, weshalb Sie es am besten vermeiden sollten. Außerdem lässt sich niemand gerne in die Irre führen. 

Wenn Sie kontinuierlich dieselbe E-Mail an Ihre gesamte E-Mail-Liste senden, werden die Leute bald feststellen, dass diese Nachrichten für sie keinen Mehrwert bieten. Die beste E-Mail ist eine personalisierte E-Mail. Das Hinzufügen von Personalisierung basierend auf Demografie, Verhalten, Interessen oder persönlichen Einstellungen führt zu weniger Abmeldungen, höheren Klickraten und mehr Konversionen. E-Mail-Personalisierung lässt sich in Ihre HTML-E-Mail-Vorlage einprogrammieren, und die meisten E-Mail-Marketing-Tools bieten diese Option ebenfalls an.

Genug der düsteren und unheilvollen Warnungen. Lassen Sie uns positiv abschließen mit einigen weiteren Schritten, die Sie unternehmen können, damit Ihre Massen-E-Mails im Posteingang landen. Einige davon mögen offensichtlich sein, aber ein zweiter Blick kann nicht schaden.

Unabhängig vom CAN-SPAM Act ist es immer eine gute Idee, Best Practices. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails ansprechend gestaltet sind und Ihrem Styleguide entsprechen. So vermeiden Sie das Problem, wie jemand zu wirken, der Spam oder Phishing betreibt. Die Verwendung einheitlicher Preheader, Betreffzeilen, CTAs und einer konsistenten Voice vermittelt einen vertrauten ersten Eindruck. Seien Sie auf die nächsten Massen-E-Mails vorbereitet, indem Sie eine Bibliothek mit startklaren, markenkonformen HTML-E-Mail-Vorlagen bereithalten. 

Denken Sie daran, Ihre Transaktions- und Marketing-E-Mails nach Möglichkeit durch Subdomains voneinander zu trennenund stets an aktuelle und saubere E-Mail-Listen zu senden. Konzentrieren Sie sich auf strategisches Engagement, um die Frequenz Ihrer Marketing-E-Mails zu planen, und halten Sie einen konsistenten E-Mail-Rhythmus aufrecht, damit Ihre Nutzer Ihre E-Mails bereits erwarten. 

E-Mail-Service-Provider (ESPs) bieten stets unterschiedliche Service-Stufen an, und selbst dann haben nicht alle eine großartige Lösung für den plötzlichen Versand hoher Volumina oder Massen-E-Mails. Hier bei Mailgun versendet unsere RapidFire-Durchsatz-SLA 250.000 E-Mails in einer einzigen Minute. Wenn Sie keine Lösung nutzen, die ein solches Volumen so schnell verarbeiten kann, kann es bei Ihren Nachrichten zu Engpässen kommen. Engpässe führen zu ungenauen Sendezeitpunkten, was sich auf Ihre Beschwerderate auswirken kann. Stellen Sie sicher, dass Ihr ESP Ihr Volumen bewältigen kann. 

Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, ist es höflich, Ihren ESP darüber zu informieren, wenn Sie den Versand einer großen Massen-E-Mail planen. Dies hilft den Support-Teams, nach allem Ausschau zu halten, was bei Ihrem Versand schiefgehen könnte – insbesondere, wenn Sie bei Ihrem ESP einen festen Kontakt haben, wie unsere Zustellbarkeits-Services. Eine bessere Fehlerbehebung sorgt für ein beruhigendes Gefühl.

Möchten Sie mehr über Best Practices für Massen-E-Mails erfahren? Sehen Sie sich unsere Handbuch für E-Mail-Wachstum, eine Datenbank mit über 60 Taktiken, die Ihnen helfen, die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen zu steigern.

Die Einhaltung von E-Mail-Best Practices ist ein Muss, aber eine ebenso wichtige Komponente des Massenversands ist es, sicherzustellen, dass Sie Ihre Massen-E-Mails auf die richtige Weise versenden. Die Nutzung eines angesehenen, vertrauenswürdigen Dienst für Massen-E-Mails ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails im Posteingang landen und die nötige Aufmerksamkeit erhalten.

Mailgun bietet Dienste für den Versand von Massen-E-Mails an, die durch fortschrittliche E-Mail-Automatisierungs-Tools ergänzt werden. Diese Tools steigern die Zustellraten und fördern eine optimale Posteingangsplatzierung, um Ihren Massen-E-Mails den größtmöglichen Erfolg zu sichern. Nach dem Versand Ihrer Kampagnen können Sie die Analysen von Mailgun nutzen, um Ihre Leistung zu messen und zu erkennen, wo Ihre Massen-E-Mails noch verbessert werden können und wo Sie bereits voll ins Schwarze treffen.

Wenn Sie nach einem E-Mail-Service-Provider (ESP) suchen, gibt es einige Dinge zu beachten, falls der Massenversand Priorität hat. Erstens benötigen Sie eine Plattform, die große Versandvolumina bewältigen kann. Eine mit einer leistungsstarken E-Mail-API für die Automatisierung des Versands zu finden, ist daher ein hervorragender erster Schritt.

Zweitens: Suchen Sie nach einer Lösung, die über starke Integrationsbeziehungen zu E-Mail-Anbietern wie Microsoft und Gmail verfügt. Eine Plattform, die sich in Google Postmaster Tools oder Microsoft SNDS integrieren lässt, bedeutet, dass alle Ihre Versandmetriken wie Beschwerden, Bounce-Raten, Spamfallen usw. an einem zentralen Ort abgerufen werden können.

Jetzt, da Sie mit Tipps ausgestattet sind, sollten Sie gut darauf vorbereitet sein, den Massenversand für Ihr Unternehmen zu starten oder fortzusetzen.

Denken Sie daran, dass Massen-E-Mails sorgfältig organisierte E-Mail-Kampagnen erfordern, die Personalisierung und Segmentierung nutzen, um erfolgreich zu sein. Klären Sie mit Ihrem Team, ob alle Systeme auf Ihrer Seite die Menge bewältigen können, die Sie zu senden planen. Stellen Sie zudem sicher, dass Ihre Nachrichten keine Rechtschreibfehler aufweisen, ein ansprechendes E-Mail-Design haben und nicht in die Irre führen. Ob in der App-Entwicklung oder im E-Mail-Marketing – niemand möchte Probleme beim Versand haben, ganz besonders nicht beim Versand von Massen-E-Mails.

Behalten Sie diese Tipps im Hinterkopf und Sie sind auf dem besten Weg zu erfolgreichen Massen-E-Mails.

Autor: The Sinch Mailgun team The Sinch Mailgun team shares news, best practices, and strategies to take your products and apps to the next level using email. Subscribe to our newsletter to get all the articles in your inbox!