Best Practices für eine erfolgreiche E-Mail-Zustellung

Dieser Artikel wurde verfasst und beigesteuert von Rod Ussing bei Lookahead.io.

Das Verfassen einer guten E-Mail ist wichtig, aber entscheidend ist, dass sie Ihre Empfänger auch erfolgreich erreicht. So viele gut gemeinte Nachrichten landen im Spam (60 % laut einer aktuellen Analyse). Wir sprechen oft über den Zusammenhang zwischen Reputation und Zustellbarkeit . Lassen Sie uns nun darüber sprechen, wie Ihre E-Mail zuverlässig im Posteingang der Empfänger landet.

Internetanbieter setzen ständig neue Techniken ein, um zu verhindern, dass Spam-Versendende das Web kapern und legitime Kundschaft sowie Unternehmen verdrängen. Für sie ist es eine schwierige Gratwanderung, schädliche Absender zu blockieren und gleichzeitig eine gesunde Online-Konversation aufblühen zu lassen.

Wenn Sie legitimerweise Massen-E-Mails versenden (ab 5.000 Stück gelten Sie meist als Massenabsender), sind Sie Teil dieses Gleichgewichts. Es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, damit Ihre sorgfältig verfasste Nachricht tatsächlich im Posteingang Ihrer Kunden landet.

Die Anwendung von Best Practices im E-Mail-Management ist für Ihr Online-Geschäft von großer Bedeutung. Abgesehen vom offensichtlichen Vorteil, dass Ihre Nachricht möglichst oft ankommt, helfen Ihnen Best Practices dabei, Ihr wertvollstes Gut zu schützen: Ihre Online-Reputation.

Um den größtmöglichen Nutzen aus einer Massen-E-Mail-Kampagne zu ziehen, achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail präzise und gut formuliert ist. Sprechen Sie den Empfänger namentlich an (z. B. durch Personalisierung mit Empfängervariablen) und den Zweck verfolgt, eine Idee klar und effektiv zu vermitteln oder ein Produkt so genau wie möglich zu beschreiben.

Typische Elemente einer schlechten Gestaltung wie Rechtschreibfehler, übermäßige Verwendung von Großbuchstaben und großen Schriftarten, seltsame Abstände, wiederholte Ausrufezeichen und Werbeformulierungen wie „Kostenlos“ oder „Jetzt kaufen“ sorgen genau dafür, dass Ihre E-Mail direkt im Spam-Ordner landet und Ihre Domain auf eine Sperrliste gesetzt wird.

Wenn Sie eine HTML-E-Mail versenden, ist es wichtig, eine reine Textversion der Inhalte für Empfänger ohne moderne E-Mail-Clients beizufügen. Das ist nicht nur eine Frage des gesunden Menschenverstands, sondern entscheidet auch oft darüber, ob Ihre E-Mail beim Empfänger ankommt oder als Spam aussortiert wird.

Darüber hinaus weisen Spam-Versendende oft ein hohes HTML-zu-Text-Verhältnis auf , da sie Bilder bevorzugen und ihren Text häufig in ein Bild einbetten. Spamfilter sind darauf ausgelegt, E-Mails auszusortieren, die übermäßig viel Bild-Coding enthalten.

Um das Erscheinungsbild und die Lesbarkeit Ihrer E-Mail auf verschiedenen Plattformen und Geräten zu verbessern, empfiehlt sich die Verwendung einer Vorlage von Drittanbietern. Sie finden Open-Source-Vorlagen wie diese bei Mailgun. Eine gut gestaltete Vorlage spart Ihnen viel Zeit, da sie eine detaillierte Personalisierung erleichtert und gleichzeitig ein einheitliches Erscheinungsbild sowie eine saubere Darstellung in einer Vielzahl von E-Mail-Clients und -Apps gewährleistet. Responsives HTML-Coding für E-Mails kann schwierig sein, aber die Ergebnisse sind die Mühe wert.

Spam-Versendende nutzen oft Adress-Spoofing und andere Verschleierungstechniken, um ihre Herkunft zu verbergen. Gute Anti-Spam-Software ist stets auf der Suche nach gefälschten Domains, abgeschnittenen Adressen und fragwürdigen Return-Paths. Stellen Sie sicher, dass das Von-Feld, der Return-Path und die Domains der Nachrichten-ID mit der Domain übereinstimmen, von der aus Sie senden, und erwägen Sie die Nutzung einer verifizierte Domain. Bei Unstimmigkeiten im Return-Path wird Ihre E-Mail wahrscheinlich als Spam markiert. Es ist zudem wichtig, Ihre E-Mail zu authentifizieren. Wenn Sie keine allgemein anerkannten Methoden wie SPF, DKIM und DMARC zur Authentifizierung verwenden, kann Ihre E-Mail in einem Spamfilter landen.

Verwenden Sie Abmeldelinks  und platzieren Sie diese gut sichtbar. Spam-Versendende verwenden häufig schwer erkennbare oder betrügerische Abmeldelinks. Wenn Ihre Links nicht deutlich sichtbar und funktionsfähig sind, verringert dies die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens und kann dazu führen, dass Ihre E-Mail herausgefiltert wird. Überwachen Sie die Aktivität Ihres Abmeldelinks und entfernen Sie alle Personen, die sich von Ihrer E-Mail-Liste abmelden möchten. Wenn Sie auf solche Anfragen schnell reagieren, ist es wahrscheinlicher, dass die Empfänger auf den Abmelde-Button klicken, anstatt Ihre E-Mail als Spam zu melden.

Neben einem unkomplizierten Abmeldeprozess hilft Ihnen der zusätzliche Schritt des „Double-Opt-ins“ dabei, eine gesunde E-Mail-Liste aufzubauen und zu pflegen. Double-Opt-in ist ein Verfahren, bei dem nach dem Ausfüllen des Anmeldeformulars auf Ihrer Website eine E-Mail verschickt wird. Darin muss die Person bestätigen, dass sie wirklich in Ihre E-Mail-Liste aufgenommen werden möchte.

Erfolgreicher Massen-E-Mail-Versand ist mehr als nur „Fire-and-Forget“. Sie sollten E-Mail-Metriken kontinuierlich überwachen,  wie zum Beispiel Bounce, Öffnungs- und Klickraten, damit Sie Ihre E-Mails optimieren und Ordnung  in Ihren Verteilerlisten halten können. Hohe Öffnungs- und Klickraten verbessern Ihr Ansehen bei den Anbietern. Stellen Sie also sicher, dass Sie inaktive E-Mail-Adressen aus Ihrer Liste entfernen. Es gibt eine Reihe von Online-Diensten, die Sie bei diesem Prozess unterstützen können, indem sie leicht verständliche Statistiken zu Ihrem E-Mail-Versand bereitstellen. Beispiele hierfür sind Google Postmaster Tools und Microsoft SNDS, die gezielte Einblicke in posteingangsspezifische Metriken bieten – was in der heutigen Zeit, in der E-Mail-Anbieter bei Limits und Protokollen hart durchgreifen, besonders hilfreich ist.

Ähnlich wie bei der persönlichen Bonität entscheidet auch Ihr E-Mail-Score darüber, wer mit Ihnen Geschäfte macht – er ist Ihre Reputation. Eine schlechte oder nicht vorhandene E-Mail-Historie kann zu einer niedrigen Absenderbewertung führen, was zur Folge haben könnte, dass Ihre E-Mail direkt in den Spam-Ordner gefiltert wird. Die Absenderbewertungen reichen von 0 bis 100, wobei Werte unter 70 in der Regel im Spam-Ordner landen. Denken Sie daran, dass es bei einem geringen Volumen (unter 5.000) von Vorteil sein kann, eine geteilte IP-Adresse zu nutzen. Dies kann Ihren Score verbessern, da insgesamt ein höheres Volumen über die geteilte IP-Adresse versendet wird. Sie können Ihren Reputations-Score mit Tools überwachen, wie zum Beispiel MX Toolbox oder Sender Score.

Achten Sie auf plötzliche Anstiege bei den Bounce-Raten und senden Sie regelmäßig Test-E-Mails an Ihr eigenes Konto, um mögliche Probleme aufzudecken. Hohe Bounce-Raten sollten sofort behoben werden.

Wenn die Spamfilter des ISPs dies als Muster erkennen, werden E-Mails von Ihrer Domain gefiltert. Sie können auch durch die Aktionen anderer beeinträchtigt werden. Man weiß nie, wann Spam-Versendende eine IP-Adresse verwenden, die nah an der eigenen liegt. Anbieter filtern manchmal ganze IP-Adressblöcke in der Umgebung von Spam-Versendenden. Fällt Ihre Adresse in diesen Bereich, kann es passieren, dass Ihre IP-Adresse auf einer Sperrliste landet.

A/B-Tests  ist ein weiteres wichtiges Mittel, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Dabei werden verschiedene Versionen Ihrer E-Mail mit unterschiedlichen Variablen wie Betreffzeile, Überschriften, Inhalt, Absendername und Sendezeitpunkt erstellt. Die Reaktionen auf diese Test-E-Mails helfen Ihnen dabei, die effektivste Version Ihrer E-Mail auszuwählen. A/B-Tests selbst einzurichten, ist oft kompliziert und zeitaufwendig. Zum Glück gibt es abonnementbasierte Dienste wie Email on Acid, die Ihnen diese schwere Arbeit abnehmen. Alternativ lösen Sie dies mit Mailgun programmatisch.

Auch wenn es verlockend sein mag, Ihre E-Mail mit Links zu unzähligen großartigen Informationen und Produkten zu füllen – tun Sie es nicht. Ein hohes Verhältnis von Links zu Text ist ein Hauptindikator für Spam. Achten Sie außerdem auf URL-Shortener, da diese oft dazu führen, dass Ihre Nachricht markiert wird. Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner der Kundschaft völlig wirkungslos ist.

Wenn Sie ein herausragendes Produkt oder eine großartige Dienstleistung anbieten, ist der Massen-E-Mail-Versand ein wertvolles Instrument, um Ihre Nachricht an die Kundschaft zu übermitteln. Eine gut formulierte E-Mail mit klarer, prägnanter Sprache und der richtigen Menge an Grafiken hebt Ihr Produkt hervor und gibt Ihrer Kundschaft einen Grund, weiterzulesen. Kombinieren Sie dies mit einem guten E-Mail-Management, und Ihre Bemühungen werden sich deutlich positiver auf Ihre Leserschaft und den E-Mail-ROI auswirken.

Mailgun hilft Ihrem Team mit einer gut dokumentierten, leicht zu erlernenden API dabei, die Zustellraten in die Posteingänge Ihrer Kundschaft zu erhöhen. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie unsere Services zur Optimierung der Zustellbarkeit, oder kontaktieren Sie gerne kontakt aufnehmen.

Autor: The Sinch Mailgun team The Sinch Mailgun team shares news, best practices, and strategies to take your products and apps to the next level using email. Subscribe to our newsletter to get all the articles in your inbox!