Wie funktioniert E-Mail? Entschlüsseln Sie die Geheimnisse mit unserem einfachen Leitfaden

Was ist E-Mail? Nun, wir wissen, dass es eine günstige und effektive Form der Kommunikation ist, die so weit verbreitet ist, dass es eine ganze globale Infrastruktur für ihren Support gibt. Wir verlassen uns auf E-Mails für Kommunikation, Bestätigungen, Kontosicherheit und Informationsaustausch. In diesem Artikel entmystifizieren wir die Funktionsweise von E-Mails, definieren die primären E-Mail-Protokolle, gehen auf wichtige E-Mail-Konzepte ein und erklären den Prozess der E-Mail-Kommunikation. So verirren Sie sich nicht in E-Mail-Systemen und tappen in keine lästigen Fallen wie Spamfallen.

E-Mail ist einfach etwas, das … funktioniert. Richtig?

Haben Sie sich jemals gefragt, was passiert, wenn Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken? Sobald eine E-Mail Ihren Postausgang verlässt, begibt sie sich auf eine wilde E-Mail-Odyssee und bahnt sich ihren Weg durch ein komplexes Netzwerk aus Routen, Servern und Protokollen, um schließlich (Daumen drücken) im Posteingang zu landen.

E-Mail steht für elektronische Post und ist das Cyberspace-Pendant zum physischen Brief. Stellen Sie sich E-Mail aber weniger wie die Postzustellung in Ihr Postfach vor, sondern eher wie den alten Pony-Express, bei dem jemand zu Pferd extremes Gelände durchquert, um Ihre Nachricht zuzustellen. Ja, eine E-Mail ist eine Möglichkeit, Nachrichten an einen Empfänger über elektronische Geräte zu senden, die über das Internet und lokale Netzwerke betrieben werden. Aber es gibt Räuber auf den E-Mail-Highways, giftige Viren und eine Vielzahl anderer Gefahren, die Ihre Kampagnen zum Scheitern bringen können.

Um zu verstehen, wie E-Mails funktionieren und welche Tools und Praktiken die Reise einer E-Mail erleichtern, sehen wir uns zunächst an, was diese Reise eigentlich beinhaltet.

1. Zunächst verfassen Sie eine E-Mail in Ihrem E-Mail-Konto. Diese Schnittstelle wird von Ihrem E-Mail-Client bereitgestellt.
2. Ihr E-Mail-Client kombiniert Nachrichtentext, Empfänger, Betreffzeile, Datum und Zeitstempel in einer Kopfzeile.
3. Ihr E-Mail-Client kommuniziert über ein E-Mail-Protokoll mit einem ausgehenden Server, der von einem E-Mail-Service-Provider, wie Mailgun, bereitgestellt wird.
4. Ihre Nachricht wird über dieses E-Mail-Protokoll an den sendenden Server übertragen.
5. Der sendende Server kommuniziert mit dem empfangenden Server des Empfängers, der von dessen ISP bereitgestellt wird, über ein E-Mail-Protokoll.
6. Wenn Ihre Nachricht die Prüfung besteht; Authentifizierung, Spamfilter usw. Sie wird in den Posteingang gefiltert.
7. Ihr Empfänger überprüft sein E-Mail-Konto, woraufhin sein E-Mail-Client mit dem empfangenden Server kommuniziert, um Ihre Nachricht über ein E-Mail-Protokoll abzurufen.

Bei jeder Übertragung Ihrer ursprünglichen Nachricht an jedem Kontrollpunkt während der gesamten Reise wird ein E-Mail-Protokoll verwendet. Wir gehen im folgenden Abschnitt näher auf E-Mail-Protokolle ein, aber diese Protokolle sind im Wesentlichen Regelwerke, die definieren, wie Nachrichten ausgetauscht werden. Das Ziel von Protokollen ist es, die Nachrichtenübertragung auf universeller und globaler Ebene zu standardisieren. Aber natürlich gibt es immer Ausnahmen.

E-Mail-Protokolle ermöglichen den Versand und Empfang von E-Mails. Es gibt drei Hauptarten von E-Mail-Protokollen:

• SMTP
• IMAP
• POP

Sehen wir uns nachfolgend jedes dieser Protokolle an.

Das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) übernimmt die Zustellung von E-Mails. Dieses Protokoll ist für die Übertragung Ihrer E-Mail von Ihrem E-Mail-Client an einen SMTP-Server. Der Server verwendet dann das SMTP-Protokoll, um Ihre Nachricht zu authentifizieren und Ihre E-Mail an den empfangenden Server Ihres Empfängers zu übertragen.

Sie haben wahrscheinlich schon einmal gehört, dass SMTP und das Internet Message Access Protocol (IMAP) zusammen erwähnt wurden. Einfach ausgedrückt: Während SMTP die Zustellung von E-Mails übernimmt, konzentriert sich IMAP auf den Zugriff auf E-Mails.

Sobald SMTP Ihre E-Mail an den empfangenden Server Ihres Empfängers überträgt, speichert dieser Server Ihre Nachricht. Wenn Ihr Empfänger sein Konto überprüft, kommuniziert sein E-Mail-Client über das IMAP-Protokoll mit seinem Server, um Ihre Nachricht abzurufen. IMAP belässt eine Kopie Ihrer Nachricht auf dem Server und ruft eine Kopie davon auf dem E-Mail-Client Ihres Abonnenten ab, wo dieser Ihre Nachricht ansehen kann. Mit anderen Worten: IMAP synchronisiert alle Nachrichten auf dem Server mit allen Nachrichten auf dem E-Mail-Client Ihres Abonnenten.

Wie IMAP ruft auch das Post Office Protocol (POP) E-Mails von einem Server ab. Der Unterschied zwischen POP und IMAP besteht darin, dass IMAP alle Nachrichten auf dem Server mit allen E-Mails im E-Mail-Client Ihres Empfängers synchronisiert, während POP nur bestimmte Nachrichten abruft. Darüber hinaus hinterlässt POP keine Kopie Ihrer E-Mail auf dem Server. Betrachten Sie IMAP als eine verbesserte und skalierbare Version des POP-Protokolls.

Nachdem wir nun die Grundlagen der E-Mail-Protokolle behandelt haben, gehen wir noch auf einige weitere wichtige E-Mail-Konzepte ein:

• DNS
• MUA
• MTA
• MDA

Haben wir schon erwähnt, dass E-Mail-Konzepte und -Begriffe voller Akronyme sind? Versuchen wir, diese vier Konzepte zu klären.

Der Domain Name Service (DNS) ist eine Möglichkeit, Domains auf IP-Adressen „abzubilden“. Mit anderen Worten: Es stellt eine lesbare Domain wie mailgun.com bereit, die Sie eingeben können, um zur Landingpage von Mailgun zu navigieren, anstatt einer Zahlenfolge wie 192.168. 1.1. Was können Sie sich leichter merken?

Ein Mail User Agent (MUA) ist eine E-Mail-Schnittstelle, mit der ein Nutzer interagiert. Mit anderen Worten: MUAs können web- oder app-basierte E-Mail-Clients wie Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo oder AOL sein.

Nein, das ist nicht die Metro Transit Authority. Ein Mail Transfer Agent (MTA) ist eine Software, die E-Mails von Ihnen an Ihren Abonnenten überträgt. Sobald Sie eine E-Mail von Ihrem MUA senden, wird Ihre Nachricht über das SMTP-Protokoll an einen MTA wie einen SMTP-Server übertragen.

Ein MTA verwendet das SMTP-Protokoll, um Ihre Nachricht an einen Message Delivery Agent (MDA) weiterzuleiten. MDAs werden auch mit Begriffen wie Postfachserver oder empfangender Server beschrieben. Von hier aus verwendet Ihr Empfänger das IMAP-Protokoll, um Ihre Nachricht vom MDA in seinen MUA abzurufen.

Nachdem wir uns nun den Akronym-Salat eingeprägt haben, wollen wir uns ansehen, wie E-Mail funktioniert.

Wie E-Mail funktioniert:

1. Sie interagieren mit Ihrem MUA, einem E-Mail-Client wie Gmail. Sie klicken auf „Senden“.
2. Das SMTP-Protokoll überträgt Ihre Nachricht an einen MTA, wie den SMTP-Server von Mailgun.
3. Der MTA authentifiziert Ihre E-Mail und bereitet sie auf die Übertragung vor.
4. Der MTA kommuniziert über das SMTP-Protokoll mit dem MDA und übermittelt Ihre Nachricht an den MDA. Ihre E-Mail wartet nun auf dem empfangenden Server, bis Ihr Abonnent sie abruft.
5. Ihr Empfänger verwendet seinen MUA, um Ihre E-Mail abzurufen. Sein MUA kommuniziert über das IMAP- oder POP-Protokoll mit dem MDA.
6. Der MUA Ihres Empfängers lädt eine Kopie Ihrer E-Mail herunter und speichert sie lokal. Zu diesem Zeitpunkt löscht POP die ursprüngliche Nachricht auf dem Server, während IMAP die Original-E-Mail auf dem Server intakt lässt.

Alle Kontrollpunkte auf der E-Mail-Reise, die Protokolle und die wichtigen Elemente, über die wir oben gesprochen haben, sind Teil von etwas, das wir so nennen: deliverability. Zustellbarkeit. Dies ist nur ein schickes Wort für: Wie bekomme ich meine Nachricht in den Posteingang meines Empfängers? Es gibt viele Best Practices in diesem Bereich, die wir hier nicht behandelt haben, aber zu verstehen, was eine E-Mail-Nachricht durchmacht, um an ihr Ziel zu gelangen, ist ein solider Anfang.

Wer hätte gedacht, dass mit dem Versand einer einfachen E-Mail so viel verbunden ist? Ihre Nachricht auf den Weg zu bringen, fühlt sich vielleicht so einfach an, als würden Sie nur auf „Senden“ klicken – bis Sie einen Blick hinter die Kulissen werfen. Sobald Sie das tun, werden Sie sehen, dass Sie angesichts der vielen Authentifizierungen, Protokolle, Zertifizierungen und Hindernisse wie Spamfallen als guter Absender vor allem eine starke Strategie für die Zustellbarkeit brauchen.

Keine Sorge, der Aufbau Ihrer Strategie muss Ihnen kein Kopfzerbrechen bereiten. Schritt 1: Mehr über E-Mail-Zustellbarkeit erfahren. Das ist ein guter Ausgangspunkt. Schritt 2: Haben Sie keine Angst, Profis hinzuzuziehen.

Autor: Em Blitstein Em Blitstein is a Sr. Content Marketing Manager at Sinch Mailgun. She manages the Mailgun Blog, curates top-notch content, and falls down SEO rabbit holes. She writes about all things email and loves a good dev deep dive.