E-mail transacional x e-mail de marketing: tudo que você precisa saber

Imagine este cenário: você é um remetente enviando um grande volume de e-mails de um mesmo domínio para todos os lados sem a menor preocupação com a sua reputação. Talvez a reputação do remetente seja um conceito novo, ou talvez você não saiba por onde começar.  Se esse for o seu caso, pode parecer que enviar todo esse e-mail ajudará a construir uma reputação e aquecer o seu IP, certo? E conquistar uma boa reputação com os ISPs?

Não. Pare com isso.

Agora entendemos que, muitas vezes, os remetentes podem não saber que enviar um alto volume de e-mails pode causar problemas para sua reputação e para o envio de e-mails como um todo. Essa é uma daquelas coisas que muitos remetentes aprendem com o tempo — e, às vezes, por tentativa e erro. Estamos aqui para ajudar você a evitar a parte do erro.

A reputação do domínio é baseada em uma variedade de fatores, mas os e-mails que você envia são muito determinantes. Nem todos os e-mails têm o mesmo propósito, o que significa que eles afetam a sua reputação de formas diferentes. Antes de nos aprofundarmos nisso, vamos definir os e-mails que mais afetam sua reputação: e-mails transacionais e e-mails de marketing.

Quando falamos de tipos de e-mail, estamos falando de e-mails de marketing, como os que você envia em campanhas, promoções, newsletters, etc., e e-mails transacionais, que são mensagens acionadas por gatilho, como redefinições de senha e confirmações de pedido.

Vamos detalhar melhor esses dois tipos.

Todo mundo conhece os e-mail transacional de uma forma ou de outra. Os e-mails transacionais são seus ajudantes de serviço, aquelas notificações automatizadas ou por gatilho que têm uma função importante na experiência do cliente. Isso abrange mensagens transacionais individuais, enviadas aos usuários após alguma interação com uma empresa, site, integração ou aplicativo. Eles costumam conter informações que o usuário solicitou e gostaria de ter em arquivo, por isso é melhor que esses e-mails sejam automatizados.

Alguns exemplos de e-mails transacionais incluem e-mails de redefinição de senha, recibos de compra, e-mails de boas-vindas, e-mails de confirmação de pedido, confirmações de envio e atualizações de pedido, pesquisas de feedback, atualizações dos Termos de Serviço e uma variedade de outras notificações para eventos como a criação de contas.

Muitas pessoas esperam receber esses tipos de e-mails transacionais, geralmente logo após o gatilho do evento. Você não quer que seu e-mail transacional enfrente horários de envio lentos ou uma falta total de notificações. Assim como os e-mails de marketing, muitos e-mails transacionais têm sucesso quando as práticas recomendadas são seguidas.

Os e-mails de marketing são mensagens comerciais e uma das melhores maneiras de levar novidades sobre seu produto e seus serviços para assinantes novos ou fiéis. A definição clara e direta: os e-mails de marketing são solicitações enviadas a endereços de e-mail que optaram por recebê-las.

Alguns exemplos de e-mails de marketing são newsletters, e-mails promocionais, atualizações do blog, ofertas de terceiros, convites promocionais — qualquer coisa que possa acabar na guia de Promoções da sua caixa de entrada do Gmail se você tiver essas guias ativadas.

Quando bem-feitos, os e-mails de marketing são uma das melhores maneiras de reter clientes e trazer um ótimo ROI para a sua empresa. Eles são uma parte inestimável de qualquer estratégia de marketing, por isso, garantir que você esteja em dia práticas recomendadas é fundamental. Não seguir as práticas recomendadas pode causar problemas com os usuários, com seu provedor de serviços de e-mail (ESP) e com os ISPs, mas qual deles importa mais?

Tanto e-mails de marketing quanto transacionais são apenas e-mails que você provavelmente já envia, divididos entre campanhas de marketing e e-mails de notificação ao cliente, mas a forma como as pessoas os percebem é muito diferente. Alguns usuários podem não ser os maiores fãs de e-mails de marketing, então o sentimento em relação a eles pode ser inconstante de vez em quando. Quando os e-mails de marketing têm um bom desempenho, sua reputação de envio também tem. No entanto, se os seus e-mails de marketing tiverem um baixo engajamento, sua reputação poderá ser prejudicada.

Os e-mails baseados em transação, por outro lado, tendem a ter taxas de engajamento muito altas. Por quê? Os e-mails transacionais contêm informações das quais muitos usuários precisam, portanto, tendem a ter taxas de abertura maiores quando comparados aos e-mails de marketing. Como dissemos antes, os e-mails transacionais são enviados quando o usuário faz uma solicitação e são um pouco mais técnicos, portanto, a própria natureza do e-mail favorece um engajamento maior.

Quando e-mails que costumam ter uma reputação menor são agrupados com e-mails que favorecem uma reputação maior, a situação pode ficar complicada. Se sua reputação sofrer um impacto particularmente ruim, envios como redefinições de senha e recibos poderão parar na pasta de spam. E-mails transacionais no spam geram clientes insatisfeitos e dão ainda mais trabalho para você resolver o problema.

Se você está lendo isto e pensando: “Caramba, isso está acontecendo comigo!” Não se preocupe muito. Esse problema pode ser resolvido com subdomínios. Um subdomínio é apenas uma extensão do nome de domínio principal e é muito útil para esse tipo de organização. Usar subdomínios para os seus e-mails de marketing e transacionais permite que você separe a reputação desses domínios.

A separação garante que seu programa transacional e suas campanhas de marketing não causem problemas um ao outro, caso algo dê errado em algum deles. Bons exemplos são subdomínios como marketing.dominio.com ou promocoes.dominio.com para e-mails de marketing, e recibos.dominio.com ou transacoes.dominio.com para e-mails transacionais.

Há alguns detalhes mais específicos sobre subdomínios que você deve saber antes de separar os e-mails de marketing dos e-mails transacionais. Para começar, subdomínios são mais adequados para o envio de alto volume. Se não estiver enviando muitos e-mails, é melhor ter apenas um domínio no início para ajudar a criar uma reputação para a sua marca.

Segundo: não use algo como (texto do código: naoresponda.dominio.com)! Nós vemos muitos remetentes fazendo isso, e isso corta nossos corações, porque você está eliminando o melhor engajamento: as respostas! Se você tem um subdomínio configurado como “não responda”, crie um novo que não impeça a interação do cliente. Se você se preocupa em não saber o que fazer com todas as mensagens de entrada que vai receber, podemos ajudar com isso.

Saiba mais: se estiver separando os domínios de e-mail de marketing e transacional, você também vai querer segmentar a lista de e-mails para otimizar os envios.

No mundo ideal, todos os seus e-mails teriam altas taxas de abertura e taxas de engajamento de forma geral. Infelizmente, é improvável que isso aconteça. De forma alguma você deve se livrar de qualquer um dos tipos de e-mail ou jogar fora a sua campanha de e-mail mais recente… você estaria desperdiçando algumas das melhores ferramentas de serviço e de satisfação do cliente do mercado.

No entanto, manter seus e-mails de marketing e transacionais separados ajudará a evitar que você receba uma reclamação atrevida nas redes sociais sobre como um recibo por e-mail acabou caindo no spam, e os seus relacionamentos com os clientes e o seu provedor de serviços de e-mail vão agradecer.

O gerenciamento de envios por subdomínios é apenas uma das práticas recomendadas de e-mail que vão garantir sua entregabilidade geral e a reputação do remetente. Somos ótimos conselheiros e estrategistas em soluções complexas de entregabilidade como esta.

Autor: Natalie Hays Natalie Hays is the Product Marketing Manager at Sinch Mailgun. She's got product knowledge from the inside out and works to get Mailgun's message to the masses. She writes about product updates, secret email wisdom, and brings you in-depth reports on the power of email.