COVID-19-E-Mail-Kommunikation: Dos und Don’ts

Während sich COVID-19 weltweit rasant ausbreitet, beobachten wir, dass immer mehr Marken versuchen, ihren Abonnenten E-Mails über die Pandemie und deren Auswirkungen auf ihr Unternehmen zu senden. Auch wenn alle Marken auf die eine oder andere Weise betroffen sind, müssen bestimmte Branchen – wie die Reise-, Gastgewerbe- und Unterhaltungsbranche – wichtige Updates zu Stornierungen, Erstattungsrichtlinien und Umbuchungsgebühren an ihre Kunden senden.

Die Herausforderung besteht darin, dass einige Marken diese Pandemie als geschäftliche Gelegenheit betrachten, ihre Abonnentenlisten zu validieren. Diese Praxis schadet nicht nur Ihrer IP- und Domain-Reputation bei ISPs, sondern zerstört auch die Markenreputation durch den Verlust der Kundenbindung. Einige schreiben ihre gesamte Liste an und ignorieren Abmeldungen und Sunset-E-Mails für den gesamten Bestand an E-Mail-Adressen. Das führt dazu, dass alte Adressen angeschrieben werden, die sich in Spamfallen verwandelt haben. Dies lässt die Bounce-Raten in die Höhe schnellen, und das Treffen zu vieler Spamfallen führt zu Blockierungen auf ISP-Ebene.  

ISPs verzeichnen einen massiven Anstieg des eingehenden COVID-19-Traffics. Einige europäische ISPs können das hohe Volumen des eingehenden Traffics nicht bewältigen. Dies führt zu Verzögerungen bei der Zustellung wichtiger E-Mail-Benachrichtigungen von Gesundheitsorganisationen und Behörden. Am schlimmsten ist, dass Spammer versuchen, diese Situation auszunutzen, indem sie Phishing-E-Mails versenden. Daher die erhöhte Wachsamkeit auf ISP-Ebene, um jede Art von Angriff zu blockieren.

Ehrlich gesagt haben bestimmte Sektoren Vorrang vor anderen – und ihre Nachrichten sind von größter Bedeutung, um die aktuelle Situation angemessen zu bewältigen. Fluggesellschaften müssen Reisende kontaktieren und Updates zu Flugstornierungen, dem Erlass von Umbuchungsgebühren oder Richtlinien für die Umbuchung zukünftiger Flüge bereitstellen. Medizinische Einrichtungen ändern ihre Betriebsabläufe, viele verschieben Routineeingriffe und führen virtuelle Arztbesuche durch. Lebensmittelgeschäfte und Apotheken nutzen E-Mails, um die Menschen über mögliche Drive-in-Optionen zur Abholung von Rezepten oder anderen wichtigen Artikeln zu informieren. Schließlich senden Schulen und Bildungseinrichtungen im Zuge der aktuellen Entwicklungen tägliche E-Mails an die Schülerschaft sowie an Eltern zum Thema Fernunterricht.

Diese Branchen müssen ihre Informationen an die Öffentlichkeit bringen. Wenn alle nur ein kurzes COVID-19-Update senden, gehen ihre Nachrichten in der Masse unter. Das alles wirft jedoch die Frage auf:

Angesichts der aktuellen, ungewöhnlichen Situation empfehlen wir dringend, Rücksicht auf Ihre Abonnenten zu nehmen und es sich zweimal zu überlegen, bevor Sie COVID-19-Kampagnen versenden. Wenn Sie Ihre Abonnenten erreichen müssen, befolgen Sie bitte diese Schritte sehr sorgfältig:

1. Authentifizieren Sie Ihren Traffic mit SPF, DKIM, DMARC , um Phishing-Angriffe zu vermeiden.
2. Schützen Sie Ihre Zustellbarkeit durch die Validierung Ihrer COVID-19-E-Mail-Liste vor dem Versand.
3. Segmentieren Sie Ihre Liste basierend auf dem Engagement und senden Sie keine E-Mails an Abonnenten, die in den letzten 180 Tagen keine Ihrer E-Mails geöffnet und angeklickt haben.
4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Absenderadresse und Betreffzeile Ihren Markennamen klar widerspiegeln.
5. Skizzieren Sie die Aktionspunkte sehr klar und fassen Sie sie in Stichpunkten zusammen.
6. Versuchen Sie, andere Medien wie Facebook, Instagram oder Ihre Website zu nutzen, wenn Sie neue Öffnungszeiten oder zusätzliche Informationen ankündigen, die kein sofortiges Handeln erfordern. (Mailgun hat sich entschieden, dies auf unserer Website zu veröffentlichen , falls Sie nach einem Beispiel suchen.)
7. Wenn Sie essenzielle Produkte anbieten, die Ihre Kundschaft während der Pandemie nutzen kann, ist jetzt der beste Zeitpunkt, um Rabattcodes für die wichtigsten Produkte bereitzustellen.

1. Massenhafte COVID-19-E-Mails versenden, wenn Sie Ihren Kunden nichts Wichtiges und Wertvolles mitzuteilen haben.
2. Verzweifelt klingen, indem Sie erwähnen, dass Ihr Unternehmen leidet, da dies alle Unternehmen und Branchen betrifft.
3. Medizinischen Rat erteilen, wenn Sie nicht im medizinischen Bereich tätig sind.

Eine globale Pandemie mag eine geschäftliche Gelegenheit für Ihre Marke sein oder auch nicht. Bitte nutzen Sie E-Mails sehr sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht für Ihre Abonnenten aktuell und hilfreich ist. Andernfalls zahlen Sie den Preis in Form einer beschädigten Absenderreputation. 

Inmitten dieser Zeit der Selbstisolierung und des Stresses bieten einige Meditations-Apps wie „Calm“ kostenlose Dienste an, die sich auf bestimmte Altersgruppen zuschneiden lassen. Wenn Ihre Marke also Dienstleistungen oder Artikel anbieten kann, die den Menschen helfen, besser mit der aktuellen Situation umzugehen, ist jetzt die Zeit gekommen, aktiv zu werden und sich gegenseitig zu helfen. 

Viel Erfolg beim Versand und bleiben Sie gesund.

Kate

Autor: Kate Nowrouzi Kate Nowrouzi is the VP of Deliverability at Sinch Mailgun. She is our in-house deliverability pro and product strategist with over 20 years experience in email & anti-spam technologies. She writes about deliverability, brings you best practices, and shows you the impact of email on your business.