So verbessern Sie die Kommunikation in der Lieferkette an den Feiertagen per E-Mail

In diesem Jahr macht sich nicht nur die Kundschaft Sorgen, ob Bestellungen rechtzeitig zu den Feiertagen ankommen.

Das Weihnachtsgeschäft 2023 ist voller globaler Herausforderungen in der Lieferkette. Selbst der Weihnachtsmann am Nordpol wäre in diesem Jahr von all den Versand- und Logistikproblemen gestresst. Aber machen Sie sich keine allzu großen Sorgen. Die E-Mail-Kommunikation bietet einfache Lösungen für komplexe Lieferketten.

Unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen in der Lieferkette steht, ist die E-Mail ein wichtiger Bestandteil der Kommunikationsstrategie. Wir geben es zu… E-Mails können nicht alle Ihre Logistikprobleme lösen. Aber sie helfen in vielen Situationen und vermeiden Kommunikationsausfälle.

Lassen Sie uns einen Blick in die Vergangenheit werfen, um zu sehen, wo unsere modernen Probleme in der Lieferkette ihren Ursprung haben. Der Grinch selbst hätte sich keinen teuflischeren Plan ausdenken können, um die Feiertage zu ruinieren.

Lieferkette wurde 2021 zum Modewort, als Fachleute eine chaotische Saison für den Versand, Speditionen, den Einzelhandel und die Kundschaft vorhersagten, die es kaum erwarten konnte, Weihnachtseinkäufe zu erledigen. Viele der Probleme hingen direkt mit den Nachwirkungen der COVID-19-Pandemie zusammen. Die Kundschaft hatte einen Nachholbedarf und war kaufbereit. Doch eine Reihe von Hindernissen verursachte Verzögerungen während der Feiertage, und wir sind noch immer nicht über den Berg.

Hier sind einige der größten Probleme in der Lieferkette, die sich auf das Weihnachtsgeschäft 2021 auswirkten:

• Arbeitskräftemangel: dazu gehört ein Mangel an Lkw-Fahrpersonal in den USA und Europa sowie fehlendes Personal in Lagern und im Einzelhandel.
• Gestiegene Versand- und Frachtraten: Der US Postal Service, FedEx, UPS und viele andere Versandunternehmen erhöhen ihre Tarife.
• Schwankende Kraftstoffpreise: Die Dieselpreise erreichten kürzlich ein Siebenjahreshoch, und es herrscht zudem ein Mangel an Dieselkraftstoff, der für den Gütertransport häufig verwendet wird.
• Überlastete Häfen: Dies erschwert es, in Übersee hergestellte Produkte auf den Markt zu bringen. Zudem macht ein Mangel an Schiffscontainern diese auch teurer.
• Lagerkapazitäten: Das explosive Wachstum des Online-Shoppings führt zu Platzmangel in den Lagern von Geschäften und Vertriebszentren, insbesondere da der Einzelhandel seine Bestände für die Feiertage aufstockt.
• Erwartungen der Kundschaft: Wer online einkauft, erwartet kostenlosen Versand und eine Zustellung innerhalb von zwei Tagen (danke, Amazon). Aber das ist für viele Versandunternehmen 2021 möglicherweise nicht realistisch.

Dies sagte der CEO eines großen Spielzeugherstellers gegenüber Bloomberg über die globale Lieferkettensituation in diesem Weihnachtsgeschäft:

Und wir haben uns in den letzten zwei Jahren nicht sonderlich verbessert. Die Probleme in der Lieferkette im Jahr 2022 waren hauptsächlich auf Fachkräfte- und Arbeitskräftemangel, Krankheitsausfälle und Probleme im Transportnetz zurückzuführen. Eine Harvard-Studie vom September 2023 zeigt, dass dieser anhaltende Arbeitskräftemangel aufgrund steigender Lohnkosten auch die Herstellungskosten von Waren und Dienstleistungen beeinflusst.

Im März 2023 fiel der Global Supply Chain Pressure Index– der Metriken entlang der gesamten Lieferkette berücksichtigt – fiel auf den niedrigsten Stand seit November 2008. Und für das Weihnachtsgeschäft 2023 werden Unterbrechungen der Lieferkette aufgrund geopolitischer Konflikte und extremer Wetterereignisse ebenso präsent sein wie der anhaltende Arbeitskräftemangel, schwankende Kraftstoffpreise und einige der Probleme, die wir seit 2021 erleben.

Die gute Nachricht lautet: die Kosten für E-Mails sind nicht gestiegen, und sie bleiben eine schnelle und effektive Möglichkeit, die Kommunikation zu verbessern und Erwartungen sowie das Kundenerlebnis während der Herausforderungen des Weihnachtsgeschäfts zu steuern.

Schauen wir uns genauer an, wie E-Mails auf den verschiedenen Etappen der Lieferkette effektiv eingesetzt werden können.

Da die globale Lieferkette so komplex und vernetzt ist, enthalten viele Produkte Teile oder Materialien aus verschiedenen Teilen der Welt. Eines der größten Probleme in der Lieferkette der Post-Pandemie-Wirtschaft ist die Fähigkeit von Herstellern, Mikrochips und Halbleiter zu beschaffen, von denen viele in Asien hergestellt werden.

Diese Komponenten werden in beliebter Elektronik wie Smartphones sowie in anderen gefragten Weihnachtsartikeln verwendet, die so teuer wie Neuwagen und so grundlegend wie elektrische Zahnbürsten sind. 

Wenn Sie als Elternteil eine Ausrede brauchen, um Ihrem Teenager kein iPhone zu kaufen, klingt das vielleicht nach einer guten Nachricht. Aber für viele Fachleute der Lieferkette sowie die Kundschaft ist es ein großes Ärgernis.

Es mangelt nicht nur an Tech-Produkten. Reuters berichtete kürzlich, dass alle Branchen bei der Wartezeit auf Rohstoffe rekordverdächtige Lieferzeiten verzeichnen. 

Hersteller halten sich an strenge Produktionspläne, und diese während der Feiertage nicht einzuhalten, könnte sehr problematisch sein. Deshalb müssen Lieferbetriebe und Hersteller in ständigem Kontakt stehen. Und was hat jede Person, mit der Sie Geschäfte machen? Sie haben es erraten – eine E-Mail-Adresse.

Wenn ein Hersteller weiß, wann wichtige, stark nachgefragte Teile oder Materialien zu erwarten sind, kann er entsprechend planen und andere in der Lieferkette benachrichtigen. E-Mails bieten einen idealen Kanal für die direkte sowie massenhafte Kommunikation zwischen Lieferbetrieben und Herstellern.

Strategisch eingesetzt, können E-Mails einen bestimmten Hersteller über den Status einer Bestellung informieren oder eine große Anzahl von Personen über potenzielle Lieferengpässe benachrichtigen.

Nachdem ein Produkt hergestellt wurde, muss es seinen Weg von der Fabrik zu den Vertriebszentren und Geschäften finden. Eine der größten Hürden bei der Markteinführung von Produkten im Jahr 2021 ist der Mangel an Lkw-Fahrpersonal. In den USA allein wird geschätzt, dass ein Mangel an 80.000 Lkw-Fahrkräften besteht. 

Die Unterbrechungen der Lieferkette sind im Vereinigten Königreich sogar noch komplexer. Laut der BBC ist der Mangel an Fahrpersonal zwar in ganz Europa ein Problem, in Großbritannien jedoch schlimmer. Dies ist zum Teil auf die Auswirkungen des Brexits auf die Möglichkeit für Fahrpersonal aus anderen Ländern zurückzuführen, wieder in das Vereinigte Königreich einzureisen.

Auch andere Faktoren können die Ankunft von Sendungen verzögern. Viele Schiffscontainer stecken in den Häfen fest und warten auf den Weitertransport. Naturkatastrophen wie Waldbrände, Hurrikans und schwere Schneestürme können ebenfalls alles durcheinanderbringen. Im Jahr 2021 ist die pünktliche Zustellung von Lkw-Ladungen keine Garantie.

Speditionen können den Versand über potenzielle Transportverzögerungen einfach per E-Mail benachrichtigen, und diese Kommunikation kann bei integrierten Systemen sogar automatisiert werden. Anschließend können bestimmte Ereignisse oder Datenpunkte verwendet werden, um E-Mails an Partner in der Lieferkette auszulösen.

Dynamischer Inhalt , der Informationen bei jedem Öffnen einer E-Mail aktualisiert, hebt diese Kommunikation auf ein neues Niveau. Marken tun dies für die Kundschaft, die einzelne Pakete verfolgen möchte. Warum also nicht früher in der Lieferkette eine B2B-Version implementieren? B2B-E-Mail-Kommunikation muss nicht langweilig sein, oder?

Natürlich kann die E-Mail noch viel mehr als das. Beispielsweise optimiert die Integration von E-Mail-Lösungen in ein Transportation Management System (TMS) die Kommunikation rund um alles, von Angeboten und Rechnungsstellung bis hin zu Compliance und Tarifänderungen.

E-Mail-Kommunikation könnte sogar genutzt werden, um Teilladungen (Less-Than-Truckload, LTL) zu maximieren, sodass die Sattelschlepper einer Spedition auf jeder Strecke so voll wie möglich sind.

Trotz eines stetigen Anstiegs der E-Commerce-Käufe schätzen viele Menschen nach wie vor das Erlebnis, für Weihnachtseinkäufe in ein stationäres Geschäft zu gehen. Das gilt insbesondere, da sich die Kundschaft dank der COVID-19-Impfungen beim Einkaufen vor Ort im Jahr 2021 sicherer fühlt.

Normalerweise ist es für Marken eine große Sache, Platz in den Regalen eines großen Einzelhändlers zu ergattern. Doch dank der unzähligen Probleme in der Lieferkette sieht das Weihnachtsgeschäft 2021 ganz anders aus. Laut Retail Dive zufolge könnten die Regale in den Geschäften dieses Jahr furchtbar leer aussehen.

Abgesehen von den Verkaufsregalen wird natürlich auch ein Großteil des Online-Handels während der Einkaufs- und Versandsaison für die Feiertage 2021 Bestandsprobleme haben. Während Amazon behauptet, seine Lieferkette sei bereit für das Weihnachtsgeschäft, während kleinere E-Commerce-Unternehmen möglicherweise Schwierigkeiten haben werden.

Je näher diese Weihnachtsgeschenke ihrem endgültigen Zielort in Nikolausstiefeln und unter Weihnachtsbäumen kommen, desto wichtiger bleibt die E-Mail als Kommunikationsmittel.

Marken können E-Mails nutzen, um Einzelhandelspartnern Merchandising-Richtlinien bereitzustellen, um die Display-Strategien im Geschäft zu maximieren. Marken und Hersteller können ihre E-Mail-Listen auch nach Region segmentieren, um effektiv mit dem Einzelhandel an bestimmten Standorten zu kommunizieren.

Marken möchten vielleicht sogar bestimmte Einzelhandelspartner priorisieren. Großmärkte wie Walmart und Target sind extrem wichtige Beziehungen, die gepflegt werden müssen. Die Art und Weise, wie Sie mit diesen Organisationen kommunizieren, unterscheidet sich möglicherweise von anderen. Die E-Mail bietet die Möglichkeit, die Kommunikation über die gesamte Lieferkette hinweg sowohl zu automatisieren als auch anzupassen.

Ob riesiger Online-Handel wie Amazon und Alibaba oder das lokale Fachgeschäft: Der letzte Schritt in der Lieferkette erfolgt, wenn Weihnachtseinkäufe getätigt werden. 

Als Kundschaft haben wir alle hohe Erwartungen. Wir sind es gewohnt, fast alles auf Abruf zu bekommen und innerhalb weniger Tage an unsere Haustür geliefert zu bekommen. Wir sind hohe Rabatte vom Einzelhandel am Black Friday und Cyber Monday gewohnt, aber CNN berichtet , dass das in diesem Jahr möglicherweise nicht der Fall sein wird. Zum Glück bietet E-Mail-Marketing die Möglichkeit, eventuelle Enttäuschungen zu mildern und den Prozess so schmerzfrei wie möglich zu gestalten.

ShipStation zitiert eine Studie, die darauf hinweist, dass 78 % der Kundschaft Zustellungsverzögerungen während der Feiertage erwarten. Vielleicht sind die Erwartungen also gar nicht so unrealistisch, wie Sie annehmen würden. Dieselbe Untersuchung ergab jedoch, dass 77 % der Kundschaft erwartet, darüber informiert zu werden, warum sich ihre Zustellungen verzögern.

Der erste Schritt für den Einzelhandel sollte sein, proaktiv eine E-Mail zu senden, die Kundschaft und Abonnierte vor der Wahrscheinlichkeit von Versandverzögerungen über die Feiertage warnt. Nutzen Sie diese Kommunikation als Gelegenheit, zu frühen Bestellungen zu ermutigen, damit Weihnachtsgeschenke pünktlich ankommen. Dynamisches, Echtzeit-Tracking von Bestellungen in E-Mails wird schnell zu einer weiteren Erwartung der Kundschaft.

Transaktions-E-Mails bilden das Rückgrat der E-Commerce-Kommunikation. Bestellbestätigungen, Sendungsverfolgung, Rückerstattungen und sogar E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts sind unerlässlich, um die Dinge am Laufen zu halten und die Kundschaft während der Feiertage zufriedenzustellen.

Mailgun ist eine vertrauenswürdige Quelle für die Zustellung von Transaktions- und Massen-E-Mails. Entwicklungs- und Ingenieurteams nutzen die RESTful-API von Mailgun, um eine Vielzahl von Kommunikationsherausforderungen zu lösen und gleichzeitig die E-Mail-Zustellbarkeit zu steigern, E-Mail-Listen zu verwaltenund vielem mehr.

Ein Studie von Coyote aus dem Jahr 2021 (einem UPS-Unternehmen) ergab, dass die zweitgrößte technologische Herausforderung für Versandunternehmen darin besteht, „alle Systeme und Plattformen zu integrieren“. Dies wurde nur von der Herausforderung übertroffen, „aussagekräftige Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen“. Und welche Art von Daten stellt die größte Herausforderung dar? Die Umfrage ergab, dass es sich um „betriebliche Daten“ handelt, zu denen pünktliche Abholung und Zustellung, Sendungsverfolgung und die Leistung der Speditionen gehören.

Die E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das sowohl Daten als auch Erkenntnisse liefern kann, die die Transparenz erhöhen und die Effizienz unter Partnern in der Lieferkette verbessern.

In der Mailgun-API lässt sich problemlos in jede Anwendung integrieren. Dazu gehören Transportation Management Systems, Warehouse Management Systems (WMS) und ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning). Das Hinzufügen der API-Befehle zu Ihren Systemen ist einfach, da Sie die Sprache Ihrer Wahl wählen und nach ein paar einfachen Tests mit dem Senden beginnen können. Dies bedeutet, dass Sie automatisierte Trigger-E-Mails verwenden können, um die Kommunikation und Logistik über die gesamte Lieferkette hinweg zu verbessern.

Autor: Kasey Steinbrinck Kasey Steinbrinck is a Sr. Content Marketing Manager at Sinch Email on Acid and Sinch Mailgun. He curates the EoA blog and cranks out our long form content and reports. He writes about all things email and email adjacent.