Como melhorar a comunicação da cadeia de suprimentos nas festas de fim de ano com o e-mail

Neste ano, a clientela não é a única preocupada com a chegada dos pedidos a tempo para as festas.

A temporada de compras para as festas de 2023 está repleta de desafios globais na cadeia de suprimentos. Até o bom velhinho no Polo Norte ficaria estressado com todos os problemas de envio e logística deste ano. Mas não se preocupe muito. A comunicação por e-mail apresenta soluções simples para as complexidades da cadeia de suprimentos.

Não importa onde a sua empresa esteja na cadeia de suprimentos, o e-mail é uma parte vital da estratégia de comunicação. Nós admitimos… o e-mail não consegue resolver todos os seus problemas de logística. Porém, ele pode lidar com muitas situações e ajudar você a evitar falhas de comunicação.

Vamos pegar uma carona com o fantasma das festas passadas para ver onde surgiram os nossos problemas modernos da cadeia de suprimentos. Nem mesmo o Grinch conseguiria bolar um plano mais diabólico para arruinar as festas de fim de ano!

A cadeia de suprimentos se tornou a palavra da vez em 2021, quando especialistas previram uma temporada caótica para empresas remetentes, transportadoras, varejistas e a base de clientes que aguardava ansiosamente pelas compras de fim de ano. Muitos dos problemas estavam diretamente relacionados às consequências da pandemia de COVID-19. A clientela estava com uma demanda reprimida e pronta para comprar, mas uma série de obstáculos causou atrasos durante as festas de fim de ano e ainda não estamos fora de perigo.

Aqui estão alguns dos maiores problemas na cadeia de suprimentos que impactaram as festas de fim de ano de 2021:

• Falta de mão de obra: isso inclui uma escassez de profissionais de transporte rodoviário nos EUA e na Europa, bem como a falta de pessoal em armazéns e lojas.
• Aumento nas taxas de frete e envio: o Serviço Postal dos EUA, FedEx, UPS e muitas outras transportadoras estão aumentando suas taxas.
• Flutuação nos preços dos combustíveis: os preços do diesel recentemente atingiram a maior alta em sete anos, e há também uma escassez de óleo diesel, que é comumente usado no transporte de mercadorias.
• Portos congestionados: isso dificulta a movimentação de produtos fabricados no exterior para o mercado. Além de uma escassez de contêineres de transporte que também os está deixando mais caros.
• Capacidade dos armazéns: o crescimento explosivo das compras on-line está lotando o espaço dos armazéns em lojas e centros de distribuição, especialmente quando os varejistas se abastecem para as festas de fim de ano.
• Expectativas de quem consome: as pessoas que compram on-line esperam frete grátis e entrega em dois dias (obrigado, Amazon). Porém, isso pode não ser realista para muitas empresas de envio em 2021.

Veja o que o CEO de uma grande fabricante de brinquedos disse à Bloomberg sobre a situação da cadeia de suprimentos global nesta temporada de festas:

E nós não melhoramos muito nos últimos dois anos. Os problemas da cadeia de suprimentos de 2022 foram atribuídos principalmente à falta de talentos/mão de obra, doenças na equipe e problemas na rede de transporte. Um estudo de Harvard, de setembro de 2023, mostra que essas escassezes sustentadas de mão de obra também estão impactando o custo de fabricação de bens e serviços devido aos aumentos nos custos trabalhistas.

Em março de 2023, o Índice de Pressão da Cadeia de Suprimentos Global— que leva em consideração métricas de toda a cadeia de suprimentos — caiu para o nível mais baixo desde novembro de 2008. E para a temporada de festas de 2023, as interrupções na cadeia de suprimentos devido a conflitos geopolíticos e eventos climáticos extremos serão tão predominantes quanto a contínua falta de mão de obra, a flutuação dos preços dos combustíveis e alguns dos mesmos problemas que temos vivenciado desde 2021.

A boa notícia é que o custo do e-mail não aumentou, e ele continua sendo uma forma rápida e eficaz de melhorar a comunicação, gerenciar as expectativas e a experiência do cliente em meio aos desafios da temporada de compras para as festas de fim de ano.

Vamos analisar mais de perto as oportunidades de usar o e-mail de maneira eficaz em diferentes etapas da cadeia de suprimentos.

Como a cadeia de suprimentos global é muito complexa e interconectada, muitos produtos contêm peças ou materiais de várias partes do mundo. Um dos maiores problemas da cadeia de suprimentos na economia pós-pandemia é a capacidade da indústria de obter microchips e semicondutores, muitos dos quais são fabricados na Ásia.

Esses componentes são usados em eletrônicos populares, como celulares, além de outros itens muito procurados para as festas, que são tão caros quanto carros novos e tão básicos quanto escovas de dente elétricas. 

Se você é mãe ou pai e precisa de uma desculpa para não comprar um iPhone para quem está na pré-adolescência, isso pode parecer uma boa notícia. Porém, para muitos profissionais da cadeia de suprimentos e clientes, é uma grande dor de cabeça.

Não são apenas os produtos de tecnologia que enfrentam escassez. Reuters relatou recentemente que todos os setores estão enfrentando tempos de espera recordes por matérias-primas. 

Fabricantes seguem cronogramas de produção rigorosos e não atingir a meta durante as festas pode ser muito problemático. Por isso, a equipe de fornecimento e de fabricação deve estar em comunicação constante. E o que toda pessoa com quem você faz negócios tem? Você adivinhou: um endereço de e-mail.

Se uma empresa fabricante sabe quando esperar a chegada de peças ou materiais importantes com alta demanda, ela pode se planejar adequadamente e notificar o restante da cadeia de suprimentos. O e-mail oferece um canal ideal para a comunicação direta e em massa entre o fornecimento e a fabricação.

Quando usado estrategicamente, o e-mail pode informar a uma fabricante específica sobre o status de um pedido de compra, ou avisar a um grande número de pessoas sobre possíveis interrupções no fornecimento.

Depois de fabricado, um produto precisa percorrer o caminho desde a fábrica até os centros de distribuição e as lojas. Um dos maiores obstáculos para colocar os produtos no mercado em 2021 foi a escassez de profissionais de transporte rodoviário. Nos Estados Unidos sozinho, estima-se que haja uma escassez de 80.000 profissionais de transporte rodoviário. 

As interrupções na cadeia de suprimentos são ainda mais complexas no Reino Unido. De acordo com a BBC, embora a escassez de profissionais de direção seja um problema em toda a Europa, a situação é pior na Grã-Bretanha. Isso se deve, em parte, ao impacto que o Brexit teve sobre a capacidade de profissionais de outros países voltarem para o Reino Unido.

Outros fatores também podem atrasar a chegada das remessas. Muitos contêineres de transporte estão presos nos portos esperando para serem movidos. Desastres naturais, como incêndios florestais, furacões e grandes nevascas, também podem atrapalhar tudo. Em 2021, a entrega pontual de cargas de caminhão não é uma garantia.

As transportadoras podem usar o e-mail facilmente para notificar a equipe de remessa sobre possíveis atrasos no transporte, e essas comunicações podem até ser automatizadas se os sistemas estiverem integrados. Assim, determinados eventos ou dados podem ser usados para disparar e-mails para parcerias da cadeia de suprimentos.

Conteúdo dinâmico que atualiza as informações sempre que um e-mail é aberto eleva essas comunicações a outro patamar. As marcas já fazem isso para a clientela que deseja rastrear pacotes individuais, então por que não implementar uma versão B2B mais cedo na cadeia de suprimentos? A comunicação por e-mail B2B não precisa ser chata, não é?

É claro que o e-mail pode fazer muito mais do que isso. Por exemplo, integrar soluções de e-mail em um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) simplifica a comunicação sobre todos os assuntos, de lances e faturamento a conformidade e mudanças de tarifas.

A comunicação por e-mail poderia até ser usada para ajudar a maximizar remessas de carga fracionada (LTL), de forma que os caminhões das transportadoras fiquem o mais cheios possível em cada trajeto.

Apesar de um aumento constante nas compras em e-commerce, muitas pessoas ainda apreciam a experiência de ir a uma loja física para as compras de fim de ano. Isso é ainda mais verdade agora que a clientela se sente mais segura em relação às compras presenciais em 2021 graças às vacinas contra a COVID-19.

Normalmente, conseguir espaço nas prateleiras de um grande varejista é muito importante para as marcas. No entanto, graças à infinidade de problemas na cadeia de suprimentos, a temporada de compras de 2021 é outra história. De acordo com o Retail Dive, as prateleiras das lojas podem ficar muito vazias neste ano.

É claro que, além das prateleiras das lojas físicas, muitos varejistas on-line também enfrentarão problemas de estoque durante a temporada de compras e envios das festas de 2021. Embora o A Amazon afirma que sua cadeia de suprimentos está pronta para a temporada de festas, operações menores de e-commerce podem ter dificuldades.

À medida que os presentes de fim de ano chegam mais perto de seus destinos finais nos sapatos e debaixo das árvores, o e-mail continua sendo uma ferramenta de comunicação crucial.

As marcas podem usar o e-mail para fornecer diretrizes de merchandising aos varejistas parceiros, com o intuito de ajudar a maximizar as estratégias de exibição na loja. Marcas e equipes de fabricação também podem segmentar as suas listas de e-mails por região para se comunicarem de forma eficaz com varejistas em determinados locais.

As marcas podem até querer priorizar determinados parceiros de varejo. Os hipermercados, como Walmart e Target, são relacionamentos extremamente importantes de se manter. A forma como você se comunica com essas organizações pode ser diferente da que usa com outras. O e-mail oferece a oportunidade tanto de automatizar quanto de personalizar a comunicação em toda a cadeia de suprimentos.

Seja em gigantes do varejo on-line, como Amazon e Alibaba, ou em uma loja especializada local, o último passo na cadeia de suprimentos acontece quando o público faz suas compras para as festas. 

Como clientes, nós temos expectativas altas. Estamos com o costume de receber quase tudo sob demanda, entregue à nossa porta em questão de dias. Estamos com o hábito de receber grandes descontos de varejistas na Black Friday e na Cyber Monday, mas a CNN relata que isso pode não acontecer neste ano. Ainda bem que o e-mail marketing oferece uma oportunidade de amenizar quaisquer decepções e tornar o processo o menos doloroso possível.

ShipStation cita uma pesquisa indicando que 78% da clientela prevê atrasos de entrega durante as festas. Então, talvez as expectativas não sejam tão irracionais quanto você supõe. No entanto, a mesma pesquisa descobriu que 77% das pessoas que consomem esperam ser informadas sobre o motivo dos atrasos em suas entregas.

O primeiro passo que os varejistas devem dar é enviar um e-mail com aviso proativo à base de clientes e assinantes sobre a probabilidade de atrasos de envio durante as festas. Use essa comunicação como uma oportunidade de incentivar pedidos antecipados, para que os presentes de fim de ano cheguem a tempo. Um rastreamento dinâmico de pedidos em tempo real por e-mail está se tornando rapidamente outra expectativa de quem consome.

E-mails transacionais são a espinha dorsal da comunicação do e-commerce. As confirmações de pedidos, o rastreamento de remessas, os reembolsos e até os e-mails de redefinição de senha são vitais para manter as coisas em andamento e os clientes satisfeitos durante a temporada de festas.

O Mailgun é uma fonte confiável para a entrega de e-mail transacional e em massa. A equipe de desenvolvimento e engenharia usa a API RESTful do Mailgun para resolver vários desafios de comunicação e, ao mesmo tempo, aumentar a entregabilidade de e-mail, gerenciar listas de e-mails e muito mais.

Um estudo de 2021 da Coyote (uma empresa da UPS) descobriu que o segundo maior desafio de tecnologia para as empresas de envio é “integrar todos os sistemas e plataformas”. Isso foi superado apenas por “obter informações valiosas a partir de dados”. E que tipo de dados apresenta o maior desafio? A pesquisa descobriu que são os “dados operacionais”, que incluem coletas e entregas no prazo, rastreamento de remessas e o desempenho das transportadoras.

O e-mail é uma ferramenta de comunicação que pode entregar tanto dados quanto informações que aumentam a transparência e melhoram a eficiência entre as parcerias da cadeia de suprimentos.

A API do Mailgun integra-se facilmente a qualquer aplicativo. Isso inclui Sistemas de Gerenciamento de Transporte, Sistemas de Gerenciamento de Armazém (WMS) e plataformas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Adicionar os comandos de API aos seus sistemas é fácil, pois você pode escolher a linguagem de sua preferência e começar a enviar após alguns testes simples. Isso significa que você pode usar e-mails de gatilho automatizados para melhorar a comunicação e a logística em toda a cadeia de suprimentos.

Autor: Kasey Steinbrinck Kasey Steinbrinck is a Sr. Content Marketing Manager at Sinch Email on Acid and Sinch Mailgun. He curates the EoA blog and cranks out our long form content and reports. He writes about all things email and email adjacent.