Comment améliorer la communication de la chaîne d’approvisionnement pour les fêtes avec l’email

Cette année, la clientèle n’est pas la seule à s’inquiéter de l’arrivée à temps des commandes pour les fêtes.

La période des achats des fêtes 2023 est pleine de défis pour la chaîne d’approvisionnement mondiale. Même le Père Noël serait stressé par tous les problèmes d’expédition et de logistique de cette année. Mais ne vous inquiétez pas trop. La communication par email offre des solutions simples à la complexité de la chaîne d’approvisionnement.

Quelle que soit la place de votre entreprise dans la chaîne d’approvisionnement, l’email est un élément essentiel de la stratégie de communication. Nous l’admettons… l’email ne peut pas résoudre tous vos problèmes de logistique. Mais il peut répondre à de nombreuses situations et vous aider à éviter les ruptures de communication.

Faisons un voyage dans le temps avec le fantôme des fêtes passées pour voir d’où viennent nos problèmes modernes de chaîne d’approvisionnement. Le Grinch en personne n’aurait pas pu imaginer un abonnement plus diabolique pour gâcher les fêtes !

La chaîne d’approvisionnement est devenue un mot à la mode en 2021, lorsque les spécialistes ont prédit une saison chaotique pour les expéditeurs, les transporteurs, les détaillants et la clientèle impatiente de faire ses achats de fin d’année. De nombreux problèmes étaient directement liés aux conséquences de la pandémie de COVID-19. La clientèle avait une demande refoulée et était prête à acheter, mais une multitude d’obstacles ont causé des retards pendant les fêtes et nous ne sommes toujours pas sortis d’affaire.

Voici quelques-uns des principaux problèmes de chaîne d’approvisionnement qui ont affecté les fêtes de fin d’année 2021 :

• Pénuries de main-d’œuvre : cela inclut une pénurie de personnel de conduite routière aux États-Unis et en Europe, ainsi qu’un manque de personnel d’entrepôt et de commerce de détail.
• Augmentation des tarifs d’expédition et de fret : les services postaux américains, FedEx, UPS et de nombreux transporteurs augmentent leurs tarifs.
• Fluctuation des prix du carburant : les prix du diesel ont récemment atteint leur plus haut niveau en sept ans, et il y a aussi une pénurie de carburant diesel, qui est couramment utilisé dans le transport de marchandises.
• Congestion des ports : il est ainsi difficile de mettre sur le marché les produits fabriqués à l’étranger. De plus, une pénurie de conteneurs d’expédition les rend également plus coûteux.
• Capacité des entrepôts : la croissance fulgurante des achats en ligne encombre l’espace des entrepôts dans les magasins et les centres de distribution, d’autant plus que les détaillants font des réserves pour les fêtes.
• Attentes de la clientèle : la clientèle en ligne s’attend à la gratuité des frais de port et à une livraison en deux jours (merci Amazon). Mais cela risque de ne pas être réaliste pour de nombreux expéditeurs en 2021.

Voici ce que la direction d’un grand fabricant de jouets a déclaré à Bloomberg au sujet de la situation de la chaîne d’approvisionnement mondiale pour cette saison des fêtes :

Et nous ne nous sommes pas beaucoup améliorés au cours des deux dernières années. Les problèmes de chaîne d’approvisionnement de 2022 ont été principalement attribués aux pénuries de talents et de main-d’œuvre, aux maladies du personnel et aux problèmes de réseau de transport. Une étude de Harvard datant de septembre 2023 montre que ces pénuries persistantes de main-d’œuvre affectent également le coût de fabrication des biens et services en raison de l’augmentation du coût du travail.

En mars 2023, le Global Supply Chain Pressure Index– qui prend en compte des statistiques tout au long de la chaîne d’approvisionnement – est tombé à son niveau le plus bas depuis novembre 2008. Et pour les fêtes de fin d’année 2023, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement dues aux conflits géopolitiques et aux événements météorologiques extrêmes vont être tout aussi fréquentes que les pénuries de main-d’œuvre persistantes, la fluctuation des prix du carburant et certains des mêmes problèmes que nous rencontrons depuis 2021.

La bonne nouvelle, le coût de l’email n’a pas augmenté, et il reste un moyen rapide et efficace d’améliorer les communications et de gérer les attentes ainsi que l’expérience client face aux défis de la période des achats des fêtes.

Examinons de plus près les possibilités d’utiliser efficacement l’email aux différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement.

Comme la chaîne d’approvisionnement mondiale est très complexe et interconnectée, de nombreux produits contiennent des pièces ou des matériaux provenant de diverses régions du monde. L’un des plus grands problèmes de chaîne d’approvisionnement dans l’économie post-pandémique est la capacité des fabricants à obtenir des puces électroniques et des semi-conducteurs, dont beaucoup sont fabriqués en Asie.

Ces composants sont utilisés dans des appareils électroniques courants comme les téléphones portables, ainsi que dans d’autres articles très prisés pendant les fêtes, qui sont aussi chers que des voitures neuves et aussi basiques que des brosses à dents électriques. 

Si vous cherchez une excuse pour ne pas acheter un iPhone à votre préado, cela peut sembler être une bonne nouvelle. Mais pour de nombreux professionnels de la chaîne d’approvisionnement et pour la clientèle, c’est un véritable casse-tête.

Les produits technologiques ne sont pas les seuls à faire face à des pénuries. Reuters a récemment publié un rapport indiquant que tous les secteurs connaissent des délais record en attendant les matières premières. 

Les fabricants respectent des calendriers de production stricts, et rater le coche pendant les fêtes pourrait s’avérer très problématique. C’est pourquoi les fournisseurs et les fabricants doivent être en communication constante. Et qu’est-ce que toutes les personnes avec lesquelles vous faites des affaires possèdent ? Vous l’avez deviné – une adresse email.

Si un fabricant sait quand il peut attendre des pièces ou des matériaux importants très demandés, il peut planifier en conséquence et avertir les autres acteurs plus loin dans la chaîne d’approvisionnement. L’email constitue un canal idéal pour la communication directe ainsi que pour les envois en masse entre les fournisseurs et les fabricants.

Utilisé de manière stratégique, l’email peut informer un fabricant spécifique du statut d’un bon de commande, ou informer un grand nombre d’entre eux de potentielles perturbations de l’approvisionnement.

Une fois qu’un produit est fabriqué, il doit être acheminé de l’usine vers les centres de distribution et les magasins. L’un des plus grands obstacles à la mise sur le marché des produits en 2021 est la pénurie de personnel de conduite routière. Aux États-Unis à lui seul, on estime qu’il y a une pénurie de 80 000 professionnels de la conduite routière. 

Les perturbations de la chaîne d’approvisionnement sont encore plus complexes au Royaume-Uni. Selon la BBC, bien que la pénurie de personnel de conduite soit un problème dans toute l’Europe, elle est pire en Grande-Bretagne. Cela est dû en partie à l’impact du Brexit sur la capacité des conducteurs et conductrices d’autres pays à retourner au Royaume-Uni.

D’autres facteurs peuvent également retarder l’arrivée des expéditions. De nombreux conteneurs d’expédition sont bloqués dans les ports en attendant d’être déplacés. Les catastrophes naturelles telles que les feux de forêt, les ouragans et les grosses tempêtes de neige peuvent également perturber les choses. En 2021, la livraison à temps des chargements de camions n’est pas garantie.

Les transporteurs peuvent facilement utiliser l’email pour informer les expéditeurs des éventuels retards de transport, et ces communications peuvent même être automatisées si les systèmes sont intégrés. Ensuite, certains événements ou points de données peuvent être utilisés comme déclencheur d’emails pour les partenaires de la chaîne d’approvisionnement.

Contenu dynamique qui met à jour les informations chaque fois qu’un email est ouvert fait passer ces communications au niveau supérieur. Les marques le font pour la clientèle qui souhaite suivre des colis individuels, alors pourquoi ne pas mettre en place une version B2B plus tôt dans la chaîne d’approvisionnement ? La communication B2B par email n’a pas à être ennuyeuse, n’est-ce pas ?

Bien sûr, l’email peut faire bien plus que cela. Par exemple, l’intégration de solutions email dans un système de gestion des transports (TMS) rationalise la communication sur tous les fronts, des offres et de la facturation à la conformité et aux changements de tarifs.

La communication par email pourrait même être utilisée pour aider à maximiser les expéditions de chargement partiel (LTL) afin que les semi-remorques d’un transporteur soient aussi pleins que possible sur chaque trajet.

Malgré une augmentation constante des achats en ligne, de nombreuses personnes apprécient toujours l’expérience de se rendre dans un magasin physique pour faire leurs achats de fin d’année. C’est d’autant plus vrai maintenant que la clientèle se sent plus en sécurité lors des achats en personne en 2021, grâce aux vaccins contre la COVID-19.

Normalement, obtenir de la place dans les rayons d’un grand détaillant est un enjeu majeur pour les marques. Mais en raison de la myriade de problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement, la période des achats des fêtes de 2021 est une tout autre histoire. Selon Retail Dive, les rayons des magasins pourraient sembler terriblement vides cette année.

Bien sûr, au-delà des rayons des magasins, de nombreux détaillants en ligne rencontreront également des problèmes de stock pendant la période d’achats et d’expédition des fêtes de 2021. Alors que Amazon affirme que sa chaîne d’approvisionnement est prête pour les fêtes, mais les petites entreprises de e-commerce pourraient avoir des difficultés.

À mesure que ces cadeaux se rapprochent de leur destination finale, dans les chaussettes ou sous le sapin, l’email reste un outil de communication crucial.

Les marques peuvent utiliser l’email pour fournir à leurs partenaires de vente au détail des directives de merchandising afin d’aider à maximiser les stratégies d’affichage en magasin. Les marques et les fabricants peuvent également diviser leur liste de contacts en segment par région pour communiquer efficacement avec les détaillants de certaines zones.

Les marques pourraient même vouloir donner la priorité à certains partenaires de vente au détail. Les grandes surfaces telles que Walmart et Target représentent des relations extrêmement importantes à maintenir. La façon dont vous communiquez avec ces organisations pourrait être différente des autres. L’email offre la possibilité d’automatiser et de personnaliser la communication tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Qu’il s’agisse de géants de la vente au détail en ligne comme Amazon et Alibaba, ou d’un magasin spécialisé local, la dernière étape de la chaîne d’approvisionnement a lieu lorsque la clientèle effectue ses achats pour les fêtes. 

En tant que consommateurs et consommatrices, nous avons tous et toutes des attentes élevées. Nous avons l’habitude de recevoir presque tout sur demande, livré à notre porte en quelques jours. Nous sommes habitués à des réductions importantes de la part des détaillants lors du Black Friday et du Cyber Monday, mais CNN indique dans un rapport que cela pourrait ne pas se produire cette année. Heureusement, l’email marketing offre une opportunité d’atténuer les déceptions et de rendre le processus aussi indolore que possible.

ShipStation cite des recherches indiquant que 78 % de la clientèle s’attend à des retards de livraison pendant les fêtes. Il se peut donc que les attentes ne soient pas aussi déraisonnables qu’on pourrait le supposer. Cependant, cette même recherche a révélé que 77 % de la clientèle s’attend à être informée de la raison pour laquelle sa livraison est retardée.

La première chose que les détaillants devraient faire est d’envoyer un email avertissant de manière proactive la clientèle et les personnes abonnées de la probabilité de retards d’expédition pendant les fêtes. Profitez de cette communication pour encourager les commandes anticipées afin que les cadeaux arrivent à temps. Dynamique, le suivi des commandes en temps réel dans les emails devient rapidement une autre attente de la clientèle.

Emails transactionnels sont la colonne vertébrale de la communication e-commerce. La confirmation de commande, le suivi des envois, les remboursements et même les emails pour réinitialiser le mot de passe sont essentiels pour faire avancer les choses et satisfaire le client pendant la saison des fêtes.

Mailgun est une source de confiance pour délivrer à la fois des emails transactionnels et des envois d’emails en masse. L’équipe de développement et d’ingénierie utilise l’API RESTful de Mailgun pour résoudre une multitude de défis de communication tout en améliorant la délivrabilité des emails, la gestion des listes de contactset bien plus encore.

Un L’étude de 2021 de Coyote (une entreprise UPS) a révélé que le deuxième plus grand défi technologique pour les expéditeurs est « l’intégration de tous les systèmes et plateformes ». Cela n’a été éclipsé que par « l’obtention d’informations pertinentes à partir des données ». Et quel type de données présente le plus grand défi ? L’enquête a révélé qu’il s’agit des « données opérationnelles », ce qui inclut le ramassage et la livraison à temps, le suivi des envois et les performances du transporteur.

L’email est un outil de communication qui peut fournir à la fois des données et des informations augmentant la transparence et améliorant l’efficacité entre les partenaires de la chaîne d’approvisionnement.

Le API de Mailgun s’intègre facilement à n’importe quelle application. Cela inclut les systèmes de gestion des transports, les systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) et les plateformes ERP. L’ajout des commandes API à vos systèmes est facile, car vous pouvez choisir votre langage préféré et commencer à envoyer après quelques tests simples. Cela signifie que vous pouvez utiliser des déclencheurs d’emails automatisés pour améliorer les communications et la logistique tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Auteur·trice: Kasey Steinbrinck Kasey Steinbrinck is a Sr. Content Marketing Manager at Sinch Email on Acid and Sinch Mailgun. He curates the EoA blog and cranks out our long form content and reports. He writes about all things email and email adjacent.