Der Stand der Kundenkommunikation 2025: Was E-Mail-Marketing-Teams wissen müssen

19. August 2025

In diesem Bericht äußerten sich über 4.000 Konsumierende und Führungskräfte zu den Herausforderungen und Chancen für die Kundenkommunikation 2025. Die größten Herausforderungen? Sicherheit und Datenschutz, (gewählt von 44 % der Befragten), gefolgt von Kosten (ausgewählt von 39 %) und Integrationskomplexität (ausgewählt von 38 %).

Zusammen zeigen diese Herausforderungen, wie sehr der Posteingang 2025 unter Druck steht. Wenn Ihre Kunden Ihren E-Mails nicht vertrauen, werden sie diese nicht öffnen. Wenn Ihre Systeme nicht miteinander kommunizieren, verpassen Sie wichtige Signale. Wenn Sie Ressourcen für ineffektives Messaging verschwenden, verschwindet Ihr ROI. Der Posteingang ist nicht mehr nur ein Zustellungsort, sondern ein Schlachtfeld für Glaubwürdigkeit, Koordination und Kosteneffizienz. Der Weg nach vorn? Laut dem Bericht – und den Erkenntnissen von Tausenden von Mailgun-Nutzern – kommt es auf drei Dinge an:

• Vertrauenswürdig sein: Sichern Sie Ihre Versand-Infrastruktur ab und zeigen Sie klare Zeichen von Legitimität.
• Relevant sein: Versenden Sie Nachrichten, die zeitgerecht, zielgerichtet und willkommen sind.
• Verbunden sein: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Plattform mit den Systemen zusammenarbeitet, die das restliche Kundenerlebnis steuern.

Wir schlüsseln diese Themen auf und zeigen Ihnen, wie Sie die aktuellen Herausforderungen in der Kommunikation in Chancen für intelligentere, stärkere Kundenbeziehungen verwandeln.

Es ist verlockend zu glauben, dass das Problem in der Menge liegt. Posteingänge sind heutzutage einfach überflutet, oder?

Nicht ganz. Das Volumen ist nicht das Problem, sondern die Abstimmung.

Sie buhlen nicht nur um Aufmerksamkeit. Sie navigieren durch strengere Regeln, höhere Risiken und geringere Margen. Vorschriften wie DSGVO, SOC 2 und ISO 27001 bedeuten, dass Ihre E-Mails sicher, verifizierbar und überprüfbar sein müssen. Gleichzeitig jonglieren Ihre Teams mit globalen Vorschriften, komplexen Stacks und wachsenden Erwartungen. Jede Nachricht muss sich nun ihren Platz verdienen. Und wenn nicht? Sie wird ignoriert – oder komplett herausgefiltert.

Wenn sich jede Nachricht ihren Platz im Posteingang verdienen muss, ist eine bessere Infrastruktur kein Nice-to-have – sie ist Ihre beste Chance auf Wirkung. Wie also kann Mailgun helfen?

Laut dem Bericht bleibt die E-Mail auch 2025 das Rückgrat der digitalen Kommunikation – zuverlässig, skalierbar und für einen Großteil der Konsumierenden weiterhin der bevorzugte Kanal. 77 % geben an, E-Mail für Werbeaktionen zu bevorzugen, 50 % für Kunden-Updates, und 84 % nehmen sie in ihren idealen Multichannel-Mix auf.

Das Vertrauen Ihrer Kunden ist hart erarbeitet, aber auch fragil. Hier liegt der Widerspruch: 35 % der Menschen glauben, dass E-Mails der am wenigsten wahrscheinliche Kanal für Phishing sind.

Das ist… rührend. Und gefährlich.

In der Realität ist Phishing auf jedem Kanal ein Problem. Über 3,4 Milliarden Phishing-E-Mails werden jeden Tag versendet, und Spoofing bleibt ein häufiger Angriffsvektor, insbesondere bei Marken ohne ordnungsgemäße Authentifizierung. Dem Bericht zufolge geben 53 % der Konsumierenden an, legitime Marken-E-Mails erhalten zu haben, denen sie nicht vertrauten. Und das Problem beschränkt sich nicht auf E-Mails: 39 % berichten von Betrugsnachrichten über Messaging-Apps. Das beweist den Bedarf an klaren Vertrauenssignalen an jedem Touchpoint.

Das ist Ihr Weckruf. Denn wenn Empfänger Ihren Nachrichten nicht vertrauen – selbst wenn Sie alles richtig machen –, leiden Ihre Öffnungsraten, Klicks und Ihr ROI.

E-Mail mag den Großteil der Phishing-Last tragen, aber E-Mail-Anbieter schlagen zurück. Gmail, Yahoo, Microsoftund andere verschärfen die Anforderungen an Absender, setzen DMARC durch und fügen visuelle Vertrauensindikatoren hinzu wie BIMI und blaue Häkchen, damit Nutzer legitime Absender schneller erkennen. Diese Bemühungen tragen dazu bei, das Vertrauen in die E-Mail wiederherzustellen.

So schließen Sie die Lücke zwischen „sicher“ und „als sicher wahrgenommen“:

• Schritt 1: Das Backend optimieren. SPF, DKIM und DMARC teilen E-Mail-Anbietern mit: „Ja, das sind wirklich wir.“
• Schritt 2: Verifizierung sichtbar machen.
  • BIMI (Brand Indicators for Message Identification) sorgt dafür, dass ein verifiziertes Logo neben Ihrem Absendernamen erscheint.
  • Blaue Häkchen bei Gmail bestätigen, dass Ihr Logo und Ihre Domain die DMARC-Prüfung bestanden haben.

Warum es wichtig ist:

1. Menschen erkennen Logos schneller als Text, weshalb BIMI für sofortigen Wiedererkennungswert sorgt.
2. Ein sichtbares Häkchen signalisiert skeptischen Abonnenten, dass Ihre Nachricht kein Phishing ist.
3. Ein winziges Symbol mit großer Wirkung: 79 % der Konsumierenden finden, dass ein verifiziertes Logo eine Nachricht vertrauenswürdiger macht.
4. Höheres Vertrauen → mehr Öffnungen → stärkere Absenderreputation – ein positiver Kreislauf.

Konsumierende glauben vielleicht, dass E-Mails sicher sind, aber es liegt an Absendern wie Ihnen, dafür zu sorgen, dass dies auch so bleibt. Der Posteingang bleibt nur dann ein vertrauenswürdiger Ort, wenn Marken aktiv daran arbeiten, ihn zu schützen.

Omnichannel-Messaging – also Messaging, das jeden Nutzer, überall, jederzeit und mit jeder Nachricht erreichen kann – klingt sicherlich fantastisch… bis es überfordert. Was sich die meisten Kunden wünschen, sind relevante Nachrichten auf den von ihnen gewählten Kanälen in einer angemessenen Frequenz.

Der Bericht ergab, dass 58 % der Konsumierenden selbst entscheiden möchten, wie sie kontaktiert werden. Viele äußerten jedoch auch Frustration über Nachrichten, die irrelevant sind oder zu häufig eintreffen.

Und wenn Marken diese Grenzen ignorieren? Das Engagement sinkt und das Vertrauen schwindet.

Mit anderen Worten: Kunden wollen nicht noch mehr Nachrichten. Sie wollen bessere Nachrichten. (Weitere Einblicke dazu, wie Sie Ihre Kunden erreichen, finden Sie bei Mailguns Deliverability Academy).

So vermeiden Sie es, zu diesen Absendern zu gehören:

• Bieten Sie ein „Opt-down“ an (nicht nur ein Opt-out) über ein Preference Center – und ermöglichen Sie eine Abmeldung mit nur einem Klick
• Nutzen Sie Rate Limiting, um E-Mail-Müdigkeit vorzubeugen – und es sich nicht mit den E-Mail-Anbietern zu verscherzen
• Segmentieren Sie nach Engagement-Level, um relevant zu bleiben – und Spamfallen zu vermeiden

Das sind nicht nur gute Umgangsformen, es sind Best Practices für die Zustellbarkeit.

Auch wenn neue Kanäle wie Chatbots und SMS immer beliebter werden, ist die E-Mail für 75 % der Nutzer nach wie vor die bevorzugte Möglichkeit, von Marken zu hören. Sie bleibt das Zugpferd für wichtige Lifecycle-Momente: Passwort-Resets, Quittungen, Versand-Updates, Terminerinnerungen, Treueprämien und mehr.

Doch durch übermäßige (oder schlechte) Nutzung wird E-Mail schnell als störend empfunden.

Mit Mailgun bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste vor dem Versand, planen E-Mails auf Basis echter Engagement-Signale und vermeiden E-Mail-Müdigkeit im Posteingang. So wird E-Mail zu Ihrer VIP-Spur – wo Qualität über Quantität siegt und jede Nachricht ihren Platz verdient.

Im Jahr 2025 ist KI keine Neuheit mehr, sie gehört zum Standard. Der Bericht zeigt jedoch, dass die Kunden nicht restlos überzeugt sind.

95 % der Unternehmen geben an, KI zu nutzen, doch es ist noch längst nicht alles eitel Sonnenschein:

• 46 % der Unternehmen sorgen sich um Datenschutz und Sicherheit
• 34 % der Unternehmen haben Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit und Zuverlässigkeit von KI

Auch wenn KI also Ihren Marketing-Stack antreiben mag, wird sie eine fehlerhafte Strategie nicht beheben. Vielmehr verdeutlicht sie Ihr schwächstes Glied.

Wie Sie KI einsetzen, ist wichtiger als die Frage, ob Sie sie nutzen. Kunden wünschen sich Personalisierung, kein Automatisierungstheater. Sie wollen Relevanz, ohne sich ausspioniert zu fühlen, und möchten spüren, dass immer noch ein Mensch am Steuer sitzt. Wie also gelingt Ihnen das?

Hier glänzt KI in der E-Mail-Kommunikation tatsächlich:

• Intelligente Segmentierung: Sagen Sie voraus, wer interaktionsbereit istund wer bereits abgeschaltet hat
• Verwaltung der E-Mail-Müdigkeit: Erkennen Sie potenzielle Abmelder bevor sie abspringen
• Versandzeitoptimierung: Passen Sie die Zustellung an die Zeiten an, zu denen die Nutzer ihre E-Mails tatsächlich öffnen

KI mag Ihre Kapazitäten erweitern, rettet Sie aber nicht vor schlechtem Messaging. Vertrauen in KI hängt davon ab, wie sie eingesetzt wird und ob die Ergebnisse respektvoll, zeitgerecht und transparent wirken. Es geht nicht darum, jede Betreffzeile von einem Bot schreiben zu lassen; es geht darum, KI zu nutzen, um besser zuzuhören.

Die vollständige Vereinheitlichung von Kommunikationssystemen klingt toll – bis man versucht, sie umzusetzen.

Laut dem Bericht geben nur 55 % der Unternehmen an, dass ihre Kommunikationssysteme vollständig integriert sind. Das bedeutet, dass fast die Hälfte immer noch mit unzusammenhängenden Tools, manuellen Workflows oder anfälligen Einzellösungen jongliert. Die Wahrheit ist, dass nur wenige Teams die Zeit – oder das Budget – haben, um nach Perfektion zu streben.

Mailgun hilft dabei, diese Lücke zu schließen, ohne einen kompletten Neuaufbau zu verlangen. Binden Sie E-Mail direkt in Ihr CRM, Ihren E-Commerce-Stack oder Ihre Support-Systeme ein, ohne alles andere überarbeiten zu müssen. Mit robuste APIs, SDKs und native Integrationen, ist es ganz einfach, E-Mails zu einem Teil Ihres Stacks zu machen.

Was ist also die wichtigste Erkenntnis für 2025? Die E-Mail wird uns erhalten bleiben, aber wie Sie sie nutzen, entscheidet über Ihren Erfolg.

Wie wir gesehen haben, hat das Jahr bereits neue Herausforderungen mit sich gebracht. Vertrauen ist fragil, Kanäle vermehren sich und die Erwartungen steigen. Mit dem richtigen Fundament bleibt die E-Mail jedoch Ihr stärkster Hebel.

Folgendes haben erfolgreiche E-Mail-Programme gemeinsam:

• Vertrauenswürdige Infrastruktur – mit SPF, DKIM, DMARC und sichtbaren Vertrauenssignalen wie BIMI
• Relevantes Messaging – unterstützt durch intelligente Segmentierung, Verwaltung der E-Mail-Müdigkeit und Respekt für die Einstellungen der Nutzer
• Integrierte Systeme – damit Ihre E-Mails nahtlos mit Ihrem CRM, Ihren Support-Tools und E-Commerce-Plattformen zusammenarbeiten

Genau dafür wurde Mailgun entwickelt.

Der Bericht zum Stand der Kundenkommunikation 2025 teilt Erkenntnisse von 2.800 Konsumierenden und 1.600 Führungskräften, die alle auf eines hindeuten: Bessere Kommunikation hält Kunden engagiert, informiert, sicher und zufrieden.

Möchten Sie sehen, wie Ihr Ansatz im Vergleich abschneidet und wo er verbessert werden kann?