Verabschieden Sie sich von No-Reply-E-Mails (und was Sie stattdessen tun sollten)

Automatisierte E-Mails – was will man mehr? E-Mail-Marketing-Kampagnen lassen sich automatisch für Geburtstage der Kundschaft, für Belege per Transaktions-E-Mail und für fast jede andere E-Mail-Kampagne versenden, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Es gibt zwar unzählige Dinge, die bei Ihrer automatisierten E-Mail-Kampagne schiefgehen können. Ein Aspekt wird unserer Meinung nach jedoch häufig übersehen: die Verwendung von No-Reply-E-Mail-Adressen.

In diesem Artikel erläutern wir, was eine No-Reply-E-Mail ist und warum sie Ihren E-Mail-Marketing-Programmen schadet. Anschließend stellen wir Ihnen einige Alternativen zur No-Reply-E-Mail vor.

Eine No-Reply-E-Mail ist genau das, wonach sie klingt: eine E-Mail-Adresse, auf die man nicht antworten soll, und die mit noreply@ beginnt. Viele Unternehmen nutzen sie, um automatisierte E-Mails zu versenden und der Nutzerschaft zu signalisieren, dass niemand dieses Postfach auf Antworten überwacht (selbst wenn dies der Fall ist). Sie werden in der Regel für Transaktions-E-Mails wie Bestätigungen oder Warenkorberinnerungen genutzt.

Klingt nach einer großartigen Idee, oder? Nicht wirklich. Lassen Sie uns untersuchen, warum No-Reply-E-Mails Ihren Marketingmaßnahmen schaden könnten und was Sie stattdessen tun können.

Nun denken Sie vielleicht, dass das Vermeiden von Antworten der eigentliche Zweck von No-Reply-E-Mail-Adressen ist. Da stimmen wir Ihnen zu. Das ist der Punkt, aber genau dieser Punkt ruiniert Ihre Reputation.

Hier sind einige Gründe, warum No-Reply-E-Mails für Ihre digitale Marketing-Kampagne eine schlechte Idee sind:

• Internet Service Provider (ISPs) und E-Mail-Service-Provider (ESPs) können die Nutzung von No-Reply-E-Mails abstrafen.
• Sie verhindern echtes Engagement im E-Mail-Client.
• In manchen Fällen verstoßen Sie damit möglicherweise gegen Datenschutzgesetze.

Kurz gesagt: No-Reply-E-Mails funktionieren nicht. Im Folgenden sehen wir uns diese genauer an.

ISPs und ESPs sehen die Verwendung von No-Reply-E-Mails generell ungern. Und in Kombination mit den falschen Inhalten laufen Sie zwangsläufig Gefahr, in Spamfiltern zu landen oder Spam-Beschwerden auf sich zu ziehen. Mehr Spam-Beschwerden bedeuten, dass Sie seltener im Posteingang landen.

Durch die Verwendung einer No-Reply-E-Mail unterbinden Sie aktiv die beste Art von Engagement: E-Mail-Antworten. Sie möchten Antworten Ihrer Kundschaft erhalten. Sie sind die ehrlichste Form des Engagements und ermöglichen es Ihnen, durch hervorragende Kundenbetreuung eine stärkere Marke aufzubauen.

Tatsächlich könnten Sie Ihre Kundschaft sogar verprellen, wenn Sie ihr das Gefühl geben, gegen eine Wand zu reden.

Eine Zwei-Wege-Kommunikation hat viel für sich, und E-Mail wurde genau dafür entwickelt. Wenn Sie eine E-Mail-Kampagne einrichten und für den Großteil Ihrer Sendungen eine No-Reply-Adresse verwenden, halten Sie Ihre Kundschaft aktiv davon ab, mit Ihnen zu kommunizieren.

Nach den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat Ihre Kundschaft das Recht, die Löschung ihrer Daten aus Ihren Systemen zu verlangen. Falls Sie für die Kommunikation mit Ihrer Abonnentenschaft eine No-Reply-E-Mail verwenden, verstoßen Sie möglicherweise gegen die DSGVO. Sie machen es damit schwer (wenn nicht gar unmöglich), Ihr Unternehmen bezüglich der Löschung von Nutzerdaten zu kontaktieren.

Nicht wirklich. Eine No-Reply-Adresse hält Personen nicht zwangsläufig davon ab, zu antworten. Sicherlich schreckt es ab. Es kann die Personen jedoch nicht aufhalten, wenn sie wirklich antworten möchten. Sie suchen einfach nach alternativen Kontaktinformationen, um mit Ihrem Unternehmen in Verbindung zu treten. In der Zwischenzeit führt dies natürlich dazu, dass Sie den Frust Ihrer Kundschaft vergrößern, da Sie keine einfache Kontaktmöglichkeit anbieten.

Da No-Reply-E-Mails nicht wirklich funktionieren, sehen wir uns einige Alternativen an. Diese können Sie für Ihre nächste E-Mail-Marketing-Kampagne ausprobieren.

Folgende Möglichkeiten gibt es:

• Eine eigene E-Mail-Adresse für E-Mail-Antworten erstellen.
• Filter für bestimmte Autoresponder einrichten.
• Abmeldungen im Auge behalten.
• Eine persönliche Note hinzufügen.

Lassen Sie uns diese Punkte im Folgenden genauer betrachten.

Falls Sie eine eigene Antwortadresse einrichten, können Sie eingehende Nachrichten filtern und auf Feedback der Kundschaft reagieren. Mit anderen Worten: Richten Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse ein, um eingehende Nachrichten aus einer speziellen E-Mail-Marketing-Kampagne zu empfangen. Idealerweise handelt es sich um eine gemeinsame E-Mail-Adresse. So haben relevante Teammitglieder wie Fachleute aus dem Kundensupport, dem Vertrieb oder dem Community-Management Zugriff darauf.

Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und Ihren Workflow für eingehende E-Mails automatisieren. Verknüpfen Sie Ihre spezifischen E-Mail-Adressen einfach mit Support-Software wie Zendesk. Auf diese Weise erstellt jede E-Mail automatisch ein neues Support-Ticket.

Der Sinn einer No-Reply-E-Mail war, keine Antworten zu erhalten. Insbesondere möchten Sie sich nicht durch einen Berg von Abwesenheitsnachrichten und anderen Autorespondern klicken. Selbst falls Sie eine eigene E-Mail-Adresse für Antworten der Kundschaft verwenden, müssen Sie sich mit diesen automatisierten Nachrichten auseinandersetzen.

Zum Glück gibt es eine Lösung. Sie können einen Filter erstellen. Dieser fängt Nachrichten ab, die in der Betreffzeile oder im Text der E-Mail Keywords wie „delivery notification“ oder „out of office“ enthalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie reguläre Ausdrücke (Regex) verwenden, um eingehende E-Mails zu filtern.

Einige Personen auf Ihrer E-Mail-Liste antworten direkt auf Ihre Nachricht, um sich abzumelden. Falls Sie Ihre E-Mail-Marketing-Kampagne von einer No-Reply-Adresse gesendet haben, verpassen Sie diese Nachrichten. Das führt zu einem negativen Kundenerlebnis.

Wenn Sie diesen Anfragen nicht rechtzeitig nachkommen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Nachrichten einfach als Spam markiert werden. Dies kann Ihrer Domain-Reputation enorm schaden. Möglicherweise setzt der ISP Sie sogar auf eine Blocklist.

Falls der Zweck einer Antwortadresse darin besteht, die Konversation zwischen Ihnen und Ihrer Kundschaft zu fördern, warum gehen Sie dann nicht noch einen Schritt weiter? Anstatt eine gemeinsame, feste E-Mail-Adresse für alle Antworten Ihrer Kundschaft zu verwenden, können Sie eine persönliche Note einbringen. Segmentieren Sie Ihre Liste und weisen Sie jedem Segment eine feste Ansprechperson für die Antworten zu. So sorgen Sie für eine persönliche Note und geben Ihrem Unternehmen ein Gesicht.

Viele B2B-Absender nutzen beispielsweise die E-Mail-Adresse einer Vertriebsperson als Antwortadresse, um die Konversation persönlich und menschlich zu halten. B2C-Absender hingegen verwenden häufig eine allgemeine Antwortadresse, die von mehreren Fachleuten aus dem E-Mail-Marketing überwacht wird. Beide Szenarien ermöglichen zeitnahe Antworten an die Kundschaft.

Anstatt bei Ihren Kundenservice-Anforderungen auf eine No-Reply-E-Mail-Lösung zurückzugreifen, sollten Sie einen proaktiveren Ansatz mit verschiedenen Subdomains und Postfächern in Betracht ziehen, um Ihre E-Mail-Flows besser zu strukturieren. Ob Sie eine neue E-Mail-Adresse oder Subdomain einrichten, hängt maßgeblich von Ihrem Versandvolumen ab. Stellen Sie vor dem Versand sicher, dass Ihr Setup stimmt.

Wir können auch nicht oft genug betonen, wie hilfreich Routen in dieser Situation sind. Sie können verschiedene Routen einrichten. Senden Sie Nachrichten auf Grundlage beliebiger Kriterien an unterschiedliche Orte – etwa bei einer Übereinstimmung in der Betreffzeile oder im Header. Sie können Nachrichten stoppen, an Ihre Support-Adresse weiterleiten oder alle in dasselbe Postfach senden. Die Routing-Welt steht Ihnen offen.

Es liegt auf der Hand: Menschen sprechen gerne mit echten Menschen. Auch ISPs schätzen das, denn echte Kommunikation gehört nicht in den Spam-Ordner. Das bedeutet, Sie können Ihre E-Mail-Zustellbarkeit.

Falls Sie also derzeit eine No-Reply-E-Mail verwenden, machen Sie sich keine Sorgen. Die Umstellung ist nicht so schwierig, wie sie vielleicht erscheint. Außerdem ist dies ein hervorragender Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Liste bereinigt ist und Sie die Vorschriften von CAN-SPAM.

Falls Sie unsicher sind, wie Sie das E-Mail-Erlebnis für Ihre Kundschaft weiter verbessern können: Wir sind jederzeit für Sie da. Jetzt mit Mailgun starten.

Autor: Ashley Rodriguez Ashley Rodriguez is the Deliverability Engineer at Sinch Mailgun. She's a metrics pro, deliverability whisperer, and problem-solver helping clients build strong deliverability programs. She writes to help you troubleshoot deliverability issues when sending isn't going your way.