Abandone o e-mail noreply (e o que fazer em vez disso)

E-mails automatizados — como não amar? Campanhas de e-mail marketing podem ser enviadas automaticamente em aniversários de clientes, recibos de e-mails transacionais e em praticamente qualquer campanha de e-mail para otimizar seus negócios.

Embora existam inúmeras coisas que podem dar errado com sua campanha de e-mail automatizada, sentimos que há uma que passa despercebida: o uso de endereços de e-mail noreply.

Neste artigo, explicaremos o que é um e-mail noreply e por que ele prejudica seus programas de e-mail marketing. Em seguida, mostraremos algumas alternativas ao e-mail noreply.

Um e-mail noreply é exatamente o que parece: um endereço de e-mail “não responda” que começa com noreply@. Muitas empresas os usam para enviar e-mails automatizados e sinalizar aos usuários que ninguém está monitorando aquela caixa de correio em busca de respostas (mesmo que estejam). Eles geralmente são usados para e-mails transacionais, como confirmações ou lembretes de carrinho de compras.

Parece uma ótima ideia, não é? Na verdade, não. Vamos explorar por que e-mails noreply podem estar prejudicando seus esforços de marketing e o que você pode fazer em vez disso.

Você pode estar pensando que desencorajar respostas é o principal objetivo dos endereços de e-mail noreply. Concordamos com você, esse é o ponto, mas esse ponto está destruindo sua reputação.

Aqui estão alguns motivos pelos quais e-mails noreply são uma má ideia para sua campanha de marketing digital:

• Os provedores de serviços de internet (ISPs) e os provedores de serviços de e-mail (ESPs) podem penalizar o uso de e-mails noreply.
• Você impede o engajamento genuíno do cliente de e-mail.
• Em alguns casos, eles podem deixar sua empresa em não conformidade com as leis de proteção de dados.

Resumindo: e-mails noreply não funcionam. Vamos analisar cada uma delas com mais detalhes a seguir.

Os ISPs e ESPs geralmente desaprovam o uso de e-mails noreply. E, se você combinar isso com o conteúdo errado, certamente vai cair nos filtros de spam ou atrair reclamações de spam. Mais reclamações de spam significam que você tem menos probabilidade de chegar à caixa de entrada.

Ao usar um e-mail noreply, você está barrando ativamente o melhor tipo de engajamento: as respostas por e-mail. Você quer respostas de clientes porque elas são a forma mais genuína de engajamento e permitem que você construa uma marca melhor, oferecendo um excelente atendimento.

Na verdade, você pode até alienar seus clientes, fazendo com que sintam que estão falando com uma parede.

Há muito a se dizer sobre a comunicação bidirecional, e o e-mail foi criado para isso. Quando você configura uma campanha de e-mail com um endereço noreply para a maior parte dos seus envios, você está ativamente desencorajando seus clientes a falar com você.

De acordo com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, seus clientes têm o direito de solicitar a remoção de seus dados do seu sistema de armazenamento. Se você usa um e-mail noreply para se comunicar com a sua base de assinantes, pode ficar em não conformidade com o GDPR ao dificultar (se não impossibilitar) que entrem em contato com a sua empresa para pedir a remoção de dados do usuário.

Na verdade, não. O endereço noreply não impede exatamente as pessoas de responderem. É claro que isso as desencoraja, mas não vai detê-las se realmente quiserem responder. Elas simplesmente vão procurar informações de contato alternativas para falar com a sua empresa. É claro que, nesse meio tempo, isso significa que você está aumentando a frustração do seu cliente ao não oferecer uma maneira fácil de entrar em contato.

Já que e-mails noreply não funcionam muito bem, vamos ver algumas alternativas que você pode explorar para a sua próxima campanha de e-mail marketing.

Considere:

• Criar um endereço de e-mail dedicado para respostas.
• Configurar filtros para respostas automáticas específicas.
• Ficar de olho nos cancelamentos de inscrição.
• Dar um toque pessoal.

Vamos analisar essas opções com mais detalhes a seguir.

Se você configurar um endereço de resposta dedicado, poderá filtrar as mensagens recebidas e responder ao feedback do cliente. Em outras palavras, crie um endereço de e-mail específico para receber mensagens de uma determinada campanha de e-mail marketing. O ideal é que seja um endereço de e-mail compartilhado, com acesso para membros relevantes da equipe, como agentes de suporte ao cliente, representantes de vendas ou profissionais de gestão de comunidades.

Na verdade, você pode ir além e automatizar seu fluxo de trabalho de e-mails de entrada. Basta conectar seus endereços de e-mail dedicados a ferramentas de software de suporte como o Zendesk. Dessa forma, cada e-mail criará automaticamente um ticket de suporte.

O objetivo de um e-mail noreply era não receber respostas. Mais especificamente, você não quer ter que clicar em várias mensagens de ausência e outras respostas automáticas. Mesmo que você use um endereço de e-mail dedicado para as respostas de clientes, terá que lidar com essas mensagens automatizadas.

Felizmente, há uma solução. Você pode criar um filtro para capturar mensagens que contenham palavras-chave como “notificação de entrega” ou “ausência temporária” na linha de assunto ou no corpo do e-mail. Saiba mais sobre como usar Expressões Regulares (regex) para filtrar e-mails recebidos.

Alguns assinantes respondem diretamente ao seu e-mail para pedir para serem removidos. Se você enviou sua campanha de e-mail marketing a partir de um endereço noreply, estará perdendo as mensagens dos seus assinantes, criando assim uma experiência negativa do cliente.

Na verdade, se você não atender a essas solicitações a tempo, é provável que sua base de assinantes simplesmente marque suas mensagens como spam. Isso pode ser muito prejudicial para a reputação do domínio, e você pode entrar na lista de bloqueio do ISP deles.

Se o objetivo de um endereço de e-mail de resposta é promover a conversa entre você e seu cliente, por que não ir além? Em vez de ter um e-mail compartilhado e dedicado para captar todas as respostas dos seus clientes, dê um toque pessoal segmentando sua lista e tendo uma pessoa dedicada para responder a cada segmento. Dessa forma, você pode oferecer um toque pessoal e humanizar a sua operação.

Por exemplo, muitos remetentes B2B usarão o endereço de e-mail de um profissional de vendas como o endereço de resposta para manter a conversa pessoal e humana. Por outro lado, remetentes B2C podem usar um endereço de resposta geral que pode ser monitorado por vários profissionais de e-mail marketing. Ambos os cenários possibilitam respostas oportunas aos clientes.

Em vez de recorrer a uma solução de e-mail noreply para suas necessidades de atendimento ao cliente, considere uma abordagem mais proativa com diferentes subdomínios e caixas de entrada para organizar melhor seus fluxos de e-mail. Criar um novo endereço de e-mail ou subdomínio depende muito do seu volume de envio. Certifique-se de ter a configuração correta antes de enviar.

Também não podemos deixar de enfatizar como o roteamento é útil nessa situação. Você pode configurar diferentes rotas e enviar mensagens para diferentes locais com base em qualquer coisa, como uma correspondência de linha de assunto específica ou de cabeçalho. Você pode interromper mensagens, roteá-las para seu endereço de suporte ou enviar todas para a mesma caixa — o mundo do roteamento está à sua disposição.

É muito óbvio: as pessoas gostam de falar com pessoas reais. Os ISPs também adoram isso porque a comunicação genuína não pertence à pasta de spam, o que significa que você pode melhorar sua entregabilidade de e-mail.

Portanto, se você estiver usando um e-mail noreply no momento, não se preocupe. Fazer a mudança não é tão doloroso quanto parece, e este é um ótimo momento para verificar se sua lista de e-mails está limpa e se você está em conformidade com o CAN-SPAM.

Se você tem dúvidas sobre como melhorar a experiência de e-mail para seus clientes, estamos sempre aqui para ajudar. Comece a usar o Mailgun hoje mesmo.

Autor: Ashley Rodriguez Ashley Rodriguez is the Deliverability Engineer at Sinch Mailgun. She's a metrics pro, deliverability whisperer, and problem-solver helping clients build strong deliverability programs. She writes to help you troubleshoot deliverability issues when sending isn't going your way.