No hay dos migraciones iguales: cómo Mailgun ayuda a migrar a la clientela de la manera correcta

Como especialista en onboarding de Mailgun, he visto todo tipo de migraciones, desde las más sencillas hasta las más grandes y complejas. Tanto si migras desde un proveedor antiguo, otra plataforma o una herramienta interna, hay algo que siempre se cumple: Una gran migración no es solo una cuestión técnica. Es estratégica.

¿La buena noticia? Y es justo en eso en lo que nos especializamos. Esto es lo que puedes esperar al cambiar a Mailgun y cómo te ayudamos a hacerlo bien desde el primer día.

Si estás pensando en trasladar tu envío de emails a Mailgun, seguramente te preguntes cómo es realmente el proceso. Como alguien que ha ayudado a decenas de empresas, grandes y pequeñas, con este proceso, puedo asegurarte que nunca hay dos iguales.

Sin embargo, hay algunas verdades que no cambian. Las empresas que migran sin problemas son las que parten de un plan, hacen las preguntas adecuadas y colaboran estrechamente con nuestro equipo para que todo salga bien. Estos son mis cinco consejos principales para prepararte para la migración:

1. Establece expectativas internas y externas. Si eres una empresa de tecnología de marketing que ofrece servicios de envío a su propia clientela, depende de ti implementar limitaciones y reglas que protejan tu reputación como remitente. Te ayudaremos a integrar esas expectativas en tu plataforma y en tus procesos. Esto incluye ayudarte a responder a la pregunta: “¿Qué significa mantener una buena reputación en Mailgun?”
2. Planifica la configuración y el acceso a la cuenta con antelación. ¿Gestionará tu clientela su propia actividad de email, o lo harás tú en su lugar? ¿Necesitarán acceso de inicio de sesión? ¿Quién va a crear los dominios de envío? No se trata de decisiones sin importancia; de hecho, darán forma a tu flexibilidad y escalabilidad a largo plazo.
3. Entiende tus limitaciones técnicas. ¿Puedes migrar a una parte de la clientela a la vez? ¿O será un cambio completo de la plataforma? Una pregunta que seguro que no te haces es ¿funcionará? La migración resuelve el problema de cómo funcionará. Ahí es donde entra en juego nuestra planificación.
4. Asegúrate de cumplir con las normativas. Repasaremos los procesos de opt in, los requisitos de la política de privacidad y las directrices de contenido. Necesitarás tener una lista de supresión lista para importar y conocer claramente tus actuales prácticas de higiene de listas.
5. Conoce los recursos de los que dispones. Tu capacidad de trabajo interna marca una gran diferencia. Hemos colaborado con equipos de una sola persona que necesitaron entre 8 y 10 semanas para realizar la migración. En el otro extremo, cuando hay activos más grandes, el proceso puede tardar de 4 a 5 meses debido a los sistemas redundantes y a los estrictos requisitos de prueba.

La migración es, ante todo, gestión. A veces se trata de gestionar las expectativas y otras de gestionar la base de usuarios, pero por lo general es una combinación de muchos factores.

Por ejemplo, las empresas de tecnología de marketing son responsables de su comportamiento en la plataforma. Esto incluye las reputaciones de envío de la clientela a su cargo, sus prácticas de envío, la calidad de sus listas y si cumplen o no con los estándares básicos de email.

Muy a menudo he visto a empresas de tecnología de marketing abrir su plataforma de email con muy poca supervisión. No evalúan a su base de usuarios ni comunican las reglas. Esto crea graves problemas para su reputación como remitente.

Una de las primeras cosas que haremos será ayudarte a crear un marco claro para tu base de usuarios que incluya límites de uso, políticas de envío y directrices que puedas transmitirles.

Una empresa cliente, por ejemplo, necesitaba una forma de incorporar a su propia clientela a Mailgun de forma segura. Colaboramos con su equipo para crear un flujo de onboarding personalizado, formación interna y una estrategia centrada en mantener una buena reputación a largo plazo.

Este es el tipo de cuestiones de las que te pediremos que nos hables:

• ¿Qué tipo de emails envías? Mensajes transaccionales como los de restablecer contraseñas son diferentes a las campañas de marketing. ¿Cómo desglosas tus envíos? ¿Cuáles son tus necesidades?
• ¿Tienes una página web, una política de privacidad y has documentado el proceso de opt in? La seguridad es fundamental para nosotros, al igual que el cumplimiento. Al migrar a la clientela, nos aseguramos de que nuestras políticas estén alineadas para proteger la reputación de todos nuestros remitentes.
• ¿Puedes importar una lista de supresión? En otras palabras, ¿haces un seguimiento de a quién no deberías enviar emails?
• ¿Conoces tus tasas de interacción actuales? Aperturas, clics, rebotes, bajas – si aún no haces un seguimiento de esto, te ayudaremos a establecer una base. Pero entrar a ciegas hace que sea difícil comparar el rendimiento después de la migración.
• ¿Cómo mantienes la higiene de listas?¿Eliminas los contactos que no interactúan? ¿Tienes una política de sunset? Tener listas saneadas es la base de una buena entregabilidad y querremos saber cómo gestionas las tuyas.

Estos aspectos básicos nos ayudan a evitar sorpresas más adelante. Si alguien nos dice durante una revisión de cumplimiento que está comprando listas de contactos o que no tiene datos de interacción, sabemos que hay trabajo por hacer.

Incluso a los equipos más experimentados les pilla por sorpresa lo siguiente:

• Comportamiento de la clientela y riesgos para la reputación: Si tus clientes envían emails a través de tu plataforma, la reputación es tuya. Hay demasiada gente que lo olvida. Recomendamos las mejores prácticas para las reglas del panel de control, la documentación de onboarding para clientes y los límites de uso. Esto te ayudará a establecer salvaguardas para mantener tus dominios protegidos.
• Listas compradas: no compres una lista de contactos. En serio, no lo hagas nunca. Si gestionas envíos de email para clientes y sospechas que han comprado una lista, podemos asesorarte sobre cómo seguir haciendo envíos de forma segura.
• Sin seguimiento de la interacción: las métricas importan y pueden decirnos mucho sobre la mejor manera de configurar tu programa de email. No tener ninguna métrica no es un obstáculo insalvable, pero a veces es una señal de alarma.
• Higiene de listas anticuada o inexistente: si no supervisas de forma activa estos aspectos en este momento, te ayudaremos a lograrlo antes de enviar el primer email.

Hace un par de años migramos a un gran cliente. Necesitaban ayuda para crear procesos de onboarding para sus propios usuarios. Colaboramos con ellos para diseñar un sistema que reflejara nuestro propio marco de onboarding, completo con documentación, orientación sobre cumplimiento y una estrategia de reputación personalizada.

Ese es un nivel de asistencia estratégica que no encontrarás en otros proveedores. Las plataformas de tecnología de marketing a menudo tienen una rotación constante de agentes de asistencia. Con Mailgun, cuentas con un especialista en onboarding dedicado seguido a largo plazo por tu Technical Account Manager (TAM). Los planes Enterprise también incluyen un Technical Account Manager (TAM) y una persona de respaldo dedicada.

Te ayudaremos a fijar un plazo de migración realista en función de tus recursos y tus necesidades de calentamiento.

¿Quieres calentar las direcciones IP gradualmente mientras desvías el tráfico? (La respuesta es sí, por supuesto que quieres calentar tus IP). Crearemos un enfoque por fases. ¿Necesitas cambiar todo a la vez? Aun así, te ayudaremos a proteger tu entregabilidad.

A continuación te mostramos una comparación aproximada para que te hagas una idea (pero es solo una estimación, ya que cada migración es diferente):

No se trata de lo rápido que avances, sino de si estás dando los pasos adecuados.

Es un mensaje en el que hacemos hincapié a menudo porque es fácil pasarlo por alto. Enviar emails no es lo mismo que entregar emails, y la diferencia se nota en los resultados. Mailgun te ofrece las herramientas para gestionar esa diferencia. Y nuestro proceso de onboarding se asegura de que sepas cómo usarlas desde el primer momento.

Una vez que tus servicios están activos, la asistencia no termina.

• Clientes del plan Core: puntos de contacto mensuales disponibles
• Planes Enhanced: reuniones de sincronización cada dos semanas
• Clientes del plan Enterprise: reuniones e informes semanales

Tu especialista en onboarding y el TAM continuarán supervisando tu cuenta y guiando tu progreso mientras te instalas.

¿Estás pensando en migrar? Hablemos. Estamos aquí para hacer las preguntas difíciles, detectar posibles problemas y ayudarte a trazar un plan que funcione de verdad.

Autor: Casey Gurbanov Onboarding Specialist II, Sinch Mailgun