Chaque migration est unique : comment Mailgun accompagne sa clientèle dans sa migration

En tant que spécialiste de l’intégration chez Mailgun, j’ai vu tous les types de migrations, des plus simples aux plus complexes et de grande envergure. Que vous migriez depuis un fournisseur historique, une autre plateforme ou un outil interne, une chose reste vraie : une migration réussie n’est pas seulement technique. Elle est stratégique.

La bonne nouvelle ? C’est exactement notre spécialité. Voici ce qui vous attend lors de votre passage chez Mailgun et comment nous vous aidons à réussir dès le premier jour.

Si vous envisagez de confier vos envois d’emails à Mailgun, vous vous demandez probablement comment se déroule le processus. Ayant accompagné des dizaines d’entreprises, grandes et petites, dans cette démarche, je peux vous assurer qu’il n’y a jamais deux cas identiques.

Il existe cependant des constantes. Les entreprises dont la migration se passe bien sont celles qui commencent avec un plan, posent les bonnes questions et collaborent étroitement avec nous pour que tout soit parfait. Voici mes cinq meilleurs conseils pour préparer votre migration :

1. Définissez les attentes en interne et en externe. Si vous êtes une entreprise martech proposant des services d’envoi à vos propres clients, c’est à vous d’imposer les limites et les règles qui protègent votre réputation d’expéditeur. Nous vous aiderons à intégrer ces attentes dans votre plateforme et vos processus. Cela inclut de vous aider à répondre à cette question : « Que signifie maintenir une bonne réputation sur Mailgun ? »
2. Planifiez tôt la configuration du compte et les accès. Vos clients géreront-ils leur propre activité liée aux emails, ou le ferez-vous pour eux ? Auront-ils besoin d’un accès de connexion ? Qui s’occupe de la création des domaines d’envoi? Ce ne sont pas des décisions mineures, car elles déterminent votre flexibilité et votre évolutivité sur le long terme.
3. Comprenez vos contraintes techniques. Pouvez-vous migrer vos clients de manière progressive ? Ou s’agira-t-il d’un basculement complet de la plateforme ? Une question que vous ne vous posez sûrement pas est la suivante : cela va-t-il fonctionner ? La migration résout le problème de savoir comment cela va fonctionner. C’est là qu’intervient notre planification.
4. Assurez-vous d’être en conformité. Nous passerons en revue les processus d’opt-in, les exigences de la politique de confidentialité et les directives relatives au contenu. Vous aurez besoin d’une liste de suppression prête à importer et d’une vision claire de vos actuelles pratiques d’hygiène de la liste.
5. Sachez de quelles ressources vous disposez. Votre capacité en interne fait toute la différence. Nous avons travaillé avec des équipes composées d’une seule personne qui ont eu besoin de 8 à 10 semaines pour migrer. À l’autre extrémité du spectre, avec des ressources plus importantes, le processus peut prendre 4 à 5 mois, en raison de systèmes redondants et d’exigences de tests approfondis.

La migration est toujours une question de gestion. Il s’agit parfois de gérer les attentes, d’autres fois de gérer les utilisateurs, mais c’est le plus souvent une combinaison de multiples facteurs.

Par exemple, les entreprises martech sont responsables de leur comportement sur la plateforme, ce qui inclut les réputations d’envoi des clients qu’elles hébergent, leurs pratiques d’envoi, la qualité de leurs listes, et le respect ou non des normes de base en matière d’emails.

Trop souvent, j’ai vu des clients martech ouvrir leur plateforme d’emails avec peu de surveillance. Ils ne contrôlent pas leurs utilisateurs et ne communiquent pas les règles. Cela crée des problèmes majeurs pour leur réputation d’expéditeur.

L’une des premières choses que nous ferons sera de vous aider à établir un cadre clair pour vos utilisateurs, incluant des limites d’utilisation, des politiques d’envoi et des conseils que vous pourrez leur transmettre.

Un client, par exemple, avait besoin d’un moyen d’intégrer ses propres clients à Mailgun en toute sécurité. Nous avons collaboré avec son équipe pour concevoir un parcours d’intégration personnalisé, des formations internes et une stratégie axée sur la santé de la réputation à long terme.

Voici les sujets que nous vous demanderons d’aborder :

• Quel type d’emails envoyez-vous ? Messages transactionnels comme les réinitialisations de mot de passe sont différentes des campagnes de marketing. Comment répartissez-vous vos envois, et quels sont vos besoins ?
• Disposez-vous d’un site Web, d’une politique de confidentialité et d’un processus d’opt-in ? La sécurité est primordiale pour nous, tout comme la conformité. Lorsque nous migrons des clients, nous veillons à ce que nos politiques s’alignent pour protéger la réputation de l’ensemble de nos expéditeurs.
• Pouvez-vous importer une liste de suppression ? En d’autres termes, effectuez-vous le suivi des personnes à qui vous ne devriez pas envoyer de messages ?
• Connaissez-vous vos taux d’engagement actuels ? Ouvertures, clics, rebonds, désinscriptions – si vous n’en effectuez pas déjà le suivi, nous vous aiderons à établir une référence. Cependant, avancer à l’aveugle rend difficile la comparaison des performances après la migration.
• Comment maintenez-vous l’hygiène de la liste ?Supprimez-vous les contacts non engagés ? Avez-vous une politique de sunset? Des listes saines sont la base d’une bonne délivrabilité, et nous voudrons savoir comment vous gérez les vôtres.

Ces éléments de base nous aident à éviter les mauvaises surprises par la suite. Si, lors d’un examen de conformité, on nous annonce un achat de listes ou l’absence de données d’engagement, nous savons qu’il y a du travail à accomplir.

Même les équipes expérimentées se laissent surprendre par ces éléments :

• Comportement des clients et risques liés à la réputation : si vos clients envoient des emails via votre plateforme, vous êtes responsable de la réputation. Trop de personnes l’oublient. Nous recommandons des bonnes pratiques pour les règles du tableau de bord, la documentation d’intégration des clients et les limites d’utilisation, afin de vous aider à mettre en place des mesures de sécurité pour protéger vos domaines.
• Listes achetées : n’achetez jamais de liste de contacts. Sérieusement, ne le faites jamais. Si vous gérez les envois d’emails pour des clients et que vous soupçonnez l’achat d’une liste, nous pouvons vous conseiller sur la manière de poursuivre vos envois en toute sécurité.
• Absence de suivi de l’engagement : les statistiques sont importantes et peuvent nous en dire long sur la meilleure façon de configurer votre programme d’emailing. N’avoir aucune statistique n’est pas un obstacle rédhibitoire, mais c’est parfois un signal d’alarme.
• Hygiène de la liste obsolète ou inexistante : si vous ne surveillez pas activement ces éléments pour le moment, nous vous aiderons à le faire avant l’envoi de votre premier email.

Il y a quelques années, nous avons migré un client important. Ils avaient besoin d’aide pour créer des processus d’intégration destinés à leurs propres utilisateurs. Nous avons collaboré avec eux pour concevoir un système reproduisant notre propre cadre d’intégration, accompagné de documentation, de conseils en matière de conformité et d’une stratégie de réputation sur mesure.

C’est un niveau de support stratégique que vous ne trouverez chez aucun autre fournisseur. Les plateformes martech connaissent souvent un fort taux de rotation de leurs agents de support. Avec Mailgun, vous bénéficiez d’un spécialiste de l’intégration dédié suivi, sur le long terme, de votre Technical Account Manager (TAM). Les abonnements Enterprise incluent également un Technical Account Manager (TAM) et un interlocuteur de secours dédié.

Nous vous aiderons à définir un calendrier de migration réaliste, basé sur vos ressources et vos besoins de préchauffe.

Vous souhaitez préchauffer les IP progressivement tout en transférant le trafic ? (La réponse est oui, vous voulez préchauffer vos IP.) Nous allons concevoir une approche par étapes. Vous avez besoin de tout basculer en une seule fois ? Nous vous aiderons toujours à protéger votre délivrabilité.

Voici une comparaison approximative pour vous donner une idée (il ne s’agit que d’une estimation, chaque migration étant différente) :

Il ne s’agit pas de savoir à quelle vitesse vous avancez, mais si vous respectez les bonnes étapes.

C’est un message sur lequel nous insistons souvent, car il est facile de le négliger. L’envoi d’emails n’est pas la même chose que leur remise, et la différence se ressent dans vos résultats. Mailgun vous fournit les outils nécessaires pour gérer cette différence. Et notre processus d’intégration vous assure de savoir comment les utiliser dès le début.

Une fois votre service opérationnel, le support continue.

• Clients Core : points de contact mensuels disponibles
• Abonnements Enhanced : réunions bimensuelles
• Clients Enterprise : réunions et rapports hebdomadaires

Votre spécialiste de l’intégration et votre TAM continuent de surveiller votre compte et de guider vos progrès pendant que vous prenez vos marques.

Vous songez à migrer ? Discutons-en. Nous sommes là pour poser les questions difficiles, signaler les éventuels problèmes et vous aider à concevoir un plan véritablement efficace.

Auteur·trice: Casey Gurbanov Onboarding Specialist II, Sinch Mailgun