Comment envoyer des emails en masse : les bonnes et mauvaises pratiques

Les messages d’emails transactionnels et de marketing peuvent s’appuyer sur l’envoi d’un nombre massif d’emails en une seule fois. Mais s’il est préférable d’acheter du papier toilette en gros, ce n’est pas toujours le cas avec les emails. Si vous ne vous y prenez pas correctement, les envois d’emails en masse pourraient atterrir dans les spams. Comment devez-vous procéder exactement pour l’envoi d’emails en masse ? Nous allons vous présenter les bonnes (et mauvaises) pratiques pour l’envoi d’emails en masse.

L’envoi en masse, également connu sous le nom d’emails en masse, est un email unique qui est envoyé à un grand nombre de personnes. Vos raisons pour effectuer des envois en masse peuvent varier : vous avez peut-être une offre à durée limitée, une annonce importante ou un autre sujet que vous souhaitez faire connaître. Ou bien il peut s’agir de quelque chose de plus transactionnel comme une notification de mise à jour de compte, mais il y a une distinction importante à faire.

Les envois d’emails en masse sont différents de les emails transactionnels. La plupart des organisations axées sur l’email envoient généralement les deux. Toutefois, ils diffèrent sur un point essentiel. Les emails transactionnels sont déclenchés par une action du consommateur (comme une commande en ligne ou une demande de réinitialisation de mot de passe) et ne sont envoyés que lorsque cette action particulière est effectuée. Ils ne sont pas envoyés à un groupe massif de personnes en une seule fois à des fins de marketing. De même, les emails automatisés (comme les emails de bienvenue, d’anniversaire ou de paniers abandonnés) sont des messages envoyés à différents contacts lorsqu’une condition particulière est remplie et constituent d’autres exemples de messagerie transactionnelle.

Les envois d’emails en masse ne sont pas déclenchés par l’action du consommateur. Au lieu de cela, ils sont spécifiquement créés, programmés et envoyés directement par l’équipe marketing de l’organisation (comme les newsletters et les promotions spéciales). Ils sont envoyés à des groupes de personnes beaucoup plus vastes que les emails transactionnels : soit à des listes d’emails entières, soit à des membres du public spécifiquement ciblés grâce à la segmentation.

Suis-je un expéditeur en masse ? C’est la question que se posent de nombreux expéditeurs depuis que Gmail et Yahoo ont annoncé qu’ils allaient appliquer de nouvelles exigences pour les expéditeurs d’emails en masse. Les applications ont déjà commencé à entrer en vigueur et de nombreux expéditeurs ne savent toujours pas s’ils seront impactés.

Voici la réponse courte. Un expéditeur en masse est toute personne qui envoie un email unique à environ 5 000 contacts en une journée. Google a publiquement fait référence au seuil de 5 000, mais Yahoo a ajouté qu’il n’y avait pas de limite exacte à 4 999 emails, ni même à 4 000. Si vous envoyez un email à de nombreux destinataires, alors vous êtes un expéditeur en masse. Et une fois qu’on est un expéditeur en masse, on le reste, il est donc important d’adopter les bonnes pratiques.

Dans l’emailing moderne, l’engagement est devenu l’élément clé qui détermine le succès d’une stratégie d’email marketing. Avec l’essor des outils d’email marketing, des CRM et d’autres fonctionnalités de marketing qui permettent une expérience d’email plus personnalisée, les envois d’emails en masse sont souvent associés à des stratégies de spam massif. Ce spam massif est ce que les nouvelles exigences pour les expéditeurs de Gmail et Yahoo tentent de résoudre. Ces exigences imposent aux expéditeurs des taux de plainte pour spam faibles, des pratiques de désinscription spécifiques et une authentification plus robuste avec DMARC.

Voici quelques moyens d’optimiser et de sécuriser vos envois en masse :

Double opt-in : votre liste de contacts est essentielle et l’hygiène de la liste est incroyablement importante car elle confirme que vos destinataires se sont activement inscrits pour recevoir vos emails et indique qu’ils souhaitent lire les actualités et recevoir des promotions de votre organisation. Lorsque vous réfléchissez à la manière de développer votre liste de contacts, une croissance organique comme celle-ci vous sera plus profitable à long terme que l’achat de listes de contacts dans le seul but d’atteindre un volume plus élevé.

Segmentation : les emails ciblés ont tendance à générer un meilleur engagement car ils apportent plus de valeur à l’utilisateur. En raison de cet engagement accru, ils bénéficient également d’une meilleure délivrabilité. L’utilisation des données collectées pour déterminer les types de produits qui intéressent votre clientèle et le contenu dont elle tirerait le plus profit est un bon moyen de réduire les plaintes pour spam.

Surveillance : les statistiques d’engagement vous en diront beaucoup sur les performances de vos emails, mais vous devez également surveiller vos plaintes pour spam, les rebonds d’emails et les taux de clics pour avoir une vue d’ensemble des performances de vos campagnes et de la qualité de votre contenu.

De manière générale, les mauvaises pratiques entravent vos envois quotidiens et vous font atterrir dans le dossier spam d’un simple destinataire. Cela est décuplé lors d’un envoi d’emails en masse, ce qui nuit considérablement à vos taux d’ouverture et à vos statistiques d’engagement globales. Alors, entrons dans le vif du sujet :

Les tout nouveaux domaines et adresses IP n’ont pas encore de réputation , par conséquent, les fournisseurs de messagerie ne savent pas à quoi s’attendre de leur part. Un envoi d’emails en masse d’emblée pour tout nouveau domaine ou IP est un aller simple pour le dossier spam, soyez donc attentif à l’origine de vos envois en premier lieu. Pensez à utiliser un ancien domaine ou à chauffer votre adresse IP avant d’envoyer autant d’emails en même temps, vous obtiendrez ainsi inévitablement de meilleurs résultats.

Cela devrait être une évidence, mais n’envoyez pas d’emails à une liste exhumée il y a dix ans en espérant atterrir dans la boîte de réception. Même si vous pensez que votre campagne d’emailing l’intéressera, il vaut mieux abandonner cette ancienne liste de contacts. Surtout avec l’entrée en vigueur du RGPD l’année dernière, les vieilles listes sont un moyen rapide de finir dans le dossier spam (ou pire, d’accumuler de lourdes amendes). Assurez-vous que vos listes sont propres et composées d’utilisateurs ayant validé votre opt-in.

Ce point est couvert par de nombreuses lois sur la protection des données dans le monde, mais un rappel s’impose. Vous devez toujours être très clair sur le sujet de vos emails. Vous ne pouvez pas masquer une campagne d’email marketing sous couvert d’un reçu d’email transactionnel : c’est douteux.

Il est également judicieux d’éviter les objets d’email qui font spam ou tout ce qui pourrait semer la confusion chez votre destinataire. Le clickbait a tendance à être facilement intercepté par les filtres anti-spam, il est donc préférable de l’éviter. De plus, personne n’aime être induit en erreur. 

Si vous envoyez systématiquement le même email à l’ensemble de votre liste de contacts, votre audience risque de trouver rapidement que ces messages ne lui apportent aucune valeur. Le meilleur email est un email personnalisé. Ajouter une personnalisation basée sur les données démographiques, le comportement, les intérêts ou les préférences personnelles entraînera moins de désinscriptions, des taux de clics plus élevés et plus de conversions. La personnalisation des emails peut être codée dans votre modèle d’email HTML et la plupart des logiciels d’email marketing proposent également cette option.

Assez de ces avertissements sombres et inquiétants. Terminons sur une note positive avec quelques étapes supplémentaires que vous pouvez suivre pour aider vos emails en masse à atterrir dans la boîte de réception. Certains d’entre eux peuvent paraître évidents, mais il peut être utile d’y jeter un autre coup d’œil.

Au-delà de la loi CAN-SPAM, il est toujours judicieux de suivre bonnes pratiques. Assurez-vous que vos emails sont bien conçus et respectent votre charte graphique. Cela vous évitera de passer pour un spammeur ou un auteur de phishing. Utiliser des en-têtes, des objets d’email, des CTA et un ton cohérents donnera une première impression familière. Soyez prêt pour le prochain envoi d’emails en masse avec une bibliothèque de modèles d’emails HTML de marque prêts à l’emploi. 

N’oubliez pas de séparer vos emails transactionnels et vos emails de marketing si possible grâce à des sous-domaines, et de toujours envoyer à des listes de contacts mises à jour et propres. Concentrez-vous sur l’engagement stratégique pour planifier la fréquence d’envoi de vos emails de marketing et maintenez une cadence cohérente pour vous assurer que vos utilisateurs attendent vos emails. 

Les services d’emailing proposent toujours différents niveaux de service, et même dans ce cas, tous ne disposent pas d’une solution optimale pour les envois par rafales ou les envois d’emails en masse. Chez Mailgun, notre Accord de niveau de service sur le débit RapidFire peut envoyer 250 000 emails en une seule minute. Si vous n’utilisez pas une solution capable de gérer ce volume aussi rapidement, vos messages risquent de saturer. Les goulots d’étranglement entraînent des heures d’envoi imprécises, ce qui peut impacter votre taux de plainte. Assurez-vous que votre service d’emailing peut gérer votre volume. 

Même si ce n’est pas nécessaire, il est courtois de prévenir votre service d’emailing lorsque vous prévoyez d’envoyer un message de masse volumineux. Cela aide les équipes de support à garder un œil sur tout ce qui pourrait mal se passer avec vos envois, surtout si vous avez un contact dédié chez votre service d’emailing comme avec notre Services de délivrabilité. Un meilleur dépannage garantit la tranquillité d’esprit.

Vous souhaitez en savoir plus sur les bonnes pratiques en matière d’emails en masse ? Consultez nos Le guide ultime de l’emailing, une base de données de plus de 60 tactiques pour vous aider à augmenter les performances de vos campagnes d’emailing.

Suivre les bonnes pratiques de l’emailing est indispensable, mais s’assurer que vous effectuez vos envois d’emails en masse de la bonne manière est un élément tout aussi important. Faire appel à un service d’envoi d’emails réputé et de confiance est le meilleur moyen de vous assurer que vos emails atterrissent dans la boîte de réception et reçoivent l’attention nécessaire.

Mailgun propose des services d’envoi d’emails en masse complétés par des outils avancés d’automatisation des emails. Ces outils boostent les taux de livraison et favorisent un placement en boîte de réception optimal pour assurer le plus grand succès possible à vos emails en masse. Après l’envoi de vos campagnes, vous pouvez utiliser les outils de statistiques de Mailgun pour mesurer vos performances et voir où vos envois d’emails en masse peuvent être améliorés et où vous faites mouche.

Lors de la recherche d’un service d’emailing, il y a quelques éléments à prendre en compte si l’envoi en masse est une priorité. Premièrement, il vous faut une plateforme capable de gérer des volumes d’envoi importants, il est donc essentiel d’en trouver une dotée d’une solide email API pour l’automatisation des envois est un excellent point de départ.

Deuxièmement, recherchez une solution qui entretient de solides relations d’intégration avec des fournisseurs de messagerie tels que Microsoft et Gmail. Une plateforme qui s’intègre à Google Postmaster Tools, ou à Microsoft SNDS signifie que toutes vos statistiques d’envoi, telles que les plaintes, les taux de rebond, les pièges à spam, etc., peuvent toutes être regroupées au même endroit.

Maintenant que vous disposez de ces conseils, vous devriez être en bonne position pour démarrer ou poursuivre les envois en masse depuis votre organisation.

N’oubliez pas que les envois d’emails en masse nécessitent des campagnes d’emailing soigneusement organisées qui utilisent la personnalisation et la segmentation afin de fonctionner avec succès. Vérifiez avec votre équipe pour vous assurer que chaque appareil de votre côté peut gérer la quantité que vous prévoyez d’envoyer, et assurez-vous que vos messages ne comportent pas de fautes d’orthographe, bénéficient d’un bon design d’email et ne sont pas trompeurs. Que vous fassiez partie de l’équipe de développement d’applications ou de l’équipe marketing, personne ne souhaite rencontrer des problèmes avec ses envois, surtout lorsqu’il s’agit d’envoyer des emails en masse.

Gardez ces conseils à l’esprit, et vous serez sur la bonne voie pour réussir vos envois d’emails en masse.

Auteur·trice: The Sinch Mailgun team The Sinch Mailgun team shares news, best practices, and strategies to take your products and apps to the next level using email. Subscribe to our newsletter to get all the articles in your inbox!