Comment envoyer des emails en masse dans Outlook (et pourquoi vous devriez l’éviter)

Vous avez terminé votre étude de marché, importé votre liste de contacts et vous vous apprêtez à envoyer un email en masse à vos abonnés. Si votre entreprise utilise Microsoft Outlook, vous vous demandez peut-être : « Puis-je simplement envoyer un email en masse via Outlook à tous mes abonnés ? »

S’il est possible d’envoyer des emails en masse dans Outlook, l’utilisation de son outil d’envoi d’emails en masse présente des limites.

Dans cet article, nous verrons comment envoyer des emails en masse personnalisés dans Outlook, nous partagerons quelques conseils à garder à l’esprit pour vos envois de masse, et nous analyserons les avantages d’utiliser un service d’emailing comme Sinch Mailgun pour envoyer des emails à vos contacts. Nous vous montrerons même comment envoyer un email en masse à vos contacts Outlook depuis le confort de l’interface de Mailgun, et comment intégrer vos statistiques dans votre tableau de bord avec Microsoft SNDS.

L’envoi d’emails en masse est utile pour contacter à la fois des prospects et des clients fidèles. Qu’il s’agisse d’une promotion pour le Black Friday, de la newsletter de l’entreprise ou d’une mise à jour importante, l’objectif reste le même : atterrir dans la boîte de réception.

Voici quelques exemples d’emails de marketing en masse :

• Les emails promotionnels informent les prospects et les clients de votre liste de contacts sur des produits et services pertinents.
• Les newsletters informent vos abonnés de l’actualité de votre marque.
• Les emails d’acquisition visent à convertir les prospects de votre liste de contacts en véritables clients.
• Les emails de rétention ciblent les clients qui n’ouvrent pas vos emails afin de stimuler leur fidélité en leur proposant des offres spéciales pour les reconquérir. 

Si vous les utilisez correctement, les envois d’emails en masse sont un excellent moyen d’interagir avec votre base d’abonnés. Ils sont encore plus efficaces si vous parvenez à extraire quelques données et à segmenter vos emails en fonction des préférences de vos abonnés. Des pratiques telles que la segmentation ou la personnalisation vous aident à éviter le dossier spam et à améliorer l’engagement, ce qui favorise grandement votre délivrabilité.

Avant de commencer, rafraîchissez votre stratégie avec quelques bonnes pratiques pour l’envoi d’emails en masse. Outre ces conseils, voici quelques limites à garder à l’esprit lors de l’envoi d’emails en masse avec Outlook :

• Outlook limite le nombre d’emails que vous pouvez envoyer par jour.
• Outlook limite le nombre de destinataires que vous pouvez inclure dans chaque message.
• Si un trop grand nombre de vos emails sont marqués comme spam ou envoyés à des adresses email non valides, vous risquez de rencontrer des problèmes de délivrabilité.
• Vous ne pouvez pas personnaliser vos emails ni exploiter pleinement le HTML, car les capacités de design d’Outlook sont limitées.
• Vous ne pouvez pas tester vos emails avec un outil de prévisualisation avant l’envoi pour vous assurer qu’ils s’affichent correctement sur différents appareils et systèmes d’exploitation.

Examinons chacun de ces problèmes ci-dessous.

Avant d’envoyer, soyez conscient des limites d’Outlook en matière d’envoi d’emails en masse. Vous ne pouvez pas envoyer plus de 5 000 emails en 24 heures avec Outlook. De plus, vous ne pouvez envoyer que 1 000 emails à des destinataires sans relation préalable, c’est-à-dire des utilisateurs à qui vous n’avez jamais envoyé d’email auparavant. C’est de toute évidence problématique pour les campagnes de marketing et le développement d’une base d’utilisateurs.

Outlook ne vous permet pas d’ajouter plus de 500 destinataires par message. Bien que l’utilisateur moyen ne l’atteigne jamais avec ses emails personnels, il est très contraignant pour une entreprise de devoir fractionner ses envois en plusieurs emails, limités chacun à 500 adresses email de destinataires.

Si votre adresse d’expédition est une adresse Microsoft Outlook, il y a de fortes chances que votre email n’atteigne jamais la boîte de réception. Outlook est un service d’emailing conçu pour un usage personnel. Par conséquent, la plupart des services d’emailing signalent les envois d’emails en masse provenant d’adresses Outlook comme suspects.

Microsoft Outlook ne prend pas en charge les fonctionnalités de design complexes et n’est pas à la hauteur des normes de la plupart des campagnes de marketing digital. Votre email MS Outlook n’aura aucune chance face à des concurrents armés de modèles HTML, de designs responsifs et de graphiques interactifs.

Outlook ne permet pas de tester vos emails avant de les envoyer, vous ne pouvez donc pas vérifier comment vos messages s’afficheront sur différents appareils. La prévisualisation des emails est une étape importante de l’envoi, et il est très utile de pouvoir obtenir des statistiques sur les différents appareils et systèmes d’exploitation utilisés par vos destinataires.

Même si Outlook possède davantage de fonctionnalités d’envoi en masse que Gmail, il présente tout de même de nombreuses limites. Nous vous recommandons d’utiliser un fournisseur de service d’envoi d’emails en masse comme Mailgun pour vos besoins en email marketing.

En plus d’éviter tous les pièges liés aux envois en masse avec Outlook, Mailgun vous fournit les outils nécessaires pour booster votre marketing automation et votre délivrabilité. Nous augmenterons votre taux d’ouverture, nous vous aiderons à fidéliser vos clients et nous nous assurerons que vos emails en masse atterrissent dans la boîte de réception de vos utilisateurs.

En quoi une plateforme comme Mailgun est-elle différente :

• Nous vérifions la validité des adresses email de votre liste de diffusion grâce à notre email API puissante. Cela vous aidera à améliorer votre réputation d’expéditeur et à maintenir l’hygiène de la liste. Notre API peut également vous aider à automatiser l’envoi, les tests et l’enregistrement de vos statistiques d’email.
• Grâce à notre SLA de débit ultra rapide, vous ne serez pas limité à 500 emails par jour. Mailgun veillera à ce que vos messages d’email marketing urgents soient livrés rapidement et sans délai.
• Nous pouvons vous aider à concevoir une stratégie de délivrabilité et vous apporter une expertise technique grâce à notre Services de délivrabilité pour garantir que vos emails atteignent les boîtes de réception de vos clients.
• Si vous vous demandez s’il est temps de mettre à jour votre campagne d’email marketing, nos Statistiques d’emailing vous montreront comment les abonnés de votre liste de contacts réagissent à vos messages.

Vous pouvez également importer vos propres modèles HTML responsifs et les tester avec nos outils avant d’envoyer massivement votre campagne de marketing.

Et, si vous êtes sûr de vouloir envoyer un email en masse à tous vos contacts Outlook, notre API de listes de contacts peut vous aider à exporter vos contacts Microsoft Outlook sous forme de fichier CSV. Vous pourrez ensuite procéder à votre envoi d’emails en masse à vos contacts Outlook via Mailgun, tout en bénéficiant de la protection offerte par des tests et fonctionnalités supplémentaires.

Vous pensez peut-être que le seul inconvénient d’un envoi via un service d’emailing comme Mailgun, si tous vos contacts sont des utilisateurs Outlook, est que vous perdez en visibilité sur vos performances. Microsoft propose son propre service gratuit de responsable de messagerie appelé SNDS (Smart Network Data Services). Il offre aux expéditeurs un aperçu de leur programme d’emailing qu’ils ne pourraient pas obtenir autrement.

SNDS vous permet d’accéder à des données provenant directement, et exclusivement, de messageries Microsoft telles que Hotmail et Outlook. Des statistiques telles que les rebonds, les taux de plainte et d’autres indicateurs d’engagement peuvent être utilisées pour affiner votre segmentation, nettoyer votre liste de diffusion et améliorer votre délivrabilité.

Google propose une solution similaire avec Google Postmaster Tools, et grâce à des intégrations, ces statistiques externes peuvent être importées dans votre compte Mailgun.

L’envoi d’emails en masse fait partie de ces tâches à la fois simples et intimidantes. Lorsque l’on comprend que les différents fournisseurs de messagerie ont des protocoles et des normes qui leur sont propres, il devient évident d’intégrer davantage de pratiques de délivrabilité à sa stratégie. Les boîtes de réception ne se valent pas toutes, et il en va de même pour les expéditeurs. La stratégie de délivrabilité qui vous convient le mieux ne fonctionnera pas forcément pour tout le monde.

Si ces informations sur Outlook vous ont été utiles, n’hésitez pas à consulter nos services de délivrabilité pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner sur d’autres aspects de la messagerie, la réputation d’expéditeur et vos pratiques d’envoi.

Auteur·trice: The Sinch Mailgun team The Sinch Mailgun team shares news, best practices, and strategies to take your products and apps to the next level using email. Subscribe to our newsletter to get all the articles in your inbox!