Como enviar e-mails em massa no Outlook (e por que você não deveria fazer isso)

Você fez a sua pesquisa de mercado, carregou a sua lista de contatos e se preparou para enviar um e-mail em massa para a sua base de assinantes. Se a sua empresa usa o Microsoft Outlook, você pode se perguntar: “Posso enviar um e-mail em massa no Outlook para a minha base de assinantes?”

Embora o envio de e-mails em massa no Outlook seja possível, há limitações no uso da ferramenta de e-mail em massa do Outlook.

Neste artigo, veremos como enviar e-mails em massa personalizados no Outlook, algumas dicas valiosas para lembrar ao enviar e-mails em massa e os benefícios de usar um ESP, como o Sinch Mailgun, para o envio de e-mails para a sua base de contatos. Também mostraremos como enviar e-mails em massa para contatos do Outlook com a praticidade da interface do Mailgun, e como extrair suas métricas para o seu painel com o Microsoft SNDS.

O envio em massa é útil para entrar em contato com clientes em potencial e de longa data. Seja uma promoção da Black Friday, a newsletter da empresa ou uma atualização importante, o objetivo é o mesmo: chegar na caixa de entrada.

Veja alguns exemplos de e-mails de marketing em massa:

• E-mails promocionais informam clientes em potencial e existentes na sua lista de contatos sobre produtos e serviços relevantes.
• Newsletters por e-mail informam a sua base de assinantes sobre o que está acontecendo com a sua marca.
• E-mails de aquisição buscam converter clientes em potencial na sua lista de e-mails em clientes de fato.
• E-mails de retenção são voltados para clientes que não abrem os seus e-mails para tentar aumentar a sua fidelidade, fazendo ofertas especiais para trazê-los de volta. 

Se você usá-los corretamente, os disparos de e-mail são uma ótima maneira de interagir com a sua base de assinantes. Eles são ainda mais eficazes se você conseguir extrair alguns dados e segmentar seus e-mails com base nas preferências da sua base de assinantes. Práticas como a segmentação ou a personalização ajudam a evitar a pasta de spam e melhorar o engajamento, o que ajuda muito a sua entregabilidade.

Antes de começar, renove a sua estratégia com algumas práticas recomendadas de e-mail em massa. Além dessas dicas, confira algumas restrições que você deve ter em mente ao enviar e-mails em massa com o Outlook:

• O Outlook limita o número de e-mails que você pode enviar por dia.
• O Outlook limita o número de destinatários que você pode incluir em cada mensagem.
• Se uma grande parte dos seus e-mails for marcada como spam ou enviada para endereços de e-mail inválidos, você pode enfrentar problemas de entregabilidade.
• Você não pode personalizar os e-mails ou fazer tudo o que gostaria com o HTML, pois o Outlook tem recursos de design limitados.
• Você não pode testar os seus e-mails com uma ferramenta de pré-visualização antes de enviar para garantir que eles tenham um bom desempenho em diferentes dispositivos e sistemas operacionais.

Vamos analisar cada um desses problemas abaixo.

Antes de enviar, você deve conhecer os limites de e-mail em massa do Outlook. Você não pode enviar mais de 5.000 e-mails em 24 horas no Outlook. Além disso, você só pode enviar 1.000 e-mails para “destinatários sem relacionamento” ou perfis de usuário para os quais nunca enviou e-mails antes. Isso é claramente problemático para campanhas de marketing e para o crescimento da base de usuários.

O Outlook não permite a adição de mais de 500 destinatários em cada mensagem de e-mail. Embora uma pessoa com conta de e-mail pessoal provavelmente nunca atinja esse limite, é muito inconveniente para as empresas precisarem enviar vários e-mails limitados a 500 endereços de e-mail de destinatário por mensagem.

Se o seu endereço de remetente for do Microsoft Outlook, há uma grande chance de o seu e-mail nunca chegar na caixa de entrada. O Outlook é um ESP projetado para uso pessoal. Portanto, a maioria dos ESPs marca e-mails em massa de endereços do Outlook como suspeitos.

O Microsoft Outlook não oferece suporte a recursos de design complexos e não atende aos padrões da maioria das campanhas de marketing digital. O seu e-mail do MS Outlook não terá chance contra concorrentes que usam modelos HTML, designs responsivos e gráficos interativos.

O Outlook não oferece uma forma de testar os seus e-mails antes de enviá-los, então você não consegue validar como suas mensagens vão aparecer em diferentes dispositivos. A pré-visualização de e-mails é uma etapa importante no envio, e ajuda a obter métricas sobre os diferentes dispositivos e sistemas operacionais que os destinatários estão usando.

Embora o Outlook tenha mais funcionalidades de envio em massa do que o Gmail, ele ainda tem muitas limitações. Recomendamos usar um provedor de serviços de e-mail em massa, como o Mailgun, para as suas necessidades de e-mail marketing.

Além de evitar todas as armadilhas dos envios em massa do Outlook, o Mailgun fornece as ferramentas necessárias para potencializar a sua automação de marketing e entregabilidade. Aumentaremos a sua taxa de abertura, ajudaremos na retenção de clientes e garantiremos que os seus e-mails em massa cheguem na caixa de entrada do seu usuário.

Como uma plataforma como o Mailgun é diferente:

• Verificamos a validade dos endereços de e-mail da sua lista de contatos com a nossa poderosa API de e-mail. Isso ajudará você a melhorar a sua reputação do remetente e a manter a higienização de lista. Nossa API também pode ajudar a automatizar o envio, os testes e o registro de análises de e-mail.
• Graças ao nosso SLA de Vazão Rapid Fire, você não terá o limite de 500 e-mails por dia. O Mailgun garantirá que as suas mensagens urgentes de e-mail marketing sejam entregues rapidamente e sem atrasos.
• Podemos ajudar a criar uma estratégia de entregabilidade e fornecer expertise técnica por meio dos nossos Deliverability Services para garantir que os seus e-mails cheguem nas caixas de entrada dos clientes.
• Se você quer saber se deve atualizar a sua campanha de e-mail marketing, nossa Análises de e-mail mostrará como os assinantes da sua lista de e-mails respondem às suas mensagens.

Você também pode traga seus próprios modelos HTML responsivos e teste-os com as nossas ferramentas antes de disparar a sua campanha de marketing.

Além disso, se você tem certeza de que deseja enviar um e-mail em massa para toda a sua lista de contatos do Outlook, nosso API de lista de e-mails pode ajudar você a exportar os seus contatos do Microsoft Outlook como um arquivo CSV. Assim, você pode fazer um disparo de e-mail em massa para a sua lista de contatos do Outlook pelo Mailgun com a segurança de testes e recursos adicionais.

Você pode pensar que a única desvantagem de enviar por meio de um ESP como o Mailgun, se todos os seus contatos forem usuários do Outlook, é a perda de visibilidade sobre o desempenho. A Microsoft oferece seu próprio serviço gratuito de postmaster, chamado SNDS (Smart Network Data Services), que fornece aos remetentes informações sobre seu programa de e-mail que, de outra forma, não seriam visíveis.

O SNDS permite acessar dados que vêm diretamente, e exclusivamente, de caixas de correio da Microsoft, como o Hotmail e o Outlook. Métricas como devoluções, taxas de reclamação e outros indicadores de engajamento podem ser usados para aprimorar a sua segmentação, limpar a sua lista de contatos e melhorar a sua entregabilidade.

O Google tem algo semelhante com o Google Postmaster Tools, e, por meio de integrações, essas métricas externas podem ser incluídas na sua conta do Mailgun.

O envio de e-mails em massa é uma daquelas coisas que são simples, mas, ao mesmo tempo, assustadoras. Quando você entende que diferentes provedores de caixas de correio têm protocolos e padrões diferentes, faz sentido adicionar mais práticas de entregabilidade à sua estratégia. Nem todas as caixas de entrada são iguais, e o mesmo vale para os remetentes. A estratégia de entregabilidade ideal para você pode não funcionar para todos.

Se essas dicas sobre o Outlook foram úteis, não deixe de conferir os nossos serviços de entregabilidade para descobrir como podemos ajudar com outras análises de caixa de correio, reputação do remetente e práticas de envio.

Autor: The Sinch Mailgun team The Sinch Mailgun team shares news, best practices, and strategies to take your products and apps to the next level using email. Subscribe to our newsletter to get all the articles in your inbox!