Email transaccional frente a email de marketing: todo lo que necesitas saber

Imagina esta situación: eres un remitente que envía cantidades masivas de emails a diestro y siniestro desde el mismo dominio sin importarle lo más mínimo su reputación. Puede que la reputación como remitente sea un concepto nuevo para ti o que, simplemente, no sepas por dónde empezar.  Si es tu caso, a lo mejor crees que enviar tantos emails te ayudará a forjarte una buena reputación y a calentar tu IP, ¿verdad? ¿Y a conseguirte una buena reputación con los ISP?

No. No lo hagas.

Sabemos que, a menudo, los remitentes no saben que enviar un gran volumen de emails puede causarles problemas en general con su reputación y el envío de emails. Esta es una de esas cosas que muchos remitentes aprenden con el tiempo y, en ocasiones, a base de ensayo y error. Estamos aquí para ayudarte a evitar la parte del error.

La reputación del dominio se basa en varios factores, pero los emails que envías son un factor muy determinante. No todos los emails sirven para lo mismo, lo que significa que afectan a tu reputación de distintas maneras. Antes de entrar en materia, vamos a definir los emails que más afectan a tu reputación: los emails transaccionales y los emails de marketing.

Al hablar de tipos de email, nos referimos a los emails de marketing (como los que envías para campañas, promociones, newsletters, etc.) y los emails transaccionales (que son los mensajes que funcionan por disparador, como las opciones de restablecer contraseñas o las confirmaciones de pedido).

Vamos a desglosar un poco más estos dos tipos.

Todo el mundo conoce email transaccional de una forma u otra. Los emails transaccionales son un servicio de ayuda; notificaciones automatizadas o mediante disparador que desempeñan un rol fundamental en la experiencia del cliente. Mensajes como los mensajes transaccionales de tú a tú enviados a la base de usuarios después de que interactúen de algún modo con una empresa, sitio web, integración o aplicación. Suelen contener información que la gente ha solicitado y que querrá guardar, por lo que es mejor que estos emails estén automatizados.

Algunos ejemplos de emails transaccionales serían los emails para restablecer la contraseña, recibos de compra, emails de bienvenida, confirmaciones de pedido, confirmaciones de envío, actualizaciones de pedido, encuestas de opinión, actualizaciones de los términos de servicio y diversas notificaciones (como la creación de una cuenta).

Muchas personas esperan recibir este tipo de emails transaccionales y, a menudo, los quieren justo después de que se active el disparador. No querrás que tu email transaccional se encuentre con unas horas de envío lentas o con una falta total de notificaciones. Al igual que los emails de marketing, muchos emails transaccionales tienen éxito si se siguen las mejores prácticas.

Los emails de marketing son mensajes comerciales y constituyen una de las mejores formas de hacer llegar noticias de tus productos y servicios a los suscriptores (nuevos o leales). Dicho sin rodeos: los emails de marketing son solicitudes enviadas a direcciones de email de personas que han aceptado recibirlas.

Algunos ejemplos de emails de marketing son las newsletters, los emails promocionales, las actualizaciones del blog, las ofertas de terceros o las invitaciones promocionales; es decir, cualquier cosa que pueda acabar en la pestaña Promociones de tu bandeja de entrada de Gmail si tienes esas pestañas habilitadas.

Si se hacen bien, los emails de marketing son una de las mejores formas de retener a la clientela y conseguir un excelente ROI para tu empresa. Son una pieza clave en cualquier estrategia de marketing, por lo que estar al día mejores prácticas es imprescindible. No seguir las mejores prácticas puede dar lugar a problemas con tu base de usuarios, tu proveedor de servicios de envío de emails (ESP) y tus ISP, pero ¿qué importa más?

Los emails de marketing y los transaccionales no dejan de ser emails que seguramente ya estés enviando con tus campañas de marketing y tus notificaciones a la clientela, pero cómo los percibe la gente es muy diferente. Es posible que algunas personas no sean muy fans de los emails de marketing, por lo que la opinión general puede ser algo inestable de vez en cuando. Cuando los emails de marketing funcionan bien, también lo hace tu reputación como remitente. No obstante, si tus emails de marketing consiguen pocas interacciones, tu reputación puede verse afectada.

Los emails basados en transacciones, por el contrario, suelen tener unas tasas de interacción muy elevadas. ¿Por qué? Los emails transaccionales contienen información que mucha gente necesita, por lo que suelen tener unas tasas de apertura mayores en comparación con los emails de marketing. Como decíamos antes, los emails transaccionales se envían cuando alguien hace una solicitud y son un poco más técnicos, por lo que la propia naturaleza del email favorece unas tasas de interacción más altas.

Si juntas emails que pueden tener una reputación más baja con emails que suelen gozar de una mejor reputación, las cosas se pueden complicar. Si tu reputación sufre un duro revés, las opciones para restablecer las contraseñas y los recibos pueden acabar en la carpeta de spam. Que los emails transaccionales acaben en spam hace que la clientela esté descontenta, lo cual te dará más trabajo a la hora de resolver el problema.

Si ahora mismo estás pensando: “¡Ostras, esto me está pasando a mí!”. Tampoco te agobies demasiado. Este problema se puede arreglar con subdominios. Un subdominio no es más que una extensión del nombre de tu dominio principal, y resulta muy útil para este tipo de organización. El uso de subdominios para tus emails transaccionales y de marketing te permite separar la reputación de esos dominios.

Esta separación te garantiza que tu programa transaccional y tus campañas de marketing no se causen problemas mutuamente si las cosas se tuercen con alguno de ellos. Algunos buenos ejemplos de esto serían el uso de subdominios como marketing.domain.com o promotions.domain.com para los emails de marketing, y receipts.domain.com o transactions.domain.com para los emails transaccionales.

Ahora bien, debes conocer algunos pequeños detalles sobre los subdominios antes de separar tus emails de marketing de los transaccionales. Para empezar, los subdominios son más adecuados para los envíos de gran volumen. Si no envías muchísimos emails, lo mejor es contar con un solo dominio al principio para ayudarte a forjar la reputación de tu marca.

En segundo lugar: ¡no utilices algo como (texto de programación: donotreply.domain.com)! Vemos esto a menudo en los remitentes, y nos rompe el corazón porque te estás deshaciendo de la mejor de las interacciones: ¡las respuestas! Si has configurado un subdominio estilo «no responder» (do not reply), crea uno nuevo que no disuada de la interacción a la clientela. Si te preocupa saber qué hacer con todos los mensajes entrantes que vas a recibir, podemos echarte una mano con eso.

Más información: si vas a separar tus dominios de email transaccional y de marketing, también deberás segmentar tu lista de contactos para optimizar tus envíos.

En un mundo ideal, todos tus emails tendrían unas altas tasas de apertura y de interacción a nivel general. Por desgracia, no suele ser el caso. Bajo ningún concepto deberías deshacerte de ninguno de los dos tipos de email por completo ni descartar tu última campaña de email… Estarías tirando a la basura algunas de las mejores herramientas de servicio y de satisfacción de la clientela que existen.

Sin embargo, mantener separados tus emails transaccionales y de marketing te ayudará a evitar recibir una queja descarada en las redes sociales sobre cómo un recibo por email terminó en spam; además, tus relaciones con la clientela y tu proveedor de servicios de envío de emails te lo agradecerán.

Gestionar tus envíos con subdominios es tan solo una de las mejores prácticas de email que garantizarán tu entregabilidad general y tu reputación como remitente. Somos excelentes consejeros y estrategas para encontrar soluciones a problemas complicados de entregabilidad como este.

Autor: Natalie Hays Natalie Hays is the Product Marketing Manager at Sinch Mailgun. She's got product knowledge from the inside out and works to get Mailgun's message to the masses. She writes about product updates, secret email wisdom, and brings you in-depth reports on the power of email.