Calentamiento y reputación del dominio: estira antes de enviar

Querías enviar un montón de emails pero te has dado cuenta de que, al hacerlo, muchos constan como no entregados o acaban en la carpeta de spam.

Piénsalo así: cuando empiezas a hacer ejercicio, debes asegurarte de estirar y calentar correctamente para no lesionarte. Lo mismo ocurre cuando empiezas a enviar emails. Es necesario un proceso de calentamiento excelente para asegurarte de no pasarte y dañar tu reputación.

Puede que ya conozcas la necesidad de calentar una nueva IP, y con los dominios ocurre prácticamente lo mismo. Aun así, cabe destacar que ambas reputaciones son importantes, ya que las IP y los dominios desarrollan y mantienen reputaciones separadas que afectan a tu reputación como remitente en conjunto.

Los proveedores de servicios de email como Gmail le están dando más importancia a la reputación del dominio, ya que se centra en remitentes específicos. La reputación de dirección IP también es vital, sobre todo cuando un ISP intenta identificar el spam. Si tienes una nueva IP dedicada, el calentamiento consiste en convencer a un ISP de que no tienes malas intenciones. Si utilizas una IP compartida, tu reputación pasa a estar vinculada a la de cualquier otra empresa o dominio que use esa IP.

Un buen periodo de calentamiento garantiza que tanto tu IP como tu dominio desarrollen su reputación ante los proveedores de servicios de email, lo que aumenta tus posibilidades de entregabilidad.

Aunque el proceso de calentamiento pueda parecer lento y tedioso, es vital si quieres evitar la temida carpeta de spam. De lo contrario, empezarás a sufrir otros problemas como el bloqueo, la entrada en listas grises o el rechazo total de tus mensajes.

Cuando hablamos del proceso de calentamiento, nos referimos a dos tipos principales de calentamiento: el calentamiento de IP y el calentamiento de dominio. Dependiendo de tu situación actual y de tus necesidades de calentamiento, te convendrá realizar uno o ambos.

Es posible que oigas diferentes términos relacionados con los procesos de calentamiento. Es importante entender qué calentamiento necesitas para tu programa de email.

A menudo, el término calentamiento de email se refiere a la preparación de cuentas de email personales o profesionales, como Gmail u Outlook (Live), para enviar emails masivos. Aunque es posible calentar manualmente una cuenta de email con datos legítimos, existe una gran variedad de servicios de pago que engañan a los ISP para que consideren una cuenta de email como un remitente de confianza mediante el uso de cuentas falsas. Además de poco ético, esto puede salir muy caro cuando los destinatarios reales marcan estos emails como spam ante el ISP, lo que enfría la reputación de la cuenta y obliga a iniciar de nuevo todo este costoso proceso.

Al registrarte en Mailgun, obtienes por defecto una dirección IP compartida que no requiere calentamiento, ya que se encuentra plenamente operativa. Sin embargo, quienes eligen una IP dedicada partirán de cero desde el punto de vista de la reputación. Pasar de cero a miles de envíos de email en una nueva dirección IP dedicada seguramente hará saltar las alarmas de los ISP, lo que perjudicará tu entregabilidad desde el primer momento.

El calentamiento de IP mejora tu reputación como remitente al enviar un pequeño volumen de email y aumentar poco a poco los envíos. De esta forma, los ISP pueden monitorizar la respuesta de los destinatarios. ¿Se está abriendo tu email? ¿Se marca como spam? Cuando los destinatarios interactúan de forma positiva, se establece una base de confianza con los ISP y estos amplían tu alcance de forma automática a más usuarios.

El método para calentar un dominio es muy similar al del calentamiento de IP; sin embargo, existen algunas diferencias clave. Aunque es probable que los remitentes cambien de IP muchas veces a lo largo de su vida, no es habitual que cambien de dominio. Por tanto, la reputación de la marca está vinculada a la reputación del dominio. Los ISP lo aprovechan para comprobar el historial de puntos de contacto de un dominio en internet, el sector en el que opera y el tiempo que lleva registrado. La otra diferencia clave es la posibilidad de crear subdominios (newsletter.company.com) para separar la reputación del email transaccional y del email de marketing.

En la siguiente lista, describiremos algunos escenarios habituales en los que necesitarías calentar tu dominio o IP y trataremos otros factores, como DKIM y cómo comprobar que tu calentamiento ha funcionado.

En un escenario, ya cuentas con un flujo de emails y un dominio establecidos. Sin embargo, buscas aumentar tus envíos y necesitas una segunda IP dedicada para compartir la carga de esos envíos.

Aquí es donde entra en juego el calentamiento de IP: una nueva IP dedicada estará “fría”. Dicho de otro modo, la IP no ha recibido tráfico y no tendrá ninguna reputación asociada. Para desarrollar esta reputación, debes calentar la IP. Puedes hacerlo de dos formas: manual o automáticamente.

Cuando realizas el calentamiento de forma manual, estableces límites de envío por hora o por día en tu sistema y los aumentas poco a poco. Como alternativa, puedes utilizar el calentamiento de IP automatizado de Mailgun que te quita ese trabajo de las manos.

Otro escenario podría ser que añadas un nuevo dominio para gestionar un nuevo tipo de mensaje que quieres enviar. En cuanto al volumen, sigues estando dentro de los límites recomendados para tu cantidad actual de IP, pero quieres desarrollar mejores reputaciones del dominio con dominios de envío más concretos (recibos@dominio.com, ejemplo@sales.domain.com, etc.).

Aquí es donde muchos remitentes dirían: “Bueno, mi IP ya está caliente y tiene una buena reputación, así que puedo empezar a enviar grandes volúmenes desde el primer día”. Aunque esto sea técnicamente cierto, corres el riesgo de que se le asigne una mala reputación del dominio debido a su novedad y pongas en peligro tu entregabilidad general.

Por último, es posible que tengas un escenario en el que tanto el dominio como la IP sean nuevos y necesiten calentamiento. En este caso, te convendrá calentarlos a la vez. Por lo general, esto implica renunciar al calentamiento de IP automatizado en favor de un calentamiento manual que beneficie tanto a la IP como al dominio.

El proceso de calentamiento manual será idéntico para los calentamientos de IP y de dominio en lo que respecta a los límites de envío diarios. Aquí tienes un fragmento de un plan de calentamiento:

Es especialmente importante tener en cuenta que un plan con límites diarios como este presupone un envío diario. Por ejemplo, si envías el límite de los días 1 a 5 y luego no realizas envíos los días seis y siete, no puedes retomar el límite correspondiente al día ocho. No te precipites: ¡poco a poco se llega lejos!

Las cifras de envío diario también pueden variar en función de diversos factores, como higiene de listas y la interacción. Tus envíos deben monitorizarse durante el proceso de calentamiento para poder realizar los cambios necesarios si observas una alta tasa de errores o si tus emails van constantemente a la carpeta de spam.

La reputación del dominio está ligada a la autoridad de dominio DKIM (DomainKeys Identified Mail). Por defecto, los dominios creados en Mailgun se crean con su propia autoridad DKIM. Esto significa que los subdominios no heredan ni comparten la reputación con su dominio principal a menos que se especifique durante la creación del dominio.

Con un nuevo dominio, tanto si es un subdominio como un dominio raíz, lo más probable es que necesites calentar el propio dominio. Esto se hace prácticamente de la misma forma que el calentamiento de IP manual. Empiezas limitando el volumen de salida del dominio cada día y aumentándolo poco a poco con el tiempo.

Te recomendamos que te dirijas a los destinatarios más activos durante el proceso de calentamiento para garantizar unas buenas tasas de apertura y de clics. Enviar emails a los destinatarios que más interactúan da un gran impulso a la reputación gracias a las reacciones iniciales positivas a tus mensajes. Para algunos proveedores de servicios de email, como Gmail, resulta de especial importancia. Gmail utiliza la interacción como una de sus métricas principales para determinar la llegada a la bandeja de entrada. Todo suma, ¿verdad?

Después de repasar todos los ejercicios y estiramientos de calentamiento, te preguntarás: ¿ha tenido éxito? La respuesta puede confirmarse en los registros de eventos. Te interesará prestar atención a los eventos fallidos y sus mensajes de error, así como a tus cifras de interacción, para detectar signos de éxito o de fracaso.

Herramientas como Google Postmaster Tools te ayuda a monitorizar tu IP y la reputación del dominio, concretamente cómo la percibe Google, por lo que podría ser una gran solución si solo realizas envíos a Gmail.

Al igual que con cualquier otra cosa en la vida, nada garantiza que seguir un plan de calentamiento específico te proporcione un 100 % de entrega y una gran entregabilidad. Tanto en los calentamientos físicos como en los calentamientos de IP o dominio, saltarse ese estiramiento inicial podría causar molestias que te dejen en el banquillo.

¿Necesitas más ayuda con tus envíos? Mailgun Servicio de entregabilidad puede trabajar con tus estrategias específicas para desarrollar una sólida reputación como remitente y elaborar un plan de calentamiento que te ayude a asegurar tu lugar en la bandeja de entrada.

Depende por completo del tamaño de tu lista. Si tu lista de contactos es de 50 000, podrías terminar el calentamiento de tu dominio en una semana. Si es de un millón, podrían pasar semanas hasta que envíes a pleno rendimiento. Si puedes permitirte realizar el calentamiento incluso de forma más lenta que nuestros límites de envío, a la larga conseguirás una entregabilidad todavía mejor. Sin prisa pero sin pausa.

Por lo general, a la gente no le gusta recibir emails que no ha solicitado. Enviar emails no solicitados provoca quejas por spam y emails sin abrir por encima de la media. Muy pronto, los ISP como Gmail reducirán tu reputación de dirección IP, lo que perjudicará tu entregabilidad. El envío de emails en frío es un método cada vez más costoso a la hora de encontrar nuevos clientes. Siempre recomendamos crear una lista de contactos con garantías como opt in doble.

¡Sí! Echa un vistazo a la imagen de nuestro plan de calentamiento que aparece más arriba, donde se indican algunos límites recomendados de emails diarios o por hora que deberías enviar en cada etapa del proceso. Puedes afinar tus envíos en función de los resultados de tu panel de control de analíticas. Intenta ralentizar el calentamiento si los ISP envían demasiados emails a la carpeta de spam.

No te vamos a mentir, calentar los envíos de forma manual puede ser un proceso largo y arduo. Por suerte, Mailgun ofrece un servicio de calentamiento automatizado de IP. Hemos diseñado un plan basado en la reputación, la higiene de listas y las pruebas de interacción de los emails para lograr el ritmo de calentamiento más eficaz. Lo único que necesitas es un IP dedicada.

No todos los proveedores de servicios de email son iguales, y lo mismo ocurre con los planes de calentamiento. En algunos casos, te puede interesar desarrollar y seguir un plan de calentamiento más específico para los mensajes dirigidos a un determinado proveedor de servicios de email. Los planes de calentamiento dirigidos te garantizan cumplir sus criterios (en la medida en que se conocen) para desarrollar la reputación y llegar a la bandeja de entrada. Esto puede significar cuotas diarias y por hora más bajas, un incremento más lento o un reparto de tu tráfico a lo largo de más tiempo.

Hay algunos métodos de autenticación importantes como DMARC, SPF y DKIM que deben implementarse si quieres llegar a la bandeja de entrada. Además, recuerda que los destinatarios ejercen una gran influencia sobre tu entregabilidad al pulsar el botón de spam en su bandeja de entrada. Por tanto, asegúrate de haber pedido su consentimiento y de que tu contenido ofrece el valor suficiente. Si sigues teniendo problemas, prueba los Servicio de entregabilidad, donde un experto puede ayudarte a solucionar el problema a fondo.

En Mailgun la entregabilidad nos lo es todo: sabemos que entrar a lo loco solo causará problemas para llegar a la bandeja de entrada. Por eso ofrecemos un conjunto de herramientas para ayudarte a desarrollar una buena reputación ante los proveedores de buzones de email, así como analíticas para comprobar si el calentamiento ha tenido éxito.

Nuestra servicio de calentamiento automatizado de IP te ahorra las molestias de empezar con una nueva IP dedicada. El servicio de entregabilidad de Mailgun te asigna un experto en email dedicado que puede solucionar algunos de los matices más complicados de las IP y los dominios. Por último, pero no por ello menos importante, puedes hacer un seguimiento del éxito de tu recién adquirida reputación con nuestras excelentes funciones de analíticas y generación de informes.

¿Has entrado en calor? ¡Genial, sal ahí fuera y empieza a enviar!

Autor: Renate Burns Renate Burns is the Deliverability Specialist at Sinch Mailgun. She works strategically and operationally with both the Mailgun and Mailjet platforms to ensure strong deliverability across the board. She writes from experience about deliverability best practices and sender reputation.