Como o e-mail funciona? Desvende os mistérios com o nosso guia prático

O que é e-mail? Bom, sabemos que é uma forma barata e eficaz de comunicação, e é tão usada a ponto de existir toda uma infraestrutura global de suporte a ela. Dependemos do e-mail para comunicações, confirmações, segurança da conta e compartilhamento de informações. Neste artigo, vamos desmistificar o funcionamento do e-mail, definir os principais protocolos de e-mail, analisar alguns conceitos importantes e explicar o processo de comunicações. Assim, você não se perde nos sistemas de e-mail nem cai em armadilhas de spam incômodas.

O e-mail é apenas algo que… funciona. Certo?

Você já se perguntou o que acontece quando você clica no botão “Enviar”? Depois que um e-mail sai da sua caixa de saída, ele embarca em uma odisseia selvagem do e-mail, percorrendo uma rede complexa de rotas, servidores e protocolos para finalmente (com os dedos cruzados) chegar à caixa de entrada.

O e-mail (ou email, como você deve conhecê-lo) significa correio eletrônico e é o equivalente no ciberespaço ao correio físico. Mas imagine o e-mail menos como o carteiro colocando uma carta na sua caixa de correio e mais como o Pony Express, com o mensageiro a cavalo desbravando um território extremo para entregar sua mensagem. Sim, o e-mail é uma forma de enviar mensagens a um destinatário usando dispositivos eletrônicos operando pela internet e redes locais, mas existem ladrões nas vias de e-mail, vírus maliciosos e vários outros perigos que podem arruinar suas campanhas.

Para entender como o e-mail funciona e os tipos de ferramentas e práticas que facilitam essa jornada, vamos primeiro analisar o que ela realmente envolve.

1. Primeiro, você redige um e-mail na sua conta de e-mail. Essa interface é alimentada pelo seu cliente de e-mail.
2. Seu cliente de e-mail combina o texto da mensagem, o destinatário, a linha de assunto, a data e o carimbo de data/hora em um cabeçalho de e-mail.
3. Seu cliente de e-mail se comunica com um servidor de envio de e-mail de um provedor de serviços de e-mail, como o Mailgun, por meio de um protocolo de e-mail.
4. Sua mensagem é transferida por esse protocolo de e-mail para o servidor de envio.
5. O servidor de envio se comunica com o servidor de recebimento de e-mail do seu destinatário, operado pelo provedor de caixa de entrada (ISP) dele, com um protocolo de e-mail.
6. Se a sua mensagem for aprovada, passando pela autenticação, por filtros de spam, etc. Ela será filtrada para a caixa de entrada.
7. Seu destinatário verifica a respectiva conta de e-mail. Neste momento, o cliente de e-mail se comunica com o servidor de recebimento para recuperar a sua mensagem de e-mail com um protocolo de e-mail.

Cada transferência da sua mensagem de e-mail original em cada ponto de verificação ao longo da jornada usa um protocolo de e-mail. Detalharemos os protocolos de e-mail na seção a seguir, mas, essencialmente, eles são conjuntos de regras que definem como as mensagens são trocadas. O objetivo dos protocolos é ajudar a padronizar a transferência de mensagens em nível universal e global. Mas, obviamente, há sempre exceções.

Os protocolos de e-mail facilitam o envio e o recebimento de e-mails. Existem três tipos principais de protocolos de e-mail:

• SMTP
• IMAP
• POP

Confira cada um desses protocolos a seguir.

O Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) lida com a entrega de e-mails. Esse protocolo é responsável por transferir seu e-mail do seu cliente de e-mail para um Servidor SMTP. Em seguida, o servidor usa o protocolo SMTP para autenticar a sua mensagem e enviar o seu e-mail ao servidor de recebimento de e-mail do seu destinatário.

Você já deve ter ouvido falar do SMTP e do Internet Message Access Protocol (IMAP) na mesma frase. Em termos simples, se o SMTP lida com a entrega de e-mails, o IMAP foca no acesso a eles.

Depois que o SMTP transfere o e-mail para o servidor de recebimento do seu destinatário, ele armazena a mensagem de e-mail. Quando o seu destinatário confere a respectiva conta de e-mail, o cliente de e-mail usa o protocolo IMAP para se comunicar com o servidor de e-mail para recuperar a sua mensagem. O IMAP deixa uma cópia da sua mensagem no servidor e a recupera para o cliente de e-mail do seu assinante, onde ele pode visualizar a sua mensagem. Em outras palavras, o IMAP sincroniza todas as mensagens no servidor de e-mail com as mensagens no cliente de e-mail do seu assinante.

Assim como o IMAP, o Post Office Protocol (POP) recupera e-mails de um servidor de e-mail. A diferença entre o POP e o IMAP é que enquanto o IMAP sincroniza todas as mensagens no servidor de e-mail com os e-mails no cliente de e-mail do seu destinatário, o POP recupera apenas mensagens específicas. Além disso, o POP não deixa uma cópia do seu e-mail no servidor de e-mail. Pense no IMAP como o protocolo POP, mas aprimorado e dimensionado.

Agora que os conceitos básicos de protocolos de e-mail já foram explicados, vamos analisar outros conceitos de e-mail importantes:

• DNS
• MUA
• MTA
• MDA

Já mencionamos que os conceitos e termos de e-mail estão cheios de siglas? Vamos tentar entender melhor esses quatro conceitos.

O Domain Name Service (DNS) é uma forma de “mapear” nomes de domínio para endereços IP. Em outras palavras, ele oferece um nome de domínio legível por humanos, como mailgun.com, que pode ser inserido para acessar a landing page do Mailgun em vez de uma série de números como 192.168. 1.1. Qual deles você acha mais fácil de lembrar?

O Mail User Agent (MUA) é uma interface de e-mail com a qual um usuário interage. Em outras palavras, os MUAs podem ser clientes de e-mail baseados na web ou em aplicativos, como o Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo, ou AOL.

Não, não estamos falando da agência de transporte metropolitano. O Mail Transfer Agent (MTA) é um software que transfere e-mails de você para o seu assinante. Depois que você envia um e-mail do seu MUA, a mensagem é transferida para um MTA, como um servidor SMTP, via protocolo SMTP.

O MTA usa o protocolo SMTP para repassar sua mensagem a um Message Delivery Agent (MDA). Os MDAs também são descritos por termos como servidor de caixa de correio ou servidor de recebimento de e-mail. A partir daqui, o seu destinatário usa o protocolo IMAP para recuperar a sua mensagem do MDA para o respectivo MUA.

Agora que memorizamos essa salada de siglas, vamos testar a sua memória e analisar como o e-mail funciona.

Como o e-mail funciona:

1. Você interage com o seu MUA, um cliente de e-mail como o Gmail. Você clica em enviar.
2. O protocolo SMTP transfere sua mensagem para um MTA, como o servidor SMTP do Mailgun.
3. O MTA autentica o seu e-mail e o prepara para a transferência.
4. O MTA se comunica com o MDA usando o protocolo SMTP e repassa a sua mensagem ao MDA. Seu e-mail agora aguarda no servidor de recebimento de e-mail para o seu assinante recuperá-lo.
5. Seu destinatário usa o respectivo MUA para recuperar o seu e-mail. O MUA dele se comunica com o MDA usando os protocolos IMAP ou POP.
6. O MUA do seu destinatário baixa e armazena localmente uma cópia do seu e-mail. Neste momento, o POP exclui a mensagem original do servidor de e-mail, enquanto o IMAP deixa o e-mail original intacto no servidor.

Todos os pontos de verificação na jornada do e-mail, os protocolos e os elementos cruciais que abordamos acima são parte de algo que chamamos de a entregabilidade. Entregabilidade é apenas uma forma chique de perguntar: como eu faço para minha mensagem chegar à caixa de entrada dos destinatários? Existem muitas práticas recomendadas relacionadas a isso que não abordamos aqui, mas entender pelo que uma mensagem de e-mail passa para chegar onde precisa já é um ótimo começo.

Quem diria que há tanto envolvido no envio de um simples e-mail? Fazer sua mensagem chegar aos destinatários pode parecer tão simples quanto clicar em enviar, até você dar uma espiada nos bastidores. Ao fazer isso, você vai perceber que, entre todas as autenticações, protocolos, certificações e obstáculos, como as armadilhas de spam, o que é realmente necessário para ser um bom remetente é uma forte estratégia de entregabilidade.

Não se preocupe: montar a sua estratégia não tem que dar dor de cabeça. Passo 1: Saiba mais sobre a entregabilidade de e-mail. Este é um ótimo ponto de partida. Passo 2: não tenha medo de recorrer a profissionais.

Autor: Em Blitstein Em Blitstein is a Sr. Content Marketing Manager at Sinch Mailgun. She manages the Mailgun Blog, curates top-notch content, and falls down SEO rabbit holes. She writes about all things email and loves a good dev deep dive.