A verdade inconveniente sobre as listas de e-mails e como higienizá-las com a limpeza de listas

Sem meias palavras: nada é um golpe mais baixo para a sua entregabilidade do que uma lista de e-mails suja.

As listas de e-mails não servem apenas para organizar e armazenar contatos. Elas são o banco de dados de comunicação que você usa para segmentar suas campanhas, direcionar seu envio de mensagens e construir seu engajamento. Se suas listas estiverem cheias de endereços inválidos ou de usuários sem engajamento, a reputação do remetente e, consequentemente, a sua entregabilidade, podem despencar. Rápido.

Criar e manter uma lista de e-mails saudável é um processo que pode ser gerenciado com práticas e ferramentas simples. Continue lendo para saber mais sobre a importância da limpeza de listas de e-mails e como fazê-la.

O objetivo da limpeza de listas de e-mails é remover regularmente endereços de e-mail inválidos e sem resposta dos seus contatos. O processo de limpeza de listas de e-mails envolve a verificação de endereços de e-mail com diversas ferramentas, incluindo a verificação de endereços de e-mail, a validação de dados e as práticas recomendadas de higienização com base no engajamento dos destinatários.

Ótima pergunta. 

A manutenção regular das listas resulta em taxas de devolução menores, maior engajamento e melhor entregabilidade ao garantir que as suas mensagens sejam enviadas para quem tem interesse no seu conteúdo e nos seus serviços. Os ISPs usam ações como taxas de abertura e taxas de cliques para determinar a entrega na caixa de entrada, mas as suas métricas de engajamento influenciam muito o seu sucesso na entregabilidade como um todo.

No Email Camp: MessageMania de 2024, a pessoa especialista em engenharia de entregabilidade da Sinch Mailgun, Ashley Rodriguez, analisou os impactos de uma higienização de lista ruim.  

• Aumento na taxa de devolução, o que causa uma queda na sua taxa de entrega geral 
• Taxa de reclamação de spam mais alta, o que pode ser ainda mais prejudicial agora que os provedores de caixa de entrada estão definindo limites de reclamação de spam 
• Taxas de engajamento mais baixas, que podem afetar a sua caixa de entrada

A melhor forma de manter a sua lista de e-mails limpa é implementar as práticas recomendadas à medida que a sua lista cresce. Afinal, 23% dos endereços de e-mail mudam no período de um ano, então, se a sua lista for grande, é muita oscilação para se acompanhar. Veja algumas práticas para facilitar as coisas.

Não é difícil entender a ideia da gestão em massa. Na maioria das ferramentas, há uma funcionalidade para importar endereços e gerar um arquivo CSV ou JSON que pode ser classificado, analisado e otimizado. 

A verificação em massa é usada por ferramentas que oferecem essa funcionalidade para permitir que as empresas higienizem suas listas de acordo com parâmetros como a busca por erros de digitação (pense em gnail vs. gamil) e a validação de domínios.

Antes de excluir usuários sem engajamento, crie uma estratégia para tentar mantê-los.

As campanhas de reativação (ou campanhas de reengajamento) são um último esforço antes de higienizar esses e-mails da sua lista. Antes de remover um endereço inativo da sua lista para sempre, implemente a prática de segmentar contatos sem engajamento e foque em incentivar uma nova interação com campanhas e envio de mensagens direcionados.

Um política de sunset é um plano para limpar destinatários sem resposta ou sem engajamento da sua lista de e-mails, analisando regularmente as suas métricas de engajamento. Quando usadas com uma estratégia de reativação, as políticas de sunset ajudam a organizar uma lista apenas com usuários engajados.

Por que você precisa de uma política de sunset do ponto de vista da entregabilidade? Bem, não basta que os destinatários não marquem os seus e-mails como spam. Os provedores de caixa de entrada também se importam se os destinatários estão interagindo com as suas mensagens de forma positiva, abrindo-as e clicando nos seus links. O engajamento conta para a reputação do remetente como um todo. Portanto, se os destinatários não estiverem lendo os seus e-mails, isso terá um impacto negativo na sua entregabilidade geral.

Não há melhor maneira de garantir o interesse do seu destinatário nas suas comunicações por e-mail do que o duplo opt-in. O duplo opt-in é uma etapa de validação que exige que os usuários confirmem se desejam entrar na sua lista de e-mails, por meio de um link de confirmação enviado para o endereço de e-mail cadastrado.

As práticas de duplo opt-in se tornaram um padrão do setor, especialmente agora na era do rápido surgimento de leis de privacidade de dados. Você precisa garantir que os endereços de e-mail coletados tenham sido obtidos com um consentimento claro e bem documentado.

Validar os endereços no momento em que são capturados é a maneira mais rápida de garantir a construção de uma lista de e-mails limpa e uma boa reputação do remetente. Se você não os identificar, endereços inválidos podem levar você a entrar em uma lista de bloqueio ou cair em armadilhas de spam.

É por isso que a Ashley se surpreende tanto com o fato de que quase 40% dos remetentes de e-mail admitem que raramente ou nunca conduzem a higienização da lista de assinantes de e-mail.

O uso de um serviço de validação de e-mail para verificar a precisão dos e-mails inseridos no cadastro permite checar se há erros comuns nos novos endereços, além de evitar que endereços inválidos cheguem a ser adicionados à sua lista. Quando usada em conjunto com práticas como o duplo opt-in, a validação no momento do cadastro é uma maneira fácil de implementar práticas de limpeza de listas.

Obtenha mais insights na sessão do Email Camp da Ashley sobre táticas de higienização de lista para uma limpeza completa. 

Já falamos sobre o que você precisa para manter a sua lista limpa. Quando se trata de escolher uma ferramenta, há três pontos principais que você deve observar.

Os recursos de verificação em massa buscam e-mails falsos e endereços com reclamações de spam conhecidas, além de checarem a sintaxe. Isso não só ajuda no engajamento, mas também reduz a sua taxa de devolução e aumenta a reputação do remetente.

Você vai notar que as verificações em massa foram a primeira coisa que mencionamos neste post, na nossa lista do que você precisa para manter a sua lista limpa. Isso porque você não vai querer ter o trabalho de conferir manualmente para verificar cada endereço. O ideal é poder validar esses endereços de e-mail rapidamente com o suporte de uma API.

Aqui estão duas palavras para não esquecer ao procurar por uma boa ferramenta: verificação instantânea. É isso que você consegue com um software de limpeza de listas de e-mails compatível com a sua API de e-mail.

As APIs permitem que duas aplicações se comuniquem entre si. Com as ferramentas de verificação de e-mail, essa conexão ocorre entre o aplicativo de limpeza de listas e o aplicativo que você usa para coletar e-mails ou gerenciar os seus formulários de assinatura. Quando um endereço de e-mail é inserido, o ideal é que o processo de verificação seja instantâneo para garantir que os novos e-mails sejam verdadeiros e não endereços temporários, descartáveis ou de spam.

A maioria das organizações utiliza ferramentas de diversos lugares. As APIs são ótimas para a comunicação entre aplicativos. Já as integrações são necessárias para conectar-se a outras ferramentas, como CRMs, que você pode estar usando para gerenciar e adquirir contatos ou para dar suporte à sua equipe de vendas.

O seu programa de e-mail deve ser criado por você, e as suas ferramentas devem ser capazes de funcionar juntas, mesmo que não sejam do mesmo pacote de produtos.

Os seus contatos impulsionam a sua estratégia de comunicação por e-mail. Uma lista de e-mails limpa otimiza os seus esforços ao remover o peso morto de endereços de e-mail inválidos, além de garantir que os seus contatos sejam gerenciados e monitorados em relação ao engajamento. Manter a sua lista de e-mails saudável pode parecer um passo óbvio, mas até mesmo as coisas simples podem ser complicadas e demoradas.

Acredite: você não vai querer comprometer o seu programa de e-mail com uma lista mal gerenciada. Felizmente, nós podemos ajudar a garantir que isso não aconteça. Não deixe a sua lista suja. Conheça a nossa solução para testar a eficácia da validação de e-mail na prática e mantenha as suas listas de e-mails limpas.

Autor: Kate Nowrouzi Kate Nowrouzi is the VP of Deliverability at Sinch Mailgun. She is our in-house deliverability pro and product strategist with over 20 years experience in email & anti-spam technologies. She writes about deliverability, brings you best practices, and shows you the impact of email on your business.