Como conduzir uma auditoria completa de entregabilidade de e-mail

15 de setembro de 2026

Geralmente, tudo começa com a leve suspeita de que há algo errado com a entregabilidade de e-mail. Talvez sua taxa de devolução definitiva esteja maior do que o normal, ou o engajamento caiu inesperadamente.  Ou então, algum cliente ou colega avisou que suas mensagens estão caindo no spam.

Seja qual for o caso, você precisa identificar os problemas e consertá-los o quanto antes. Você precisa descobrir como conduzir uma auditoria de entregabilidade de e-mail. E, se precisar de orientação, estamos aqui para ajudar. Nós entendemos que a entregabilidade importa… e muito.

O e-mail é um canal fundamental de comunicação e marketing. Se as mensagens não estão chegando às caixas de entrada dos seus assinantes, isso não é apenas desperdício de tempo e esforço, mas também pode prejudicar os negócios. Isso é ainda mais verdadeiro para e-mails transacionais importantes de que os clientes precisam.

Uma auditoria de entregabilidade de e-mail ajuda a desvendar o mistério e colocar suas mensagens na caixa de entrada, o lugar delas. Então, vista seu chapéu de Sherlock Holmes e vamos analisar os detalhes do que está em jogo.

Ao conduzir uma auditoria de entregabilidade de e-mail, o objetivo é analisar todos os elementos que afetam a entregabilidade. A auditoria medirá as taxas de entregabilidade, determinará onde as mensagens de e-mail estão sendo entregues e explorará os fatores que podem estar diminuindo essas taxas.

Esses fatores incluem:

• Problemas na infraestrutura de e-mail
• Falha na autenticação de e-mail
• Baixa reputação do remetente
• Inclusão em uma lista de bloqueio de e-mail
• Esforços inadequados de aquisição de contatos
• Sinais de spam no conteúdo do e-mail

Uma auditoria completa de entregabilidade de e-mail se aprofunda em cada um desses aspectos. Antes de mais nada, porém, você pode executar alguns testes para identificar rapidamente os principais problemas.

Antes de começar a auditoria, existem verificações manuais e ferramentas que você pode usar para executar um teste de entregabilidade de e-mail e descobrir alguns insights gerais importantes. Pense nesses testes iniciais como atalhos que mostram onde você provavelmente precisará concentrar sua investigação.

Anne Angele, da Marketo, sugere enviar um e-mail a você para ver onde a mensagem chega. Ela recomenda usar um endereço do Gmail, já que os filtros de spam dessa plataforma são conhecidos por serem rigorosos. Você também pode clicar em “Mostrar original” no Gmail para descobrir rapidamente se o e-mail passou na autenticação SPF, DKIM e DMARC.

Tente fazer um teste de entregabilidade de e-mail com imagens e links, além de um e-mail em texto simples. Se o e-mail em texto simples cair no spam, é provável que você tenha um problema com a reputação do remetente e pode estar em uma lista de bloqueio.

Também há diversas ferramentas gratuitas e pagas que você pode usar para testar problemas de entregabilidade:

• Entrega na caixa de entrada do Sinch Mailgun prevê o desempenho da entregabilidade para que você possa resolver possíveis problemas. Os clientes do Mailgun também recebem relatórios mensais e acesso a um painel de relatórios de entregabilidade, que pode ajudar a encontrar dados para a auditoria e permite monitorar tudo.
• Os recursos de entregabilidade do Sinch Email on Acid podem verificar se o seu endereço IP está em alguma lista de bloqueio e realizam testes de aprovação/reprovação em relação aos principais filtros de spam.
• MXToolbox é um serviço muito popular na comunidade de e-mail. A ferramenta oferece alguns recursos práticos e gratuitos, incluindo verificação de lista de bloqueio e uma visão geral da integridade do e-mail.
• Mail-Tester.com é uma ferramenta gratuita que permite “testar o nível de spam do seu e-mail”.

Os testes executados com ferramentas como essas orientarão seus próximos passos ao conduzir a auditoria. Por exemplo, o remetente no teste acima precisaria verificar quem o incluiu na lista de bloqueio e tomar medidas para ser removido.

Muitos fatores diferentes afetam a entregabilidade de e-mail. Mesmo que você tenha uma boa ideia do que está causando falhas na entrega, conduzir uma auditoria pode revelar outras formas de melhorar a entregabilidade.

Os fatores a seguir representam algumas formas essenciais de verificar a entregabilidade de e-mail ao conduzir sua auditoria:

• Taxas de entrega de e-mail: a porcentagem de e-mails entregues nas caixas de correio.
• Infraestrutura de e-mail: o sistema que entrega os e-mails, incluindo hardware, software, bem como outros componentes.
• Protocolos de autenticação de e-mail: os registros TXT do DNS usados para verificar a identidade de um remetente com boa reputação.
• Reputação do remetente: como os provedores de caixas de correio avaliam a reputação do seu IP e do seu domínio.
• Construção e higienização de lista: sua lista de contatos está devidamente limpa? Os endereços de e-mail estão sendo verificados?
• Conteúdo de e-mail: uma avaliação de e-mails individuais em busca de possíveis sinais de spam, altas taxas de devolução e reclamações de spam.

Um bom primeiro passo ao compilar uma auditoria de entregabilidade de e-mail é verificar a sua taxa de entrega de e-mail geral. É importante notar que taxas de entrega e entregabilidade de e-mail são conceitos relacionados, mas não sinônimos.

A taxa de entrega mede a porcentagem de e-mails que chegam às caixas de correio do destinatário. A entregabilidade, no entanto, também se refere a onde essas mensagens vão parar. Qualquer e-mail que não retorna com uma devolução é considerado “entregue”. Mas ele pode ir para o spam ou ser rejeitado devido a uma falha de autenticação.

Como verificar sua taxa de entrega de e-mail

Essas informações devem ser fáceis de obter por meio das análises e dos relatórios fornecidos pelo seu provedor de serviços de e-mail (ESP).

A taxa de entrega média entre todos os remetentes fica em torno de 85%. Mas para ser sincero… essa não é uma taxa de entrega boa de modo algum. Remetentes devem buscar uma taxa de entrega de 95% ou mais. A base de usuários do Mailgun tem uma taxa de entrega média de 97,4%.

Esses dados são um bom “termômetro” para a entregabilidade de e-mail. Em seguida, você pode se aprofundar conforme avança. Se os e-mails transacionais e os e-mails de marketing/comerciais forem enviados de IPs diferentes, eles terão taxas de entrega diferentes. Se você usa o Mailgun, pode aproveitar a entrega na caixa de entrada para saber mais sobre onde os e-mails realmente chegam, o que é extremamente útil para a auditoria de entregabilidade de e-mail.

“Remetentes devem buscar uma taxa de entrega de 95% ou mais. A base de usuários do Mailgun tem uma taxa de entrega média de 97,4%.”

Seu próximo passo vai ser muito mais técnico. Você revisará como a infraestrutura de e-mail está configurada e determinará se está usando as melhores opções para obter a entregabilidade ideal.

A infraestrutura de e-mail envolve os sistemas combinados (hardware e software) que permitem enviar e receber e-mails. Isso inclui servidores de e-mail de entrada e de saída, domínios de envio, endereços IP, portas SMTP, além de agentes de transferência de e-mail (MTAs) e muito mais.

O principal objetivo da auditoria da infraestrutura de e-mail para verificar a entregabilidade é determinar se você está usando a configuração certa para os seus envios. Como essa é a base do seu programa de e-mail, é importante garantir que a infraestrutura de e-mail esteja íntegra e confiável. Aqui estão alguns componentes importantes da infraestrutura para analisar durante a auditoria.

Portas SMTP

O Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) é o que permite que você envie e-mails de um servidor para outro. Portanto, não há dúvidas de que a forma como você usa o SMTP terá impacto na entregabilidade. Os servidores SMTP se comunicam com os servidores de e-mail de recebimento (IMAP e POP3), mas para quem faz envios com foco na entregabilidade, o SMTP é a única coisa sob seu controle.

Há uma variedade de portas SMTP que podem ser usadas para e-mails de saída. Duas das mais utilizadas são a Porta 25 e a Porta 587. 

A porta 25 existe há quase tanto tempo quanto o SMTP. Muito e-mail é enviado por ela, mas muito spam também. Ela já foi até chamada de a superestrada do spam. A porta 25 ainda é o principal método de retransmissão SMTP, mas, a não ser que você gerencie seus próprios servidores de e-mail, não recomendamos o seu uso. Muitos provedores de serviços de internet (ISPs) bloqueiam a porta 25.

O Mailgun recomenda fortemente o uso da Porta 587 em conjunto com a criptografia TLS para garantir que o e-mail seja enviado com segurança. Entretanto, existem casos em que o remetente pode precisar usar outra porta. O Mailgun usa várias portas SMTP diferentes para o envio de mensagens, e a porta SMTP que melhor se adapta à sua organização dependerá de suas mensagens, dos destinatários e dos objetivos específicos.

O motivo mais comum para falhas de SMTP é uma configuração incorreta de e-mails de saída. Isso pode resultar em problemas, como um e-mail automatizado para redefinir a senha nunca chegar ao destinatário. Portanto, se houver problemas com a entrega, convém verificar a configuração com o seu provedor de e-mail.

Endereços IP

Endereços IP podem ser compartilhados ou dedicados. Quando você envia de um IP compartilhado, a reputação de outras marcas pode prejudicar a sua entregabilidade. Por outro lado, se você envia de um IP dedicado, os problemas de entregabilidade de e-mail são de sua inteira responsabilidade.

Se houver remetentes duvidosos no seu IP compartilhado, mudar para um IP dedicado pode, sem dúvida, melhorar a entregabilidade de e-mail. Um IP dedicado é mais útil se você envia um alto volume de mensagens. No entanto, um ESP de confiança trabalhará para garantir que os IPs compartilhados fiquem livres de remetentes de spam. O Mailgun monitora ativamente seus endereços IP compartilhados e mantém agentes mal-intencionados fora da plataforma.

A reputação de IP é o maior fator de entregabilidade de e-mail a se gerenciar, e você explorará isso com mais profundidade ao analisar a reputação do remetente durante a auditoria.

Um fator de entregabilidade relacionado para remetentes com IPs dedicados é o processo de aquecimento de IP. Quando muito e-mail é enviado de um novo endereço IP muito rapidamente, os provedores de caixa de correio podem ficar desconfiados. Uma estratégia de aquecimento de IP aumenta de forma gradual o volume e a frequência ao longo do tempo para garantir a entregabilidade. Apenas tenha em mente que pode levar um mês ou mais para estabelecer uma boa reputação junto aos provedores de caixa de correio.

Domínios de envio

Muitos remetentes de alto volume usam nomes de domínio (ou subdomínios) para e-mails de saída diferentes do domínio principal usado para hospedagem na web. Você também pode dar um passo adiante e fazer com que os e-mails de marketing venham de um subdomínio, enquanto os e-mails transacionais vêm de outro.

Isolar os domínios pode facilitar o gerenciamento da reputação do domínio, que é outra parte importante da reputação do remetente. Então, ficaria parecido com isto:

• Domínio principal do site: exemplo.com
• Subdomínio para e-mail transacional: mail.exemplo.com
• Subdomínio para e-mails de marketing: marketing.exemplo.com

Isso é útil porque os subdomínios têm uma reputação separada da do domínio raiz. Assim, se por algum motivo a base de assinantes começar a marcar os e-mails de marketing como spam, isso não afetará a entregabilidade dos e-mails transacionais importantes de que a clientela precisa.

Como verificar a infraestrutura de e-mail

Durante a auditoria, ao analisar os sistemas e protocolos que você está usando para enviar e-mails, faça estas perguntas gerais sobre a infraestrutura:

• Nossos servidores de e-mail são seguros e confiáveis?
• Estamos usando a melhor porta SMTP para os nossos objetivos?
• Será que um API de e-mail ajudaria a integrar perfeitamente os e-mails?
• Deveríamos usar um IP compartilhado ou dedicado?
• Nós aquecemos/precisamos aquecer novos IPs e domínios?
• Domínios/subdomínios separados poderiam melhorar os esforços de entregabilidade?

Aqui estão algumas ferramentas on-line para ajudar a testar e avaliar a infraestrutura de e-mail:

• SMTP Diagnostics da MXToolbox: realiza um teste de open relay e mede o tempo de resposta.
• Email Server Test da dotcom-tools: testa a disponibilidade e o desempenho dos servidores de e-mail de entrada e saída.
• SMTP Test da Wormly: teste para ver se o seu servidor SMTP está configurado corretamente.
• SMTP Test Tool da GMass: teste sua conexão com servidores SMTP, incluindo provedores terceirizados como o Mailgun.
• Domain Reputation Check da IPVoid: descubra se um domínio é classificado como malicioso.

O Mailgun também oferece diversas soluções para gerenciar e monitorar a infraestrutura de e-mail. Isso inclui serviços SMTP de última geração, aquecimento de IP automatizado e serviços de reputação de e-mail.

Deixar de configurar a autenticação de e-mail corretamente pode sem dúvida afetar a entregabilidade de forma negativa. Garantir que a configuração certa esteja em vigor deve ser uma prioridade durante a auditoria de entregabilidade de e-mail. Assim como a infraestrutura, este é outro tópico que pode exigir a ajuda da equipe de TI ou a contratação de especialistas externos caso você encontre obstáculos técnicos.

Os três principais protocolos de autenticação de e-mail são:

1. Sender Policy Framework (SPF): especifica quais endereços IP estão autorizados a enviar e-mails de um domínio.
2. DomainKeys Identified Mail (DKIM): usa uma chave criptografada no cabeçalho do e-mail como assinatura digital, o que identifica um remetente legítimo.
3. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC): uma política que verifica o SPF e o DKIM e diz aos servidores de recebimento como lidar com e-mails que falham na autenticação.

Os protocolos de autenticação de e-mail são registros específicos que ficam no servidor de nomes de domínio (DNS) de um remetente. Um erro nesses registros, ou a ausência deles, pode causar problemas de entregabilidade.

Embora você não precise necessariamente ter todos esses três protocolos implementados para que um e-mail seja entregue, fazer isso aumenta e muito as suas chances de melhorar a entregabilidade e embasa uma forte reputação do remetente.

Como verificar a autenticação de e-mail

Além da verificação manual usando o Gmail mencionada antes, existem diversas ferramentas on-line e gratuitas que podem ser usadas para gerar relatórios detalhados sobre a autenticação de e-mail. Muitas são ferramentas de teste de DMARC, já que essa política busca pelas autenticações SPF e DKIM.

Aqui estão várias ferramentas que você pode testar:

• Investigate da Red Sift
• DMARC Check tool da MXToolbox
• DMARC Inspector da dmarcian
• DMARC Record Check da DMARC Analyzer

Após executar esses testes, você poderá ver se há alguma falha de autenticação. Você também poderá verificar qual é o nível da sua política DMARC. Se a autenticação for configurada adequadamente, a grande recomendação é que o DMARC seja definido, no mínimo, como p=quarantine. Isso diz aos provedores de caixa de correio para manterem e-mails suspeitos fora da caixa de entrada principal.

Joan Jett pode até cantar que “não liga” para sua reputação (em “Bad Reputation”), mas com certeza você deveria se importar com a reputação do remetente.

Os provedores de serviços de internet (ISPs) têm suas próprias opiniões sobre os remetentes de e-mail. Todo remetente recebe uma pontuação. Se a sua pontuação ficar muito baixa, seus e-mails podem começar a ir para a pasta de lixo eletrônico. Pior ainda: eles serão rejeitados e não serão entregues.

Sua reputação do remetente baseia-se em duas áreas principais:

1. Reputação de IP: uma indicação de que os destinatários querem ou não receber e-mails de um determinado endereço IP.
2. Reputação do domínio: a medida da qualidade e integridade de um domínio que envia e-mails autenticados.

O tipo de conteúdo que você envia também pode afetar a reputação do remetente. Como você deve imaginar, enviar e-mails com vírus ou usar táticas para tentar adquirir informações confidenciais vai prejudicar a sua reputação. Mas se os assinantes simplesmente não estão abrindo ou interagindo com os seus e-mails, isso também pode ser um sinal de conteúdo de baixa qualidade.

Cada ISP possui um algoritmo para o seu próprio sistema de pontuação da reputação do remetente. Por exemplo, a entregabilidade de e-mail pode ser boa para os destinatários do Apple Mail, mas você enfrenta problemas com o Outlook, porque ele deu uma pontuação menor para você. Otimizar a reputação de IP e do domínio deve ser sua principal prioridade caso haja problemas de entregabilidade.

Como verificar e melhorar a reputação do remetente

Existem algumas ferramentas que agregam uma pontuação para a sua reputação do remetente, além de serviços que fornecem informações sobre como provedores de caixa de correio específicos veem você.

Use os recursos a seguir para ajudar na auditoria da reputação do remetente:

• Google Postmaster Tools para ver sua reputação com o Gmail
• Microsoft SNDS para ver informações sobre a sua reputação com o Outlook
• TrustedSource da McAfee para informações detalhadas sobre a reputação do seu domínio
• Baracuda Central para conferir a reputação do seu IP numa importante rede de lista de bloqueio

Encontrou problemas de reputação com essas ferramentas? Abaixo, veja por onde começar a examinar seus e-mails em busca da causa de uma reputação ruim do remetente:

• Frequência/volume excessivo de envio de e-mails
• Altas taxas de devolução
• Altas taxas de cancelamento de inscrição
• Métricas de engajamento baixas
• Destinatários marcando o e-mail como spam
• Enviar um e-mail para um ISP que tenha armadilhas de spam (ou honeypots)
• Inclusão em uma lista de bloqueio 

Praticar uma boa higienização de lista de e-mails é como cuidar da higiene pessoal. Se você esquecer de tomar banho, seu corpo vai começar a cheirar mal. Se você esquecer de limpar os seus contatos, sua entregabilidade vai começar a cheirar mal.

Se você quiser evitar problemas de entregabilidade de e-mail, um serviço confiável de limpeza de lista de e-mails ajuda a eliminar os endereços inválidos ou inativos e as armadilhas de spam. A prática recomendada é limpar as suas listas pelo menos uma vez por trimestre.

Os métodos usados para construir sua lista de e-mails também podem causar problemas de entregabilidade. Nem é preciso dizer que você nunca deve comprar uma lista de e-mails. Isso é o caminho mais rápido para cair em uma armadilha de spam.

Como auditar as suas listas de e-mails

Você pode incluir a higienização da lista e a verificação de endereços na sua auditoria de entregabilidade de e-mail, especialmente se a sua lista não for limpa há algum tempo. Se você descobrir que tem uma lista infestada de contatos ruins, comece a usar um serviço de verificação de e-mail daqui para frente.

Faça uma pequena investigação para descobrir mais sobre como os contatos da sua base de dados foram adquiridos. Sua organização está seguindo as práticas recomendadas para construir listas?

Você deve usar um formulário de opt-in para coletar novos endereços de e-mail, e um duplo opt-in é uma ideia melhor ainda. Em seguida, você pode incluir a verificação do endereço de e-mail como parte do processo de cadastro. Por fim, garanta que os seus e-mails facilitem o cancelamento da inscrição. Toda mensagem que você enviar deve incluir um link para cancelar a assinatura.

Se não houver nenhum problema significativo com a infraestrutura, com a autenticação, com a reputação do remetente ou com a gestão de listas, é possível que o conteúdo de campanhas de e-mail individuais seja o problema. O próximo passo da auditoria de entregabilidade de e-mail deve colocar esses e-mails sob o microscópio.

O texto e o design de e-mail podem ter um efeito indireto sobre a entregabilidade. Isso ocorre porque o poder de denunciar suas mensagens como spam está nas mãos dos assinantes. Se o seu e-mail for considerado suspeito devido à linguagem usada ou se o design parecer inconsistente com o esperado, isso pode levantar sinais de alerta. Confira nossas Episódio do podcast Email’s Not Dead com Matthew Smith do Really Good Emails para mais insights sobre o impacto do design da campanha.

Como verificar o conteúdo do e-mail em busca de problemas de entregabilidade

Se você avaliar campanhas individuais durante uma auditoria de entregabilidade de e-mail, preste muita atenção naquelas com tendência a receber mais reclamações de spam, cancelamentos de inscrição e baixo engajamento. Tenha em mente que e-mails mais simples tendem a ter menor probabilidade de cair na pasta de spam. Por isso, comece analisando suas campanhas de e-mail marketing maiores e mais complexas.

Esta é mais uma oportunidade ideal para usar o recurso Entrega na caixa de entrada  do Mailgun para ver se campanhas de e-mail individuais estão caindo no spam mais vezes do que o esperado.

Aqui estão alguns fatores do conteúdo de e-mail que podem prejudicar a entregabilidade:

• Enviar e-mails apenas com imagens ou com imagens demais.
• Adicionar links demais em um e-mail — tente colocar cinco ou menos links.
• Adicionar links para sites perigosos ou com spam, incluindo sites sem certificado SSL.
• Usar encurtadores de links que escondem a URL de destino da base de assinantes.
• Escolher arquivos de e-mail muito pesados — o ideal é que tenham menos de 100 kb.

Todos os fatores acima podem acidentalmente fazer você parecer com quem envia spam. Por precaução, você deve evitar outros tipos de conteúdo que possam causar o mesmo.

Melhorias na entregabilidade de e-mail

Assim que a auditoria de entregabilidade de e-mail for concluída, você deve ter uma visão clara dos problemas que precisam ser resolvidos. Aqui está uma recapitulação rápida das principais etapas:

• Faça testes de entregabilidade de e-mail para descobrir problemas óbvios.
• Descubra sua taxa geral de entrega de e-mail, que deve ser de cerca de 95%.
• Revise a configuração da sua infraestrutura de e-mail e considere possíveis melhorias ou atualizações.
• Garanta que você está passando na autenticação de e-mail e que configurou o SPF, o DKIM e o DMARC corretamente.
• Examine a reputação do remetente e verifique se você está em alguma lista de bloqueio.
• Faça a higienização da lista e verifique se os endereços de e-mail estão sendo validados.
• Examine o conteúdo do e-mail em busca de itens que possam ser interpretados como suspeitos ou com spam.

Use os resultados da sua auditoria de entregabilidade de e-mail para elaborar uma lista com recomendações e ações necessárias. Priorize esses itens e delegue responsabilidades para as pessoas certas. Por exemplo, você pode conversar com a equipe de marketing sobre mudanças nas práticas de aquisição de e-mails. Ou você pode pedir para a TI atualizar os registros do DNS para a autenticação.

Algumas coisas, como melhorar a reputação do remetente, sair de uma lista de bloqueio ou configurar os protocolos de autenticação, podem levar algum tempo antes que os resultados apareçam. Outras, como a construção de lista e conteúdos com cara de spam, podem ser resolvidas de imediato.

Encontre o parceiro de entregabilidade ideal

A entregabilidade de e-mail é complexa. É por isso que muitas organizações de maior porte contam com profissionais que dedicam o seu tempo inteiro à entregabilidade. No entanto, se a auditoria de entregabilidade de e-mail parecer complexa demais, ou se as ações necessárias forem muita coisa para você dar conta, saiba que há ajuda.

Um parceiro como o Sinch Mailgun oferece as ferramentas ideais para ajudar a facilitar o processo de auditoria e monitoramento contínuo da entregabilidade. As nossas soluções incluem a suíte de entregabilidade Mailgun Optimize. Além disso, ao se inscrever no nosso serviços de entregabilidade, você pode contar com profissionais dedicados que ajudarão a criar uma estratégia personalizada.